Hướng dẫn nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử theo Thông báo 8362/TB-BHXH

Từ năm 2026, sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) điện tử được triển khai nhằm thay thế dần việc sử dụng sổ BHXH giấy trong các giao dịch bảo hiểm. Người tham gia có thể nhận và sử dụng sổ điện tử thông qua các nền tảng như VNeID, VssID hoặc email đã đăng ký.

Theo Thông báo 8362/TB-BHXH của BHXH TPHCM, cơ quan BHXH hướng dẫn doanh nghiệp và người lao động cập nhật thông tin để nhận, sử dụng sổ BHXH điện tử theo quy định mới.

📥 Tải Thông báo 8362/TB-BHXH

Bạn đọc có thể tải Thông báo 8362/TB-BHXH của BHXH TPHCM để xem đầy đủ nội dung hướng dẫn về việc nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử:

👉 [Tải Thông báo 8362/TB-BHXH PDF]

Văn bản là căn cứ để doanh nghiệp và người lao động thực hiện việc cập nhật email, sử dụng VNeID, VssID và tiếp nhận sổ BHXH điện tử theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.

Mục Lục

I. Cơ sở pháp lý và giá trị của sổ BHXH điện tử

Sổ BHXH là căn cứ ghi nhận quá trình tham gia, đóng và hưởng các chế độ BHXH của người tham gia. Theo Điều 25 Luật BHXH số 41/2024/QH15, mỗi người lao động được cấp một sổ BHXH để theo dõi quá trình tham gia và giải quyết các chế độ BHXH, BHTN.

Luật quy định sổ BHXH điện tử và sổ BHXH giấy có giá trị pháp lý như nhau. Việc chuyển sang hình thức điện tử không làm thay đổi quyền lợi hoặc quá trình tham gia BHXH của người lao động.

Từ 01/01/2026, cơ quan BHXH thực hiện cấp sổ BHXH điện tử. Trường hợp người tham gia có nhu cầu sử dụng bản giấy thì vẫn được cấp theo quy định.

Bên cạnh đó, Điều 26 Luật BHXH 2024 quy định giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH có giá trị pháp lý tương đương giao dịch bằng giấy. Đây là cơ sở để người lao động sử dụng thông tin điện tử trong quá trình giải quyết các thủ tục liên quan đến BHXH, BHTN.

Theo hướng dẫn của BHXH TPHCM, người tham gia có thể truy cập VNeID mức độ 2, VssID hoặc email đã đăng ký để nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử, phục vụ các giao dịch về BHXH, BHTN và các quyền lợi liên quan.

➤ Người lao động cần chuẩn bị gì?

Để nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử, người tham gia cần:

[1] Có tài khoản VNeID mức độ 2 hoặc tài khoản VssID.

[2] Cung cấp địa chỉ email cá nhân chính xác cho đơn vị sử dụng lao động.

[3] Email phải do chính người tham gia quản lý và sử dụng.

[4] Không cung cấp mật khẩu email hoặc thông tin đăng nhập cho người khác.

Việc cập nhật đúng email rất quan trọng vì đây là một trong những phương thức để người tham gia nhận và sử dụng thông tin BHXH điện tử.

II. BHXH TPHCM hướng dẫn nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử

Theo Thông báo 8362/TB-BHXH, để triển khai việc nhận sổ BHXH điện tử, các đơn vị sử dụng lao động, cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT và tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng có trách nhiệm hướng dẫn 100% người tham gia cài đặt, đăng ký tài khoản VNeID mức độ 2 và ứng dụng VssID.

Đồng thời, đơn vị phải thu thập và cung cấp chính xác địa chỉ email cá nhân của người tham gia để phục vụ việc nhận sổ BHXH điện tử.

Trường hợp người tham gia chưa cập nhật email, đơn vị có trách nhiệm tổng hợp thông tin và gửi cơ quan BHXH nơi đang quản lý thông qua hồ sơ điện tử 608 để cập nhật vào phần mềm quản lý của ngành BHXH. Thời gian gửi sổ BHXH điện tử về email cá nhân sẽ được cơ quan BHXH thông báo sau khi đơn vị cung cấp đầy đủ dữ liệu email của người lao động.

➤ Yêu cầu đối với email nhận sổ BHXH điện tử

Thông báo 8362/TB-BHXH đặc biệt lưu ý về tính chính xác và quyền kiểm soát đối với email của người tham gia.

Email cung cấp cho cơ quan BHXH phải là email thuộc sở hữu và quyền kiểm soát của cá nhân người tham gia, không sử dụng email do tổ chức sở hữu hoặc quản lý thay cho người lao động. Người tham gia phải tự quản lý tài khoản, không cung cấp mật khẩu cho người khác nhằm hạn chế nguy cơ lộ lọt thông tin, dữ liệu hoặc bị lợi dụng để trục lợi quỹ BHXH.

Đây không chỉ là yêu cầu về mặt kỹ thuật mà còn liên quan trực tiếp đến việc bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền lợi BHXH của người tham gia. Trường hợp đơn vị cung cấp thông tin email không chính xác, làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người tham gia BHXH, BHYT, BHTN thì đơn vị phải chịu trách nhiệm theo nội dung Thông báo 8362/TB-BHXH.

➤ Trường hợp nào được cấp sổ BHXH bản điện tử?

