Dịch vụ gộp sổ bảo hiểm xã hội – Chỉ từ 500.000 đồng

Người lao động từng làm việc tại nhiều doanh nghiệp có thể phát sinh 2 hoặc nhiều sổ BHXH do sử dụng mã số khác nhau, thay đổi nơi làm việc hoặc thông tin tham gia chưa được đồng bộ.

Khi gặp trường hợp này, không nên tự ý bỏ một sổ mà cần kiểm tra toàn bộ quá trình đóng, xác định có trùng thời gian hay sai thông tin hay không, sau đó thực hiện gộp theo quy định.

Kế toán Navi nhận hỗ trợ gộp sổ bảo hiểm xã hội rà soát quá trình tham gia và xử lý hồ sơ theo từng trường hợp cụ thể.

I. Phí dịch vụ gộp sổ Bảo hiểm xã hội

Kế toán Navi nhận kiểm tra, rà soát và hỗ trợ thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH theo tình trạng hồ sơ thực tế của từng người lao động.

💰 Phí dịch vụ: Chỉ từ 500.000 đồng – Chưa bao gồm VAT

Kế toán Navi hỗ trợ:

➤ Kiểm tra thông tin trên các sổ BHXH.

➤ Rà soát mã số BHXH và quá trình tham gia.

➤ Kiểm tra trường hợp có trùng thời gian đóng.

➤ Hướng dẫn bổ sung, điều chỉnh thông tin nếu phát sinh sai lệch.

➤ Chuẩn bị hồ sơ gộp sổ theo trường hợp thực tế.

➤ Hỗ trợ thực hiện thủ tục với cơ quan BHXH.

Lưu ý: Mức phí thực tế có thể được xác định lại nếu hồ sơ phát sinh thêm các nội dung như điều chỉnh thông tin nhân thân, xử lý quá trình đóng bị sai, trùng quá trình hoặc cần xác minh quá trình tham gia tại nhiều đơn vị/cơ quan BHXH.

II. Gộp sổ bảo hiểm xã hội là gì? Khi nào người lao động phải gộp sổ?

Gộp sổ bảo hiểm xã hội là việc cơ quan BHXH rà soát, đối chiếu và hợp nhất quá trình tham gia BHXH, BHTN của người lao động đang được ghi nhận trên nhiều sổ vào một sổ BHXH thống nhất.

Theo hướng dẫn nghiệp vụ của BHXH Việt Nam, trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên và các sổ ghi nhận thời gian đóng không trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện thu hồi các sổ, hoàn chỉnh dữ liệu và ghi nhận quá trình đóng, hưởng vào sổ mới.

Những trường hợp thường phải thực hiện gộp sổ

Người lao động có thể cần xử lý gộp sổ khi:

(-) Có 2 hoặc nhiều sổ BHXH được cấp trong quá trình làm việc.

(-) Làm việc tại nhiều doanh nghiệp nhưng sử dụng các mã số BHXH khác nhau.

(-) Chuyển nơi làm việc, nhưng đơn vị mới chưa sử dụng đúng mã số BHXH cũ.

(-) Có sổ BHXH được quản lý tại hai tỉnh/thành phố khác nhau.

(-) Thông tin cá nhân giữa các sổ không thống nhất dẫn đến dữ liệu chưa được đồng bộ.

(-) Có một sổ đã nghỉ việc, bảo lưu và sau đó phát sinh thêm một sổ mới tại doanh nghiệp khác.

Có 2 sổ BHXH có bị mất thời gian đóng không?

Không nên hiểu rằng có 2 sổ thì người lao động bị mất một phần thời gian đóng.

Vấn đề quan trọng là phải xác định chính xác:

Ai đóng → đóng tại đâu → thời gian nào → mức đóng bao nhiêu → có bị trùng hay không.

Sau khi cơ quan BHXH đối chiếu dữ liệu, những quá trình hợp lệ sẽ được cập nhật, hợp nhất vào hồ sơ BHXH thống nhất.

Đây cũng là lý do người lao động không nên tự ý bỏ một sổ và chỉ sử dụng sổ còn lại.

BHXH Việt Nam từng hướng dẫn trường hợp có 2 sổ do 2 đơn vị khác nhau cấp thì người lao động cần đề nghị cơ quan BHXH thực hiện gộp sổ, thay vì tiếp tục sử dụng song song 2 sổ.

