Dịch vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội

Dịch vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội – Chỉ từ 1.500.000 đồng

Khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp không chỉ cần thực hiện báo giảm BHXH mà còn phải hoàn tất thủ tục xác nhận quá trình đóng bảo hiểm cho người lao động.

Nếu hồ sơ báo giảm chưa chính xác, doanh nghiệp còn nợ tiền BHXH hoặc thông tin quá trình đóng có sai lệch thì việc chốt sổ có thể kéo dài và phải bổ sung, điều chỉnh nhiều lần.

Kế toán Navi cung cấp dịch vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra hồ sơ, thực hiện báo giảm, xác nhận quá trình đóng và hoàn tất thủ tục với cơ quan BHXH theo đúng tình trạng thực tế của từng người lao động.

I. Bảng giá dịch vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội

💰 Chi phí dịch vụ: 1.500.000 VNĐ/người.

Khi sử dụng dịch vụ chốt sổ BHXH của Kế toán Navi, quý khách hàng sẽ được hỗ trợ trọn gói:

➤ Kiểm tra thông tin và quá trình tham gia BHXH của người lao động.

➤ Hỗ trợ hồ sơ báo giảm BHXH.

➤ Thực hiện thủ tục chốt và xác nhận quá trình tham gia BHXH.

➤ Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.

➤ Bàn giao kết quả sau khi hoàn tất.

Lưu ý: Mức phí 1.500.000 VNĐ chưa bao gồm VAT. Chi phí trên cũng chưa bao gồm các khoản BHXH còn phải đóng, tiền chậm đóng, tiền lãi hoặc các nghĩa vụ tài chính phát sinh khác của doanh nghiệp (nếu có).

Kế toán Navi sẽ kiểm tra tình trạng hồ sơ trước khi thực hiện và thông báo cho doanh nghiệp nếu phát sinh vấn đề cần xử lý thêm.

II. Chốt sổ tham gia BHXH là gì?

Chốt sổ BHXH là cách gọi phổ biến của việc doanh nghiệp thực hiện thủ tục xác nhận quá trình đóng BHXH của người lao động khi người lao động chấm dứt tham gia tại đơn vị.

Hiểu đơn giản, khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp không chỉ thực hiện việc đưa người lao động ra khỏi danh sách tham gia BHXH mà còn phải xử lý phần quá trình đóng BHXH đến thời điểm nghỉ việc.

Quy trình thường được hiểu theo trình tự:

Người lao động nghỉ việc → Báo giảm BHXH → Hoàn thành nghĩa vụ đóng → Xác nhận quá trình đóng → Bàn giao kết quả cho người lao động.

Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập hồ sơ và phối hợp với cơ quan BHXH để giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình tham gia BHXH của người lao động.

Khi nào doanh nghiệp cần chốt sổ BHXH?

Một số trường hợp thường gặp gồm:

• Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động và nghỉ việc tại doanh nghiệp.
• Hợp đồng lao động hết hạn và hai bên không tiếp tục ký kết.
• Người lao động chuyển sang làm việc tại doanh nghiệp khác.
• Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc không còn người lao động tham gia BHXH.
• Doanh nghiệp cần hoàn tất hồ sơ BHXH cho người lao động trước khi giải quyết các quyền lợi liên quan.

👉 Lưu ý thực tế: Chốt sổ BHXH không nên được hiểu đơn thuần là một thủ tục riêng lẻ. Trong nhiều trường hợp, việc chốt quá trình đóng chỉ có thể hoàn tất sau khi doanh nghiệp đã báo giảm lao động và hoàn thành nghĩa vụ đóng BHXH liên quan.

III. Chốt sổ BHXH gồm những công việc gì?

Đối với doanh nghiệp, quá trình xử lý hồ sơ thường được thực hiện theo một chuỗi nghiệp vụ thay vì một thủ tục độc lập.

1. Xác định chính xác thời điểm người lao động nghỉ việc

Đây là căn cứ đầu tiên để xác định tháng báo giảm và thời điểm kết thúc tham gia BHXH.

Kế toán cần đối chiếu giữa:

Hợp đồng lao động → thỏa thuận/giấy tờ nghỉ việc → bảng chấm công → bảng lương → hồ sơ BHXH.

Nếu các thông tin này không thống nhất, hồ sơ có thể phải giải trình hoặc điều chỉnh.

