Dịch vụ truy thu bảo hiểm xã hội – Chỉ từ 500.000 đồng

Doanh nghiệp phát sinh nợ đóng, đóng thiếu hoặc cần bổ sung thời gian tham gia BHXH cho người lao động cần thực hiện truy thu, truy đóng theo đúng quy định. Nếu xử lý không chính xác, doanh nghiệp có thể phải rà soát lại hồ sơ, bổ sung tiền đóng và ảnh hưởng đến quá trình tham gia BHXH của người lao động.

Kế toán Navi cung cấp dịch vụ truy thu bảo hiểm xã hội, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra nguyên nhân, rà soát hồ sơ, xác định khoản tiền cần truy thu và thực hiện thủ tục với cơ quan BHXH.

I. Phí dịch vụ truy thu bảo hiểm xã hội tại Kế toán Navi

Kế toán Navi nhận hỗ trợ hồ sơ truy thu, truy đóng BHXH với chi phí chỉ từ 500.000 đồng, tùy thuộc vào nội dung cần xử lý và tình trạng hồ sơ thực tế của doanh nghiệp.

💰 Phí dịch vụ: Chỉ từ 500.000 đồng

Mức phí dịch vụ bao gồm việc rà soát thông tin, xác định nội dung cần điều chỉnh và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện hồ sơ truy thu BHXH theo phạm vi công việc đã thỏa thuận.

Kế toán Navi hỗ trợ:

➤ Kiểm tra tình trạng tham gia BHXH của người lao động;

➤ Rà soát thời gian và số tiền cần truy đóng;

➤ Tư vấn hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị;

➤ Hướng dẫn kê khai hồ sơ truy thu BHXH;

➤ Hỗ trợ giải trình, bổ sung hồ sơ khi cần thiết.

Lưu ý: Mức phí từ 500.000 đồng chưa bao gồm VAT và các khoản tiền BHXH, tiền lãi chậm đóng, tiền phạt hoặc nghĩa vụ tài chính khác mà doanh nghiệp phải thực hiện theo thông báo của cơ quan BHXH (nếu có).

II. Truy thu BHXH bắt buộc là gì?

Căn cứ Điểm 2.4 khoản 2, Điều 2 Quyết định số 595/QĐ-BHXH quy định:

Truy thu là việc cơ quan BHXH thu khoản tiền phải đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN trong các trường hợp: trốn đóng, đóng không đủ số người thuộc diện bắt buộc tham gia, đóng không đủ số tiền phải đóng theo quy định, hoặc chiếm dụng tiền đóng, hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN.

Hay nói đơn giản hơn, truy thu BHXH bắt buộc là việc cơ quan BHXH thu bổ sung phần tiền BHXH mà người sử dụng lao động hoặc người lao động có nghĩa vụ phải đóng nhưng trước đó chưa đóng hoặc chưa đóng đủ theo quy định.

Tuy nhiên, cần phân biệt truy thu, truy đóng và chậm đóng.

• Truy thu, truy đóng: thường phát sinh khi xác định lại nghĩa vụ đóng cho một khoảng thời gian trước đó, chẳng hạn tiền lương được điều chỉnh hồi tố làm tăng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
• Chậm đóng: doanh nghiệp đã có nghĩa vụ đóng nhưng không thực hiện đúng thời hạn.
• Trốn đóng: là hành vi có tính chất nghiêm trọng hơn và được Luật BHXH 2024 quy định riêng tại Điều 39.

Ví dụ:

Công ty A ký hợp đồng lao động với anh B từ tháng 01/2026. Trong quá trình rà soát hồ sơ vào tháng 08/2026, kế toán phát hiện mức lương thực tế thuộc diện làm căn cứ đóng BHXH cao hơn mức đã kê khai.

Khi đó, kế toán không chỉ điều chỉnh số tiền của tháng hiện tại mà phải xác định lại phần chênh lệch của các tháng trước. Nếu thuộc trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương có thời gian hồi tố, phần chênh lệch này có thể thuộc trường hợp truy thu, truy đóng BHXH bắt buộc theo Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

III. Những trường hợp phải truy thu, truy đóng BHXH bắt buộc từ 01/07/2025

Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, có 3 nhóm trường hợp truy thu, truy đóng BHXH bắt buộc.

