Thông tin BHXH của người lao động nếu bị sai hoặc thiếu có thể ảnh hưởng đến quá trình tham gia, hưởng chế độ và giải quyết các thủ tục sau này. Kế toán Navi cung cấp dịch vụ điều chỉnh thông tin BHXH trọn gói chỉ 500.000 đồng/lần, hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động rà soát, lập hồ sơ và theo dõi kết quả điều chỉnh.
I. Bảng giá dịch vụ điều chỉnh thông tin BHXH tại Kế toán Navi
Dịch vụ điều chỉnh thông tin BHXH
💰 Chi phí dịch vụ: 500.000 VNĐ – Chưa bao gồm VAT
Kế toán Navi cung cấp dịch vụ điều chỉnh thông tin BHXH với mức phí 500.000 VNĐ, hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động rà soát thông tin, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục điều chỉnh theo quy định.
Kế toán Navi hỗ trợ kiểm tra thông tin, xác định nội dung cần điều chỉnh, chuẩn bị hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý với cơ quan BHXH.
➤ Dịch vụ bao gồm:
(1) Kiểm tra thông tin BHXH cần điều chỉnh;
(2) Xác định nội dung và hồ sơ cần thực hiện;
(3) Hướng dẫn, chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh;
(4) Thực hiện thủ tục với cơ quan BHXH;
(5) Theo dõi và kiểm tra kết quả sau khi hồ sơ được xử lý.
II. Điều chỉnh thông tin BHXH là gì? Khi nào cần thực hiện?
Điều chỉnh thông tin BHXH là thủ tục được thực hiện nhằm cập nhật, sửa đổi hoặc bổ sung thông tin của người lao động hoặc đơn vị tham gia khi dữ liệu đang được cơ quan BHXH quản lý chưa chính xác hoặc có thay đổi cần cập nhật.
Trên thực tế, kế toán thường gặp những trường hợp như:
- Họ và tên người lao động bị ghi sai;
- Sai ngày, tháng, năm sinh;
- Sai giới tính;
- Sai số CCCD hoặc thông tin giấy tờ tùy thân;
- Người lao động có thông tin trùng hoặc chưa đồng nhất với dữ liệu BHXH;
- Sai thông tin đơn vị sử dụng lao động;
- Sai mức tiền lương hoặc chức danh làm căn cứ đóng;
- Sai thời điểm tăng, giảm lao động;
- Thiếu hoặc sai quá trình tham gia BHXH;
- Thông tin trên sổ BHXH không khớp với dữ liệu đang quản lý;
- Có quá trình đóng nhưng chưa được ghi nhận đầy đủ.
Điểm cần lưu ý là không phải mọi trường hợp đều được xử lý bằng một loại hồ sơ giống nhau. Nội dung điều chỉnh càng liên quan đến quá trình đóng, tiền lương hoặc thời gian tham gia thì càng cần kiểm tra hồ sơ gốc trước khi lập thủ tục.
🔎 Một tình huống kế toán thường gặp
Ví dụ, người lao động tên Nguyễn Thị Minh Anh, sinh ngày 12/05/1995, nhưng khi doanh nghiệp đăng ký tham gia BHXH, kế toán nhập nhầm thành ngày 12/05/1996.
Sai sót này có thể không ảnh hưởng ngay đến việc doanh nghiệp đóng BHXH hàng tháng. Tuy nhiên, khi người lao động thực hiện thủ tục hưởng chế độ hoặc cần xác nhận quá trình tham gia, thông tin trên hồ sơ có thể không thống nhất với CCCD và giấy tờ nhân thân.
Khi đó, doanh nghiệp hoặc người lao động cần thực hiện điều chỉnh thông tin BHXH để dữ liệu được thống nhất.
Đây cũng là lý do doanh nghiệp không nên chờ đến khi người lao động nghỉ việc hoặc phát sinh chế độ mới kiểm tra lại dữ liệu BHXH.
III. Những thông tin BHXH thường phải điều chỉnh
Không phải trường hợp điều chỉnh nào cũng giống nhau. Về nghiệp vụ, có thể chia thành hai nhóm tương đối dễ nhận biết: điều chỉnh thông tin cá nhân và điều chỉnh thông tin liên quan đến quá trình tham gia, tiền lương.