Ví dụ:

Người lao động nghỉ việc ngày 10/08 nhưng bảng lương lại thể hiện người này làm việc đến hết tháng 8.

Kế toán cần xác định nguyên nhân chênh lệch trước khi lập hồ sơ, thay vì chỉ dựa vào một loại giấy tờ.

2. Thực hiện báo giảm BHXH

Sau khi xác định thời điểm nghỉ việc, doanh nghiệp thực hiện thủ tục báo giảm với cơ quan BHXH.

Thông tin báo giảm phải phù hợp với tình trạng thực tế của người lao động và dữ liệu doanh nghiệp đang quản lý.

Một số lỗi thường gặp là:

• Báo giảm sai tháng;
• Báo giảm muộn;
• Nhập sai mã số BHXH;
• Sai mức tiền lương đóng;
• Sai thông tin cá nhân;
• Người lao động đã nghỉ nhưng vẫn còn trên danh sách tham gia.

Những sai sót này nếu không phát hiện sớm sẽ làm quá trình xử lý hồ sơ phức tạp hơn.

3. Kiểm tra quá trình đóng BHXH

Sau khi xử lý báo giảm, kế toán cần kiểm tra người lao động đã tham gia BHXH đến tháng nào và dữ liệu đóng có đầy đủ hay không.

Đặc biệt cần lưu ý trường hợp:

Doanh nghiệp đã báo giảm nhưng còn nợ tiền BHXH.

Khi đó, việc xác nhận quá trình đóng có thể liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ tài chính còn tồn tại của doanh nghiệp.

Vì vậy, trước khi nhận hồ sơ, Kế toán Navi sẽ kiểm tra tình trạng thực tế thay vì mặc định hồ sơ nào cũng giống nhau.

IV. Doanh nghiệp cần làm gì trước khi chốt sổ BHXH?

Đây là bước mà kế toán doanh nghiệp thường dễ bỏ sót.

Trước khi thực hiện chốt sổ, nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin của người lao động để tránh trường hợp hồ sơ bị treo hoặc phải điều chỉnh.

1. Kiểm tra thời điểm nghỉ việc

Doanh nghiệp cần xác định chính xác:

• Ngày người lao động nghỉ việc;
• Ngày chấm dứt hợp đồng;
• Tháng cuối cùng người lao động thuộc diện tham gia BHXH tại doanh nghiệp;
• Người lao động có thuộc trường hợp nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng hay không.

Thông tin này có ảnh hưởng trực tiếp đến tháng báo giảm BHXH.

Ví dụ:

Anh A nghỉ việc tại Công ty X từ ngày 05/08/2026. Kế toán không nên chỉ căn cứ vào ngày ký quyết định nghỉ việc mà cần đối chiếu với thời gian làm việc thực tế trong tháng 8 để xác định tháng giảm phù hợp.

2. Kiểm tra tình trạng đóng BHXH

Đây là nội dung rất quan trọng trước khi làm thủ tục chốt sổ.

Kế toán cần rà soát:

Nếu doanh nghiệp còn nợ tiền BHXH hoặc dữ liệu đóng chưa khớp thì việc xác nhận quá trình đóng có thể chưa hoàn tất ngay.

Vì vậy, báo giảm lao động và chốt sổ BHXH cần được kế toán kiểm tra theo cùng một quy trình, thay vì xử lý riêng lẻ.

V. Hồ sơ chốt sổ BHXH gồm những gì?

Thành phần hồ sơ có thể thay đổi tùy từng trường hợp và phương thức giao dịch. Tuy nhiên, về mặt nghiệp vụ, doanh nghiệp nên chuẩn bị và kiểm tra các nhóm tài liệu sau.

[1] Hồ sơ của người lao động

Thông tin cần đảm bảo thống nhất gồm:

• Họ và tên;
• Ngày tháng năm sinh;
• Số CCCD hoặc giấy tờ định danh;
• Mã số BHXH;
• Thời gian bắt đầu tham gia;
• Thời điểm nghỉ việc.

Nếu thông tin trên hồ sơ nhân sự khác với dữ liệu BHXH thì cần xác định nội dung sai để có phương án điều chỉnh.