1. Truy thu do điều chỉnh tăng tiền lương có hồi tố

Doanh nghiệp có quyết định điều chỉnh tăng tiền lương cho người lao động nhưng quyết định đó áp dụng cho cả khoảng thời gian trước thời điểm ban hành. Khi mức lương làm căn cứ đóng BHXH tăng thì phần BHXH tương ứng của thời gian trước đó cũng phải được điều chỉnh.

Ví dụ thực tế:

Tháng 08/2026, Công ty A ban hành quyết định điều chỉnh mức lương của chị B từ 8.000.000 đồng lên 10.000.000 đồng, áp dụng hồi tố từ tháng 06/2026.

Trong tháng 06 và tháng 07/2026, doanh nghiệp đã đóng BHXH theo mức 8.000.000 đồng.

Như vậy, doanh nghiệp cần rà soát:

Mức lương cũ → Mức lương mới → Thời gian hồi tố → Chênh lệch tiền lương → Phần BHXH phải đóng bổ sung.

Đây chính là tình huống điển hình của truy thu, truy đóng do điều chỉnh tăng tiền lương làm tăng tiền lương làm căn cứ đóng BHXH mà thời gian thực hiện hồi tố trở về trước theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

Đáng chú ý, Nghị định còn quy định thời hạn thực hiện truy đóng đối với trường hợp này. Nếu đến hết ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau tháng có quyết định điều chỉnh tăng tiền lương mà chưa thực hiện truy đóng thì khi cơ quan BHXH truy thu, doanh nghiệp có thể phát sinh nghĩa vụ theo quy định về chậm đóng tại Luật BHXH 2024.

2. Truy đóng đối với người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài

Điểm b khoản 1 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định trường hợp người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài được gia hạn hợp đồng hoặc ký hợp đồng lao động mới ngay tại nước tiếp nhận lao động thì thực hiện truy đóng BHXH sau khi về nước theo quy định.

Đây là trường hợp có tính chất đặc thù, không nên áp dụng máy móc theo hồ sơ truy thu thông thường của doanh nghiệp trong nước.

Khi xử lý, cần kiểm tra:

• Thời gian người lao động làm việc ở nước ngoài;
• Hợp đồng ban đầu;
• Hợp đồng được gia hạn hoặc hợp đồng mới;
• Thời gian thuộc diện phải đóng BHXH;
• Quá trình đã đóng trước khi đi và sau khi về nước.

Việc xác định đúng thời gian có ý nghĩa quan trọng vì số tiền phải truy đóng được tính trên nghĩa vụ BHXH tương ứng với thời gian thuộc diện tham gia.

3. Truy thu đối với một số đối tượng đóng sau thời hạn quy định

Từ ngày 01/07/2025, Luật BHXH 2024 mở rộng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, trong đó có một số nhóm đối tượng mới được quy định tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2.

Theo điểm b khoản 2 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, nếu các đối tượng này đóng sau thời hạn đóng BHXH chậm nhất theo quy định thì số tiền phải truy thu bao gồm số tiền BHXH phải đóng và khoản tiền tính theo mức 0,03%/ngày trên số tiền phải đóng và số ngày đóng sau thời hạn.

Do đó, khi rà soát BHXH năm 2026, kế toán không nên chỉ kiểm tra danh sách nhân viên đang hưởng lương mà cần xác định thêm ai thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo Luật BHXH 2024.

IV. Cách tính tiền truy thu BHXH bắt buộc

Khi phát sinh truy thu BHXH, doanh nghiệp không nên chỉ lấy mức lương chênh lệch nhân với tỷ lệ đóng rồi nộp ngay. Trước tiên cần xác định thời gian phải truy thu, tiền lương làm căn cứ đóng và tỷ lệ đóng tương ứng của từng thời kỳ.