III. Trước khi gộp sổ BHXH cần kiểm tra những gì?

Đây là bước rất quan trọng nhưng thường bị bỏ qua.

Gộp sổ không đơn thuần là nộp 2 cuốn sổ cho cơ quan BHXH. Trước khi lập hồ sơ, cần kiểm tra dữ liệu trên từng sổ để xác định có phát sinh sai lệch hay không.

1. Kiểm tra thông tin cá nhân

Đối chiếu trên các sổ:

• Họ và tên;
• Ngày, tháng, năm sinh;
• Giới tính;
• Quốc tịch;
• Số CCCD và các thông tin định danh liên quan;
• Mã số BHXH.

Nếu thông tin giữa các sổ không thống nhất, có thể phải thực hiện điều chỉnh thông tin trước hoặc đồng thời với việc gộp sổ.

Ví dụ: Sổ thứ nhất ghi Nguyễn Thị A, sinh ngày 10/05/1995; sổ thứ hai ghi Nguyễn Thị A, sinh ngày 10/05/1996.

Trường hợp này không nên chỉ yêu cầu “gộp 2 sổ”. Trước hết phải xác định thông tin nào là chính xác và có giấy tờ hợp pháp để chứng minh, sau đó thực hiện điều chỉnh dữ liệu.

2. Kiểm tra quá trình đóng BHXH

Sau khi thông tin cá nhân thống nhất, cần kiểm tra tiếp:

• Thời gian bắt đầu và kết thúc đóng;
• Tên đơn vị tham gia;
• Mức tiền lương làm căn cứ đóng;
• Chức danh/nghề nghiệp nếu có liên quan;
• Thời gian tham gia BHTN;
• Có tháng nào bị thiếu hay không;
• Có thời gian đóng bị trùng hay không.

Đặc biệt phải kiểm tra thời gian đóng trùng.

Ví dụ:

Anh B có:

• Sổ BHXH số 1: Công ty A đóng từ tháng 01/2021 đến tháng 12/2022.
• Sổ BHXH số 2: Công ty B đóng từ tháng 06/2022 đến tháng 05/2024.

Như vậy, khoảng thời gian 06/2022 – 12/2022 có khả năng bị trùng.

Trường hợp này không nên lập hồ sơ gộp sổ ngay mà phải xác định nguyên nhân trùng, đơn vị nào kê khai, thời gian nào thực tế người lao động làm việc và dữ liệu nào cần điều chỉnh.

Việc xử lý thời gian đóng trùng có thể ảnh hưởng đến số tiền đóng và quá trình được ghi nhận, vì vậy cần rà soát trước khi nộp hồ sơ.

3. Kiểm tra tình trạng sổ bị mất

Nếu người lao động có 02 sổ nhưng đã mất 01 sổ thì vẫn cần khai báo đầy đủ mã số và tình trạng sổ.

BHXH Việt Nam hướng dẫn trường hợp sổ đã mất thì người tham gia có thể ghi thông tin sổ đã mất trên Mẫu TK1-TS; không phải lúc nào cũng phải có bản giấy của sổ đã mất mới thực hiện được việc gộp.

Do đó, người lao động không nên bỏ qua sổ đã mất.

IV. Hồ sơ gộp sổ BHXH gồm những gì?

Đối với trường hợp thông tin đã thống nhất và người lao động có nhiều sổ BHXH, hồ sơ cơ bản cần được chuẩn bị theo quy định về quản lý sổ BHXH.

➤ Hồ sơ thường gồm:

1. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT – Mẫu TK1-TS
→ Người lao động kê khai thông tin và nội dung đề nghị gộp các sổ BHXH.

2. CCCD của người lao động
→ Bản sao có chứng thực và bản gốc để đối chiếu theo yêu cầu hồ sơ thực tế.

3. Bảng kê thông tin – Mẫu D01-TS
→ Kê khai các thông tin, giấy tờ liên quan đến hồ sơ gộp sổ khi thuộc trường hợp phải lập.

4. Các sổ BHXH đang có
→ Cung cấp toàn bộ sổ BHXH cần gộp để cơ quan BHXH kiểm tra và đối chiếu quá trình tham gia.

5. Đơn đề nghị gộp sổ BHXH
→ Thể hiện yêu cầu của người lao động về việc hợp nhất các sổ BHXH.