1. Điều chỉnh thông tin cá nhân của người lao động
Đây là nhóm hồ sơ tương đối phổ biến, đặc biệt đối với doanh nghiệp có nhiều nhân sự. Các thông tin thường cần rà soát gồm:
► Họ và tên: Có thể xảy ra lỗi do nhập sai ký tự, sai thứ tự họ tên hoặc không thống nhất giữa hồ sơ BHXH và giấy tờ tùy thân.
► Ngày tháng năm sinh: Đây là thông tin quan trọng vì có liên quan trực tiếp đến quá trình xác định điều kiện hưởng một số chế độ BHXH.
► Giới tính: Trường hợp nhập sai giới tính cũng cần được điều chỉnh để dữ liệu BHXH thống nhất với giấy tờ hợp pháp của người lao động.
► Số CCCD/CMND hoặc giấy tờ tùy thân: Khi người lao động chuyển từ CMND sang CCCD hoặc thông tin giấy tờ trên hệ thống chưa chính xác, doanh nghiệp cần kiểm tra và cập nhật theo quy định.
► Mã số BHXH: Đây là thông tin đặc biệt quan trọng. Nếu người lao động đã có mã số BHXH nhưng doanh nghiệp đăng ký không đúng hoặc phát sinh dữ liệu trùng, cần rà soát trước khi thực hiện điều chỉnh.
2. Điều chỉnh thông tin về quá trình tham gia BHXH
Nhóm này thường phức tạp hơn vì không chỉ sửa một thông tin cá nhân mà có thể liên quan trực tiếp đến thời gian đóng và quyền lợi BHXH của người lao động.
Một số trường hợp có thể gặp như:
- Thiếu thời gian tham gia BHXH;
- Sai thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc đóng;
- Sai đơn vị tham gia;
- Sai mức tiền lương làm căn cứ đóng;
- Chưa ghi nhận đầy đủ quá trình đóng;
- Dữ liệu giữa sổ BHXH và hệ thống điện tử không thống nhất;
- Quá trình đóng tại đơn vị cũ chưa được cập nhật đầy đủ.
Đối với những trường hợp này, việc điều chỉnh cần được thực hiện trên cơ sở hồ sơ chứng minh quá trình làm việc và đóng BHXH thực tế.
Chẳng hạn, người lao động có hợp đồng lao động từ tháng 01/2023 nhưng dữ liệu BHXH chỉ thể hiện tham gia từ tháng 03/2023. Đây không đơn thuần là lỗi nhập thông tin cá nhân mà là vấn đề liên quan đến quá trình tham gia BHXH.
Kế toán cần kiểm tra hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ đóng BHXH và hồ sơ kê khai của doanh nghiệp để xác định nguyên nhân trước khi đề nghị cơ quan BHXH điều chỉnh.
IV. Căn cứ pháp lý khi điều chỉnh thông tin BHXH
Việc điều chỉnh dữ liệu BHXH không nên thực hiện theo cách “thấy sai thì sửa”, mà phải căn cứ vào hồ sơ và quy định pháp luật về quản lý người tham gia BHXH.
Một trong những căn cứ quan trọng hiện nay là Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Luật quy định về đối tượng tham gia, quyền và trách nhiệm của người lao động, người sử dụng lao động cũng như việc quản lý thông tin tham gia BHXH.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu ý các văn bản hướng dẫn về đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT, BHTN và quản lý hồ sơ người tham gia của cơ quan BHXH.
Về nguyên tắc nghiệp vụ, khi thông tin đang được quản lý không phù hợp với hồ sơ hợp pháp của người lao động thì cần thực hiện thủ tục điều chỉnh, đồng thời cung cấp tài liệu làm căn cứ chứng minh nội dung đề nghị thay đổi.
Vì sao phải có hồ sơ chứng minh?
Cơ quan BHXH không chỉ dựa vào nội dung doanh nghiệp kê khai để tự động thay đổi toàn bộ dữ liệu.