1. Công thức xác định số tiền truy thu

Theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, đối với trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương hồi tố và trường hợp người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài thuộc diện quy định, số tiền truy thu được xác định theo số tiền BHXH phải đóng theo Điều 33 và Điều 34 Luật BHXH 2024.

Về nghiệp vụ, kế toán có thể xác định theo công thức:

Tiền BHXH phải truy thu = Phần tiền lương làm căn cứ đóng BHXH tăng thêm × Tỷ lệ đóng BHXH × Số tháng phải truy thu

Trong đó, cần xác định chính xác mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của từng tháng, thay vì lấy một mức lương hiện tại áp dụng cho toàn bộ thời gian truy thu.

Ví dụ 1: Truy thu do tăng lương hồi tố

Công ty A điều chỉnh tăng lương cho anh C:

• Mức lương cũ: 8.000.000 đồng/tháng
• Mức lương mới: 10.000.000 đồng/tháng
• Thời gian hồi tố: 03 tháng
• Chênh lệch tiền lương: 2.000.000 đồng/tháng

Tỷ lệ đóng hiện hành đối với người lao động Việt Nam gồm phần người lao động đóng 10,5% và phần người sử dụng lao động đóng 21.5%; tổng tỷ lệ BHXH là 32% tiền lương làm căn cứ đóng.

Phần BHXH phải truy đóng cho 03 tháng được xác định:

2.000.000 × 32% × 3 = 1.920.000 đồng

Trong đó, khi thực hiện hồ sơ thực tế, kế toán cần tách riêng phần nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động để hạch toán, khấu trừ và nộp theo quy định.

2. Khi nào phải tính thêm tiền do chậm đóng?

Đối với trường hợp thuộc diện chậm đóng, Luật BHXH 2024 quy định người sử dụng lao động phải đóng đủ số tiền chậm đóng và nộp thêm khoản tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền BHXH, BHTN chậm đóng và số ngày chậm đóng. Nội dung này được quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật BHXH 2024.

Vì vậy, kế toán cần tách thành hai phần:

Không nên hiểu rằng mọi hồ sơ truy thu đều mặc nhiên cộng 0,03%/ngày. Việc có phát sinh khoản này hay không phải căn cứ nguyên nhân truy thu, thời hạn thực hiện truy đóng và quy định áp dụng cho từng trường hợp.

Ví dụ 2: Doanh nghiệp phát sinh tiền chậm đóng do xử lý hồ sơ quá thời hạn

Tiếp nối số liệu từ Ví dụ 1, Công ty A ban hành quyết định điều chỉnh tăng lương hồi tố cho anh C vào tháng 08/2026. Tuy nhiên, doanh nghiệp trễ hạn kê khai và chậm nộp tiền 30 ngày so với thời gian quy định của cơ quan BHXH.

Lúc này, nghĩa vụ tài chính của Công ty A được xác định cụ thể:

• Tiền gốc truy đóng: 1.920.000 đồng.

• Tiền chậm đóng phát sinh (30 ngày): 1.920.000 x 0,03% x 30 = 17.280 đồng.

• Tổng số tiền Công ty A phải nộp cho cơ quan BHXH: 1.920.000 + 17.280 = 1.937.280 đồng

V. Thủ tục thực hiện truy thu bảo hiểm xã hội

Khi phát sinh truy thu BHXH, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng quy trình theo quy định. Tùy từng trường hợp, thành phần hồ sơ và cách xử lý có thể khác nhau. Dưới đây là những nội dung doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Hồ sơ truy thu BHXH bắt buộc gồm những gì?

Hồ sơ truy thu không có một bộ giấy tờ giống nhau cho mọi trường hợp. Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào nguyên nhân truy thu.

Thông thường, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu chứng minh người lao động thuộc diện tham gia, thời điểm phát sinh nghĩa vụ và mức tiền lương phải đóng.