6. Hồ sơ chứng minh quá trình đóng – nếu phát sinh sai lệch
→ Trường hợp quá trình đóng có thiếu, sai thông tin hoặc cần xác minh, có thể phải bổ sung: Hợp đồng lao động; Quyết định tuyển dụng; Quyết định điều chỉnh tiền lương; Hồ sơ báo tăng báo giảm; Chứng từ hoặc tài liệu chứng minh trong quá trình làm việc.

➤ Trường hợp người lao động làm việc tại doanh nghiệp

Người lao động có thể cung cấp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động để doanh nghiệp thực hiện thủ tục với cơ quan BHXH.

➤ Trường hợp đang bảo lưu thời gian đóng

Nếu người lao động đã nghỉ việc và đang bảo lưu quá trình BHXH, việc nộp hồ sơ có thể thực hiện theo cơ quan BHXH có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ của người tham gia.

BHXH Việt Nam cũng đã hướng dẫn trường hợp có 2 sổ BHXH khác nhau rằng hồ sơ cơ bản gồm Mẫu TK1-TS và các sổ BHXH đã được cấp.

➤ Trường hợp mất một sổ BHXH thì sao?

Đây là tình huống khá phổ biến.

Ví dụ: Chị C có 2 sổ BHXH. Một sổ ghi nhận quá trình làm việc từ năm 2018–2021 nhưng chị đã làm mất; sổ còn lại ghi nhận quá trình từ năm 2022 đến nay.

Trong trường hợp này, không nên tự ý bỏ qua quá trình trên sổ đã mất.

Người lao động cần khai báo để cơ quan BHXH tra cứu dữ liệu và thực hiện thủ tục cấp lại/gộp sổ theo tình trạng thực tế.

Quy trình nghiệp vụ của BHXH Việt Nam xác định gộp sổ là một trong các trường hợp cấp lại sổ BHXH.

V. Thủ tục gộp sổ BHXH thực hiện như thế nào?

Có thể hiểu quy trình thực tế theo 4 bước chính:

Bước 1: Kiểm tra mã số và thông tin cá nhân

Xác định người lao động đang có bao nhiêu sổ, bao nhiêu mã số BHXH và thông tin trên từng sổ có thống nhất hay không.

Nếu sai thông tin thì phải xác định nội dung cần điều chỉnh trước khi gộp.

Bước 2: Rà soát toàn bộ quá trình đóng

Đối chiếu dữ liệu trên sổ với dữ liệu BHXH để xác định:

Đủ quá trình → thiếu quá trình → sai thông tin → trùng thời gian đóng.

Nếu có sai lệch, cần xử lý phần sai trước hoặc đồng thời với hồ sơ gộp sổ tùy từng trường hợp.

Bước 3: Lập và nộp hồ sơ

Hồ sơ được chuẩn bị theo tình trạng thực tế của người lao động, trong đó hồ sơ cơ bản thường gồm:

Mẫu TK1-TS + các sổ BHXH cần gộp.

Trường hợp có sai thông tin hoặc sai quá trình đóng thì bổ sung tài liệu chứng minh tương ứng.

Người lao động đang làm việc có thể thực hiện thông qua đơn vị sử dụng lao động; trường hợp bảo lưu có thể thực hiện theo cơ quan BHXH có thẩm quyền tiếp nhận.

Bước 4: Cơ quan BHXH kiểm tra và hoàn thiện dữ liệu

Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra hồ sơ, đối chiếu dữ liệu quá trình đóng và thực hiện việc hợp nhất thông tin.

Nếu hồ sơ hợp lệ và không phát sinh vấn đề cần xác minh, cơ quan BHXH thực hiện cấp/gộp sổ theo quy định.

Nếu phát hiện quá trình đóng trùng hoặc thông tin chưa thống nhất, cơ quan BHXH có thể yêu cầu bổ sung hoặc thực hiện xử lý phần dữ liệu liên quan trước khi hoàn tất việc gộp.

VI. Gộp sổ BHXH mất bao lâu? Những trường hợp nào có thể phát sinh thêm thời gian?

Thời gian giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH phụ thuộc vào việc dữ liệu của người lao động có thống nhất hay không.

⏱️ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, thông tin rõ ràng

Nếu các sổ BHXH đều mang thông tin của cùng một người, quá trình đóng không có sai lệch và hồ sơ đầy đủ thì cơ quan BHXH thực hiện giải quyết theo thời hạn quy định đối với thủ tục cấp, gộp sổ.