Ví dụ:
Thông tin đang quản lý:
Nguyễn Văn A – sinh ngày 10/10/1990.
Thông tin đề nghị điều chỉnh:
Nguyễn Văn A – sinh ngày 10/10/1991.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần có giấy tờ hợp pháp chứng minh ngày sinh chính xác. Việc điều chỉnh không thể chỉ dựa trên đề nghị của kế toán.
Đối với các nội dung liên quan đến mức đóng, thời gian đóng hoặc quá trình tham gia, yêu cầu về hồ sơ chứng minh thường càng quan trọng hơn.
Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nếu muốn hạn chế tình trạng hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc phải điều chỉnh nhiều lần.
V. Hồ sơ điều chỉnh thông tin BHXH gồm những gì?
Tùy nội dung cần điều chỉnh, hồ sơ BHXH có thể khác nhau. Về cơ bản, hồ sơ được chia thành hồ sơ của người tham gia và hồ sơ của đơn vị sử dụng lao động.
1. Hồ sơ đối với người tham gia BHXH
Người lao động cần chuẩn bị:
- Mẫu TK1-TS – Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
- Giấy tờ chứng minh nội dung cần điều chỉnh, tùy trường hợp như giấy khai sinh, trích lục khai sinh, CCCD hoặc hộ chiếu.
- Văn bản chứng minh thay đổi nơi làm việc, nếu nội dung điều chỉnh liên quan đến nơi làm việc.
- Giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan BHXH đối với từng trường hợp cụ thể.
Đối với trường hợp thay đổi họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính hoặc quốc tịch, giấy tờ hộ tịch và giấy tờ tùy thân được sử dụng để đối chiếu thông tin chính xác.
2. Hồ sơ đối với đơn vị sử dụng lao động
Khi người lao động thực hiện điều chỉnh thông tin thông qua doanh nghiệp, đơn vị cần chuẩn bị:
- Mẫu TK1-TS của người lao động và xác nhận thông tin theo hồ sơ quản lý.
- Mẫu D01-TS – Bảng kê thông tin.
- Giấy tờ, hồ sơ chứng minh nội dung đề nghị điều chỉnh nếu có.
Lưu ý: Người đang bảo lưu thời gian tham gia BHXH thì không bắt buộc phải có xác nhận của đơn vị sử dụng lao động.
Trước khi lập hồ sơ, doanh nghiệp nên xác định rõ thông tin cần sửa, nguyên nhân sai lệch và giấy tờ chứng minh để lựa chọn đúng loại hồ sơ, tránh phải bổ sung hoặc điều chỉnh nhiều lần.
VI. Quy trình điều chỉnh thông tin BHXH thực tế tại doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, điều chỉnh thông tin BHXH không đơn thuần là lập một biểu mẫu rồi gửi lên cơ quan BHXH. Trước khi thực hiện, kế toán cần xác định thông tin nào đang sai, sai từ thời điểm nào và hồ sơ nào có thể chứng minh thông tin chính xác.
Kế toán Navi thường xử lý hồ sơ theo trình tự:
Bước 1 – Kiểm tra dữ liệu BHXH
Đối chiếu thông tin đang được cơ quan BHXH quản lý với hồ sơ nhân sự của người lao động, CCCD, hợp đồng lao động, sổ BHXH và các chứng từ liên quan.
Bước 2 – Xác định nguyên nhân sai lệch
Ví dụ, trường hợp sai ngày sinh có thể xuất phát từ việc doanh nghiệp nhập sai thông tin khi báo tăng. Trong khi đó, trường hợp thiếu quá trình đóng có thể liên quan đến việc báo tăng, báo giảm, điều chỉnh tiền lương hoặc quá trình tham gia tại đơn vị cũ.
Việc xác định nguyên nhân rất quan trọng vì mỗi loại sai sót có thể cần cách xử lý và hồ sơ chứng minh khác nhau.
Bước 3 – Chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh
Sau khi xác định nội dung cần sửa, hồ sơ được lập theo quy định hiện hành và phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Bước 4 – Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả
Doanh nghiệp thực hiện hồ sơ qua phương thức giao dịch điện tử hoặc theo hình thức được cơ quan BHXH tiếp nhận đối với từng thủ tục.