[2] Hồ sơ thể hiện việc chấm dứt quan hệ lao động

Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng các tài liệu như:

• Hợp đồng lao động;
• Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng;
• Quyết định chấm dứt hợp đồng;
• Hồ sơ liên quan đến việc nghỉ việc của người lao động.

Mục đích của nhóm hồ sơ này là làm căn cứ xác định người lao động thực tế đã chấm dứt quan hệ lao động tại doanh nghiệp vào thời điểm nào.

[3] Hồ sơ BHXH của doanh nghiệp

Kế toán cần rà soát dữ liệu tham gia, hồ sơ báo giảm và các thông tin liên quan đến quá trình đóng.

Trường hợp có điều chỉnh về tiền lương hoặc thông tin người lao động, cần xử lý phần điều chỉnh trước khi hoàn tất quá trình xác nhận nếu hồ sơ thực tế yêu cầu.

[4] Hồ sơ liên quan đến nghĩa vụ đóng

Đây là phần nhiều doanh nghiệp dễ bỏ sót.

Kế toán nên kiểm tra:

Doanh nghiệp đã đóng đến tháng nào? Có phát sinh nợ BHXH không? Có tiền lãi chậm đóng không? Có hồ sơ điều chỉnh hoặc truy thu chưa hoàn tất không?

Việc kiểm tra này giúp doanh nghiệp biết trước hồ sơ đang ở trạng thái nào, thay vì đến khi cơ quan BHXH phản hồi mới bắt đầu tìm nguyên nhân

VI. Chậm chốt sổ BHXH có ảnh hưởng gì không?

Có. Tuy nhiên, cần phân biệt giữa việc chậm báo giảm, chậm hoàn tất nghĩa vụ đóng BHXH và việc chậm xác nhận quá trình đóng.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần người lao động nghỉ việc là có thể “đóng hồ sơ”. Nhưng nếu doanh nghiệp còn nợ BHXH hoặc báo giảm chưa đúng thì hồ sơ có thể chưa được hoàn tất.

Một số vấn đề thường gặp

① Người lao động chưa được xác nhận đầy đủ quá trình đóng

Điều này có thể gây khó khăn khi người lao động chuyển sang đơn vị mới hoặc thực hiện các thủ tục hưởng chế độ BHXH, BHTN.

② Dữ liệu doanh nghiệp và người lao động không khớp

Ví dụ: Công ty cho rằng nhân viên đã nghỉ từ tháng 6 nhưng dữ liệu BHXH vẫn thể hiện người lao động đang tham gia đến tháng 7.

Khi đó, kế toán phải rà soát lại hồ sơ báo giảm và quá trình đóng.

③ Phát sinh công việc điều chỉnh

Nếu để hồ sơ tồn quá lâu, việc xử lý thường phức tạp hơn do phải kiểm tra lại nhiều tháng, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều lao động nghỉ việc liên tục.

VII. Những trường hợp chốt sổ BHXH thường gặp tại doanh nghiệp

Trường hợp 1: Nhân viên nghỉ việc bình thường

Đây là tình huống phổ biến nhất.

Quy trình:

Người lao động nghỉ việc → doanh nghiệp báo giảm → kiểm tra công nợ BHXH → xác nhận quá trình đóng → bàn giao kết quả.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp còn nợ BHXH

Đây là trường hợp cần kiểm tra kỹ trước khi nhận hồ sơ.

Navi sẽ rà soát tình trạng đóng của doanh nghiệp và thông tin cho khách hàng về phần nghĩa vụ còn thiếu. Phí dịch vụ chốt sổ không bao gồm tiền BHXH còn nợ, tiền lãi chậm đóng hoặc các khoản xử phạt, nếu có.

Trường hợp 3: Người lao động có quá trình đóng bị sai

Ví dụ, họ tên, ngày sinh, số CCCD hoặc quá trình tham gia có thông tin không thống nhất.

Khi đó, doanh nghiệp có thể phải thực hiện điều chỉnh dữ liệu BHXH trước hoặc trong quá trình xác nhận quá trình đóng.

Trường hợp 4: Người lao động có nhiều quá trình tham gia

Một người lao động có thể từng làm việc tại nhiều doanh nghiệp. Khi nghỉ việc, doanh nghiệp hiện tại chỉ thực hiện xác nhận quá trình thuộc trách nhiệm của mình; các quá trình trước đó cần được đối chiếu theo dữ liệu BHXH của người lao động.