Hồ sơ có thể bao gồm:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS)

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (chỉ áp dụng đối với người lao động chưa có mã số BHXH); (Mẫu TK1-TS)

• Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc tương ứng với toàn bộ khoảng thời gian đề nghị truy thu;

• Bảng thanh toán tiền lương, tiền công hoặc sao kê tài khoản ngân hàng chi trả lương qua ATM trong suốt giai đoạn truy thu;

• Biên bản / Quyết định xử lý vi phạm hành chính: (áp dụng nếu thuộc trường hợp truy thu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, phát hiện);

• Văn bản giải trình, thuyết minh chi tiết: (áp dụng khi có yêu cầu cụ thể từ cơ quan Bảo hiểm xã hội).

2. Thủ tục truy thu BHXH bắt buộc thực hiện như thế nào?

Các bước tiến hành thủ tục truy thu tiền đóng Bảo hiểm xã hội được triển khai theo thứ tự sau:

Bước 1: Rà soát dữ liệu và lập hồ sơ điều chỉnh

Doanh nghiệp kiểm tra thông tin đóng BHXH của người lao động, xác định cụ thể thời gian và lý do phát sinh chênh lệch, sau đó thu thập đầy đủ chứng từ và kê khai hồ sơ theo mẫu.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến Cơ quan Bảo hiểm xã hội

Đơn vị lựa chọn hình thức nộp phù hợp với trường hợp thực tế:

Nộp trực tuyến: Truy cập Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn → vào mục Kê khai hồ sơ.

Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp tại Bộ phận một cửa của cơ quan BHXH đang quản lý.

Bước 3: Cơ quan BHXH thụ lý và thẩm định

Cán bộ nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính pháp lý, đối soát dữ liệu tiền lương và xác minh tính đầy đủ của các giấy tờ đính kèm.

Bước 4: Nhận thông báo và hoàn tất nộp tiền

Cơ quan BHXH ban hành thông báo kết quả truy thu (bao gồm số tiền gốc phải nộp và tiền phát sinh do chậm đóng nếu thuộc trường hợp phải tính). Doanh nghiệp căn cứ số tiền trên thông báo để thực hiện chuyển khoản nộp bổ sung vào quỹ.

VI. Câu hỏi thường gặp về truy thu BHXH

1. Truy thu BHXH có phải lúc nào cũng bị phạt không?

Không. Cần phân biệt giữa nghĩa vụ truy đóng số tiền bảo hiểm còn thiếu và xử phạt vi phạm hành chính. Việc có bị xử phạt hay không phụ thuộc vào hành vi, nguyên nhân và mức độ vi phạm cụ thể.

2. Doanh nghiệp có thể tự tính tiền truy thu BHXH không?

Có thể tự rà soát và tính toán dự kiến. Tuy nhiên, số tiền chính thức cần căn cứ vào kết quả xử lý và dữ liệu của cơ quan BHXH, đặc biệt đối với hồ sơ truy thu nhiều tháng hoặc có điều chỉnh hồi tố.

3. Truy thu BHXH có ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động không?

Có thể có. Việc bổ sung quá trình đóng có thể ảnh hưởng đến dữ liệu tham gia BHXH và việc giải quyết các chế độ của người lao động. Vì vậy, hồ sơ cần được thực hiện đúng thời gian và đúng mức đóng.

4. Truy thu nhiều tháng có cần giải trình không?

Tùy trường hợp. Với những hồ sơ có thời gian truy thu dài, chênh lệch lớn hoặc dữ liệu không thống nhất, cơ quan BHXH có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm tài liệu và giải trình căn cứ truy thu.

5. Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ xử lý truy thu BHXH?

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ khi hồ sơ liên quan đến nhiều người lao động, nhiều tháng truy thu, điều chỉnh tiền lương hồi tố, thiếu hồ sơ cũ hoặc dữ liệu BHXH không khớp với sổ sách kế toán. Đây là những trường hợp nếu tự xử lý không đúng ngay từ đầu sẽ mất nhiều thời gian điều chỉnh về sau.

Xem thêm:

►Dịch vụ điều chỉnh thông tin BHXH

► Dịch vụ gộp sổ BHXH

►Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội 

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.