Bước 5 – Kiểm tra lại dữ liệu sau điều chỉnh
Đây là bước thường bị bỏ qua nhưng rất cần thiết. Sau khi hồ sơ được giải quyết, kế toán nên kiểm tra lại thông tin để đảm bảo dữ liệu đã được cập nhật đúng, tránh tình trạng sửa một lỗi nhưng phát sinh thêm sai lệch khác.
VII. Điều chỉnh thông tin BHXH mất bao lâu?
Thời gian xử lý phụ thuộc vào nội dung cần điều chỉnh và mức độ đầy đủ của hồ sơ.
Đối với những sai sót đơn giản về thông tin cá nhân, hồ sơ có đầy đủ căn cứ chứng minh thì việc xử lý thường thuận lợi hơn.
Ngược lại, nếu điều chỉnh liên quan đến:
- quá trình đóng BHXH nhiều năm;
- nhiều đơn vị sử dụng lao động;
- tiền lương đóng BHXH;
- thời gian báo tăng, báo giảm;
- dữ liệu giữa sổ BHXH và hệ thống điện tử không thống nhất;
- doanh nghiệp cũ đã ngừng hoạt động;
- hồ sơ bị thiếu hoặc thất lạc;
thì thời gian xử lý có thể kéo dài hơn do cần rà soát và bổ sung chứng từ.
Ví dụ
Chị B phát hiện tên trên dữ liệu BHXH bị thiếu dấu và khác với CCCD. Hồ sơ nhân sự, CCCD và dữ liệu tham gia đều đầy đủ.
Đây là trường hợp tương đối đơn giản vì nội dung cần điều chỉnh rõ ràng và có giấy tờ chứng minh.
Trong khi đó, anh C yêu cầu điều chỉnh thời gian đóng BHXH từ năm 2020 nhưng doanh nghiệp cũ đã thay đổi địa chỉ, hồ sơ tiền lương không còn đầy đủ. Trường hợp này không nên chỉ lập hồ sơ điều chỉnh ngay mà cần rà soát quá trình đóng và xác định nguyên nhân thiếu dữ liệu trước.
Vì vậy, khi tư vấn khách hàng, Kế toán Navi không đưa ra một thời gian xử lý cố định cho mọi trường hợp mà sẽ kiểm tra hồ sơ thực tế trước khi thực hiện.
VIII. Điều chỉnh thông tin BHXH online như thế nào?
Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ BHXH thông qua phương thức giao dịch điện tử, giúp giảm thời gian đi lại và thuận tiện hơn trong quá trình theo dõi hồ sơ.
Về cơ bản, doanh nghiệp cần đăng nhập hệ thống giao dịch BHXH hoặc phần mềm kê khai BHXH đang sử dụng, lựa chọn nghiệp vụ tương ứng, nhập thông tin điều chỉnh và gửi hồ sơ điện tử.
Tuy nhiên, điểm quan trọng không nằm ở việc “gửi được hồ sơ” mà là phải kê khai đúng nội dung cần điều chỉnh.
Ví dụ, nếu nhân viên bị sai ngày sinh nhưng kế toán đồng thời thay đổi nhầm một thông tin khác trên hồ sơ thì dữ liệu có thể tiếp tục phát sinh sai lệch.
Đặc biệt, với những trường hợp liên quan đến quá trình đóng BHXH hoặc tiền lương, kế toán cần kiểm tra kỹ trước khi gửi vì việc điều chỉnh có thể ảnh hưởng đến số tiền đóng, quá trình tham gia và quyền lợi BHXH của người lao động.
Doanh nghiệp nên lưu lại những gì?
Sau khi gửi hồ sơ, kế toán nên lưu:
Hồ sơ đã kê khai → chứng từ gửi hồ sơ → thông báo tiếp nhận → kết quả xử lý → chứng từ điều chỉnh liên quan.
Việc lưu đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp có căn cứ giải trình nếu sau này phát sinh vấn đề liên quan đến quá trình đóng BHXH của người lao động.