Thông thường, thời gian giải quyết không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

⚠️ Trường hợp phải xác minh quá trình đóng

Thời gian có thể kéo dài nếu cơ quan BHXH phải kiểm tra, đối chiếu quá trình tham gia tại:

• Nhiều doanh nghiệp;
• Nhiều tỉnh, thành phố;
• Các giai đoạn đóng có thông tin không thống nhất;
• Quá trình đóng bị thiếu hoặc có dấu hiệu trùng;
• Sổ BHXH có thông tin nhân thân khác nhau.

Trong trường hợp phải xác minh, người lao động có thể được yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc cung cấp thêm tài liệu chứng minh.

Theo quy định về thời hạn giải quyết hồ sơ BHXH, trường hợp cần xác minh quá trình đóng tại nhiều đơn vị hoặc nhiều địa phương, thời gian giải quyết có thể kéo dài nhưng phải thực hiện theo thời hạn xác minh và thông báo cho người tham gia.

🔎 Có 2 sổ nhưng thời gian đóng bị trùng thì xử lý thế nào?

Đây là trường hợp cần đặc biệt lưu ý.

Nếu người lao động có 2 sổ và phát hiện cùng một khoảng thời gian được ghi nhận đóng BHXH trên cả hai sổ, cơ quan BHXH không cộng hai khoảng thời gian đó thành hai lần.

Ví dụ:

Anh D có sổ BHXH thứ nhất ghi nhận đóng từ tháng 01/2023 đến tháng 12/2023.
Sổ thứ hai ghi nhận đóng từ tháng 07/2023 đến tháng 06/2024.

Như vậy, thời gian 07/2023 – 12/2023 bị trùng.

Khi xử lý, cơ quan BHXH phải xác định nguyên nhân trùng và thực hiện điều chỉnh theo quy định. Phần thời gian hợp lệ sẽ được ghi nhận vào quá trình BHXH thống nhất.

Đối với khoản tiền đóng trùng, việc xử lý hoàn trả cũng phải căn cứ vào thời gian, quỹ bảo hiểm và trách nhiệm đóng của từng bên, chứ không mặc nhiên được cộng toàn bộ số tiền đã đóng.

VII. Câu hỏi thường gặp về gộp sổ bảo hiểm xã hội

❓ Có 2 sổ BHXH ở 2 tỉnh khác nhau có gộp được không?

💬 Có. Người lao động có thể thực hiện gộp các sổ BHXH dù quá trình tham gia được quản lý tại các tỉnh, thành phố khác nhau. Trường hợp này cơ quan BHXH sẽ đối chiếu dữ liệu quá trình đóng trước khi hoàn tất việc gộp sổ.

❓ Hồ sơ gộp sổ BHXH gồm những gì?

💬 Hồ sơ cơ bản gồm Mẫu TK1-TS và các sổ BHXH mà người lao động đang có. Tùy trường hợp, cơ quan BHXH có thể yêu cầu thêm giấy tờ để điều chỉnh thông tin hoặc xác minh quá trình đóng.

❓ Có 2 sổ BHXH nhưng bị mất một sổ thì có gộp được không?

💬 Có thể thực hiện. Người lao động cần khai báo tình trạng mất sổ và thực hiện thủ tục cấp lại/gộp sổ theo hồ sơ thực tế. Cơ quan BHXH sẽ căn cứ dữ liệu đang quản lý để xác định quá trình đóng của sổ bị mất.

❓ Hai sổ BHXH có thời gian đóng trùng nhau thì xử lý thế nào?

💬 Thời gian đóng trùng không được cộng hai lần. Cơ quan BHXH sẽ kiểm tra, xác định thời gian trùng và thực hiện xử lý theo quy định. Đối với khoản tiền đóng trùng, việc hoàn trả được thực hiện theo quy định về hoàn trả tiền đóng BHXH, BHTN.

❓ Gộp sổ BHXH mất bao lâu?

💬 Theo quy định về cấp lại sổ BHXH do gộp sổ, thời gian giải quyết không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Nếu phải xác minh quá trình đóng tại tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị, thời gian có thể không quá 45 ngày và cơ quan BHXH phải thông báo cho người lao động biết.

Xem thêm:

►Dịch vụ truy thu bảo hiểm xã hội

► Dịch vụ hồ sơ hưởng chế độ thai sản

►Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội 

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.