VIII. Quy trình xử lý dịch vụ chốt sổ BHXH tại Kế toán Navi

Kế toán Navi thực hiện hồ sơ theo hướng kiểm tra tình trạng trước – xử lý báo giảm – đối chiếu dữ liệu – hoàn tất xác nhận quá trình, thay vì chỉ nhận thông tin rồi lập hồ sơ ngay.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin

Doanh nghiệp cung cấp thông tin người lao động cần chốt sổ, thời điểm nghỉ việc và các hồ sơ liên quan.

Bước 2: Kiểm tra dữ liệu BHXH

Navi rà soát thông tin tham gia, thời gian đóng, mức đóng và tình trạng báo tăng – báo giảm của người lao động.

Nếu phát hiện sai lệch, doanh nghiệp được thông báo trước để xác định hướng xử lý.

Bước 3: Thực hiện báo giảm

Căn cứ thời điểm người lao động nghỉ việc và tình hình tham gia thực tế, hồ sơ báo giảm được lập theo quy định hiện hành.

Bước 4: Đối chiếu nghĩa vụ đóng

Đây là bước quan trọng đối với doanh nghiệp đang có nhiều lao động hoặc có lịch sử phát sinh công nợ BHXH.

Navi hỗ trợ rà soát để xác định hồ sơ đang vướng ở báo giảm, tiền đóng, dữ liệu lao động hay thông tin cá nhân.

Bước 5: Hoàn tất xác nhận quá trình tham gia

Sau khi các điều kiện liên quan được xử lý, hồ sơ tiếp tục được hoàn thiện để xác nhận quá trình tham gia BHXH của người lao động.

Kết quả được bàn giao lại cho doanh nghiệp hoặc người lao động theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.

IX. Câu hỏi thường gặp về chốt sổ tham gia BHXH

1. Người lao động nghỉ việc bao lâu thì được chốt sổ BHXH?

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo giảm khi người lao động chấm dứt quan hệ lao động và phối hợp hoàn tất việc xác nhận quá trình đóng BHXH theo quy định. Thời điểm chốt sổ thực tế phụ thuộc vào tình trạng đóng BHXH, hồ sơ của người lao động và việc doanh nghiệp có phát sinh công nợ hoặc sai lệch dữ liệu hay không.

2. Báo giảm BHXH có phải là chốt sổ BHXH không?

Không. Báo giảm và chốt sổ là hai nội dung có liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau. Báo giảm nhằm cập nhật việc người lao động không còn tham gia BHXH tại doanh nghiệp; còn chốt sổ được hiểu là việc xác nhận quá trình tham gia BHXH của người lao động tại đơn vị sau khi các nghĩa vụ liên quan được xử lý.

3. Công ty còn nợ tiền BHXH có chốt sổ cho người lao động được không?

Trường hợp doanh nghiệp còn nợ BHXH cần được kiểm tra cụ thể theo từng hồ sơ. Kế toán nên đối chiếu thời gian đóng, số tiền đã đóng, công nợ và dữ liệu của người lao động trước khi thực hiện. Việc doanh nghiệp còn nghĩa vụ đóng BHXH không nên bị bỏ qua khi xử lý hồ sơ chốt sổ.

4. Người lao động có nhiều sổ BHXH thì xử lý như thế nào?

Nếu người lao động có nhiều sổ hoặc nhiều quá trình tham gia BHXH, cần rà soát dữ liệu để xác định quá trình nào đã được ghi nhận và có cần thực hiện thủ tục gộp, điều chỉnh hay không. Doanh nghiệp không nên tự ý bỏ qua quá trình cũ vì có thể ảnh hưởng đến quyền lợi BHXH của người lao động về sau.

5. Mất sổ hoặc thiếu tờ rời BHXH có chốt sổ được không?

Trường hợp mất sổ hoặc thiếu tờ rời cần xác định tình trạng hồ sơ trên dữ liệu BHXH trước khi thực hiện. Tùy nguyên nhân và tình trạng quá trình đóng, người lao động có thể phải thực hiện thủ tục cấp lại hoặc bổ sung hồ sơ liên quan trước khi hoàn tất việc xác nhận quá trình tham gia BHXH.

Xem thêm:

► Dịch vụ báo giảm lao động tham gia BHXH

► Dịch vụ điều chỉnh thông tin BHXH

►Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội 

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.