Những thông tin có thể điều chỉnh trực tuyến
Người tham gia có thể thực hiện cập nhật một số thông tin như:
- Họ và tên, giới tính, ngày sinh;
- Số CCCD/hộ chiếu;
- Số điện thoại, email;
- Địa chỉ liên hệ;
- Một số hình ảnh, giấy tờ cá nhân theo yêu cầu của hệ thống.
Đối với họ tên, ngày sinh, giới tính, người tham gia cần đặc biệt lưu ý vì đây là những thông tin gắn với quá trình tham gia BHXH. Khi có thay đổi, cơ quan BHXH có thể yêu cầu hồ sơ, giấy tờ để đối chiếu trước khi cập nhật chính thức.
Cách thực hiện điều chỉnh hồ sơ bhxh online
Quy trình online có thể hiểu ngắn gọn:
Đăng nhập Cổng Dịch vụ công BHXH → kiểm tra thông tin → chọn nội dung cần điều chỉnh → cập nhật và xác thực → gửi hồ sơ → theo dõi kết quả.
Với những thông tin đơn giản, hệ thống có thể xử lý nhanh sau khi xác thực. Riêng thông tin nhân thân quan trọng sẽ được đối chiếu với dữ liệu và giấy tờ liên quan trước khi được thay đổi.
IX. Câu hỏi thường gặp về điều chỉnh thông tin BHXH
❓ Sai thông tin CCCD trên BHXH có cần điều chỉnh không?
💬 Có. Doanh nghiệp nên thực hiện điều chỉnh để thông tin của người lao động thống nhất giữa dữ liệu BHXH và giấy tờ tùy thân, đặc biệt trước khi người lao động thực hiện các thủ tục hưởng chế độ hoặc chốt quá trình tham gia.
❓ Sai ngày sinh trên BHXH có ảnh hưởng đến quyền lợi không?
💬 Có thể ảnh hưởng nếu thông tin sai dẫn đến dữ liệu của người lao động không thống nhất. Vì vậy, khi phát hiện sai ngày sinh, doanh nghiệp nên rà soát và thực hiện điều chỉnh sớm thay vì chờ đến khi phát sinh thủ tục hưởng chế độ.
❓ Có thể điều chỉnh thông tin BHXH khi người lao động đã nghỉ việc không?
💬 Tùy nội dung cần điều chỉnh và tình trạng hồ sơ. Trường hợp người lao động đã nghỉ việc nhưng dữ liệu BHXH còn sai hoặc thiếu, vẫn có thể cần thực hiện thủ tục điều chỉnh để hoàn thiện quá trình tham gia và đảm bảo quyền lợi của người lao động.
❓ Điều chỉnh thông tin BHXH có mất phí cơ quan BHXH không?
💬 Việc xử lý hồ sơ tại cơ quan BHXH thực hiện theo quy định hiện hành. Nếu doanh nghiệp thuê đơn vị bên ngoài thực hiện thì sẽ phát sinh phí dịch vụ theo thỏa thuận.
Tại Kế toán Navi, phí dịch vụ điều chỉnh thông tin BHXH là 500.000 đồng, chưa bao gồm VAT.
❓ Điều chỉnh thông tin BHXH có phải điều chỉnh lại sổ BHXH không?
💬 Không phải trường hợp nào cũng giống nhau. Nếu nội dung điều chỉnh ảnh hưởng đến thông tin hoặc quá trình được thể hiện trên hồ sơ BHXH thì cần kiểm tra kết quả sau điều chỉnh và thực hiện các bước tiếp theo theo yêu cầu của cơ quan BHXH.
Với hồ sơ BHXH, xử lý sớm thường đơn giản hơn xử lý khi sai lệch đã kéo dài nhiều năm. Doanh nghiệp nên rà soát dữ liệu định kỳ, đặc biệt khi có nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc, thay đổi tiền lương hoặc phát sinh thủ tục hưởng chế độ.
Xem thêm:
► Dịch vụ chốt sổ bảo hiểm xã hội
► Dịch vụ truy thu bảo hiểm xã hội
Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:
0968.153.486
Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.
Chi nhánh Phan Thiết