Kể từ khi Thông báo 8362/TB-BHXH có hiệu lực, cơ quan BHXH thực hiện cấp sổ BHXH bản điện tử khi người tham gia phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến việc điều chỉnh, xác lập lại nội dung trên sổ, gồm:

(-) Điều chỉnh thông tin tham gia BHXH như họ tên, ngày sinh;

(-) Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH;

(-) Gộp sổ BHXH;

(-) Xác nhận bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN.

Sổ BHXH điện tử sau khi được cấp được gửi vào kho dữ liệu điện tử và ứng dụng VssID. Việc quản lý dữ liệu thực hiện theo nguyên tắc mỗi mã số BHXH chỉ có 01 tờ rời/bản điện tử có hiệu lực duy nhất. Khi bản điện tử mới được xác lập, bản cũ được thu hồi hoặc hủy hiệu lực theo quy trình quản lý dữ liệu.

Cơ quan BHXH chỉ cấp bản giấy khi người tham gia có yêu cầu; trường hợp không có yêu cầu thì sử dụng sổ BHXH điện tử theo quy định.

➤ Đã có sổ điện tử thì có phải nộp sổ giấy không?

Đối với người đã được cấp sổ BHXH bản điện tử, khi thực hiện giao dịch hồ sơ về thu – sổ, thẻ hoặc giải quyết chế độ BHXH, BHTN, người tham gia sử dụng dữ liệu sổ BHXH điện tử trên VssID. Theo Thông báo 8362/TB-BHXH, cơ quan BHXH không yêu cầu nộp sổ BHXH bản giấy hoặc tờ rời giấy đối với trường hợp đã được cấp sổ điện tử theo Quyết định 366/QĐ-BHXH.

Ngược lại, đối với người đang tham gia BHXH hoặc đã bảo lưu thời gian đóng trước ngày 01/10/2026 nhưng chưa được cấp sổ BHXH bản điện tử, sổ BHXH và tờ rời bản giấy vẫn tiếp tục được sử dụng để thực hiện giao dịch hồ sơ với cơ quan BHXH.

Do đó, việc sử dụng sổ BHXH điện tử hoặc bản giấy được xác định theo tình trạng cấp sổ của từng người tham gia. Trường hợp đã được cấp sổ điện tử thì sử dụng dữ liệu điện tử; trường hợp chưa được cấp vẫn tiếp tục sử dụng sổ và tờ rời bản giấy theo quy định.

III. Doanh nghiệp và người lao động cần thực hiện gì?

Việc chuyển sang sổ BHXH điện tử không chỉ liên quan đến người lao động mà còn đặt ra yêu cầu cập nhật dữ liệu đối với doanh nghiệp.

Theo Thông báo 8362/TB-BHXH, doanh nghiệp và các đơn vị có liên quan cần hướng dẫn người tham gia:

(-) Cài đặt và đăng ký VNeID mức độ 2.

(-) Cài đặt, đăng ký và sử dụng VssID.

(-) Cung cấp email cá nhân chính xác để cơ quan BHXH cập nhật dữ liệu.

(-) Kiểm tra thông tin cá nhân trên hệ thống và kịp thời phản ánh nếu có sai lệch.

➤ Trường hợp chưa có email trên hệ thống

Nếu người tham gia chưa cập nhật email, doanh nghiệp có trách nhiệm tổng hợp thông tin và gửi cơ quan BHXH quản lý thông qua hồ sơ điện tử theo hướng dẫn để cập nhật.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi, đặc biệt là họ tên, mã số BHXH và địa chỉ email.

Email nên là email cá nhân do người lao động trực tiếp quản lý, không nên sử dụng email chung của doanh nghiệp hoặc email do người khác kiểm soát.

Nếu cung cấp sai địa chỉ email dẫn đến người tham gia không nhận được thông tin hoặc ảnh hưởng đến việc thực hiện quyền lợi, đơn vị cung cấp thông tin phải chịu trách nhiệm theo quy định.

➤ Người lao động nên chủ động kiểm tra thông tin

Sau khi được cấp sổ BHXH điện tử, người lao động nên kiểm tra thông tin trên VssID hoặc các phương thức điện tử được cơ quan BHXH hướng dẫn.

Các nội dung cần kiểm tra gồm:

(-) Thông tin cá nhân.

(-) Mã số BHXH.

(-) Quá trình tham gia BHXH, BHTN.

(-) Thời gian đóng được ghi nhận.

(-) Thông tin bảo lưu sau khi nghỉ việc.

(-) Các dữ liệu liên quan đến quá trình hưởng chế độ.

Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác, người lao động cần liên hệ đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan BHXH để được kiểm tra và điều chỉnh.

➤ Doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện

Việc chuyển sang sổ BHXH điện tử giúp giảm việc lưu trữ và sử dụng hồ sơ giấy, nhưng doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm dữ liệu của người lao động được cập nhật đầy đủ, chính xác.

Đặc biệt, khi người lao động tăng mới, nghỉ việc, thay đổi thông tin hoặc phát sinh điều chỉnh quá trình đóng BHXH, doanh nghiệp cần thực hiện nghiệp vụ trên hệ thống đúng thời hạn.

Dữ liệu BHXH điện tử được sử dụng trực tiếp khi giải quyết quyền lợi cho người tham gia. Vì vậy, sai lệch về thông tin nhân thân, quá trình đóng hoặc thời gian tham gia có thể ảnh hưởng đến việc giải quyết chế độ BHXH, BHTN.

Xem thêm:

► Dịch vụ bảo hiểm xã hội tại Vĩnh Long

► Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay: