Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 2026

Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất 2026: Thời hạn, hồ sơ và cách thực hiện

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những nghĩa vụ định kỳ mà doanh nghiệp cần thực hiện trong quá trình quản lý nhân sự và hoạt động lao động. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn còn lúng túng về thời hạn nộp, cơ quan tiếp nhận, biểu mẫu kê khai cũng như cách thực hiện báo cáo trực tuyến.

Để tránh bỏ sót nghĩa vụ hoặc kê khai không đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định hiện hành. Trong bài viết này, Kế Toán Navi sẽ hướng dẫn chi tiết các nội dung cần biết, từ thời điểm báo cáo, cách chuẩn bị biểu mẫu đến các hình thức nộp và mức xử phạt nếu không thực hiện.

I. Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì? Doanh nghiệp nào phải thực hiện?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động (còn được gọi là báo cáo tình hình thay đổi về lao động) là thủ tục hành chính định kỳ do người sử dụng lao động thực hiện nhằm cung cấp thông tin về tình hình nhân sự tại đơn vị cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Nội dung báo cáo phản ánh các thông tin cơ bản như:

• Tổng số lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.
• Số lượng lao động được tuyển dụng mới hoặc chấm dứt hợp đồng.
• Tình hình sử dụng lao động theo giới tính, loại hợp đồng và trình độ chuyên môn.
• Cơ cấu lao động theo vị trí việc làm và các thông tin liên quan khác theo biểu mẫu quy định.

Đối tượng thực hiện: Theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện khai trình và báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định.

Nghĩa vụ này không chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn mà còn liên quan đến các đơn vị sử dụng lao động thuộc nhiều loại hình khác nhau.

Việc thực hiện báo cáo giúp cơ quan quản lý theo dõi biến động nhân sự, tổng hợp dữ liệu thị trường lao động và giám sát việc chấp hành các quy định về lao động tại doanh nghiệp.

II. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải thực hiện báo cáo định kỳ 02 lần trong năm.

Cụ thể:

Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Báo cáo phải được thực hiện đúng thời hạn, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có thay đổi nhân sự nhiều hay ít.
• Cần rà soát thông tin lao động trước khi kê khai để đảm bảo dữ liệu phản ánh đúng tình hình thực tế.
• Không nên chờ đến sát thời hạn mới chuẩn bị hồ sơ vì có thể phát sinh lỗi hệ thống hoặc sai lệch thông tin.

Đặc biệt, đối với kỳ báo cáo cuối năm, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị dữ liệu và hoàn tất thủ tục trước ngày 05/12 để tránh bỏ sót nghĩa vụ.

III. 3 cách Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc gửi hồ sơ giấy trong trường hợp không thể thực hiện báo cáo trực tuyến.

Dưới đây là các hình thức doanh nghiệp có thể tham khảo:

Cách 1: Nộp báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Đây là hình thức thực hiện trực tuyến theo quy định, giúp doanh nghiệp gửi thông tin đến cơ quan quản lý và thực hiện thủ tục liên thông.

Quy trình thực hiện gồm các bước sau:

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia

– Truy cập website chính thức tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/

Bước 2: Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp

– Tại giao diện trang chủ, doanh nghiệp chọn chức năng Đăng nhập và sử dụng tài khoản đã đăng ký để truy cập hệ thống. Nếu chưa có tài khoản, cần thực hiện đăng ký theo hướng dẫn trước khi tiến hành kê khai.

Bước 3: Tìm kiếm thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động

– Sau khi đăng nhập, chọn mục Dịch vụ công trực tuyến. Tại thanh tìm kiếm, nhập từ khóa “Báo cáo tình hình sử dụng lao động”.

Trong danh sách kết quả, tìm và lựa chọn thủ tục: “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.

Bước 4: Chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến

– Mở thông tin thủ tục đã chọn, kiểm tra nội dung hướng dẫn và nhấn nút Nộp trực tuyến để bắt đầu thực hiện kê khai.

Bước 5: Kê khai thông tin và chọn cơ quan tiếp nhận

– Doanh nghiệp Kê khai đầy đủ các thông tin theo yêu cầu trên hệ thống, đồng thời lựa chọn cơ quan tiếp nhận là Sở Nội vụ nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Bước 6: Xác nhận gửi thông tin

– Sau khi hoàn tất các trường thông tin, doanh nghiệp kiểm tra lại nội dung đã kê khai và nhấn Đăng ký để gửi dữ liệu lên hệ thống.

Bước 7: Kiểm tra thông báo hoàn tất

– Khi hệ thống hiển thị thông báo cập nhật thành công, doanh nghiệp chọn Thoát để kết thúc thao tác.

– Sau khi hoàn thành, thông tin báo cáo sẽ được hệ thống chuyển đến cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý đơn vị theo cơ chế liên thông.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên lưu lại thông tin xác nhận gửi thành công để thuận tiện kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Tên gọi hoặc vị trí các chức năng trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia có thể thay đổi theo từng lần cập nhật hệ thống.

Lưu ý: Giao diện và tên thủ tục trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia có thể được điều chỉnh theo từng thời điểm. Doanh nghiệp cần thực hiện theo hướng dẫn đang hiển thị trên hệ thống.

Cách 2: Nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ 

Ngoài hình thức thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, một số địa phương có thể triển khai kênh tiếp nhận báo cáo riêng để hỗ trợ doanh nghiệp.

Các hình thức tiếp nhận có thể bao gồm:

• Biểu mẫu kê khai trực tuyến do Sở Nội vụ cung cấp.
• Đường dẫn Google Form hoặc biểu mẫu điện tử theo thông báo chính thức.
• Cổng thông tin tiếp nhận hồ sơ trực tuyến của địa phương.

Hồ sơ gửi trực tuyến thường bao gồm có:

• Thông tin nhận diện doanh nghiệp và mã số thuế.
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Mẫu 01/PLI.
• Bản báo cáo định dạng PDF có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu nếu được yêu cầu.
• File Excel chứa dữ liệu lao động theo cấu trúc biểu mẫu tiếp nhận.

Lưu ý: Không phải tất cả địa phương đều áp dụng cùng một hình thức tiếp nhận. Doanh nghiệp cần kiểm tra thông báo chính thức của Sở Nội vụ nơi quản lý đơn vị trước khi gửi hồ sơ, tránh nộp nhầm địa chỉ hoặc sử dụng biểu mẫu không phù hợp.

Cách 3: Nộp báo cáo bằng bản giấy

Trong trường hợp người sử dụng lao động không thể thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, có thể gửi báo cáo bằng bản giấy theo quy định.

Quy trình thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Kiểm tra thông tin doanh nghiệp, số lượng lao động và các nội dung kê khai trên biểu mẫu.

Bước 3: Ký xác nhận của người có thẩm quyền và đóng dấu nếu phù hợp với hình thức hồ sơ.

Bước 4: Gửi báo cáo đến Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện; đồng thời thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực quản lý.

Đối với doanh nghiệp có lao động làm việc trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, cần thực hiện thêm nghĩa vụ gửi báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế theo quy định.

Sau khi gửi, doanh nghiệp nên lưu lại bản báo cáo và chứng từ chứng minh việc đã nộp để phục vụ đối chiếu khi cần thiết.

IV. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất

Hiện nay, biểu mẫu được sử dụng để báo cáo tình hình thay đổi về lao động là Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Đây là mẫu báo cáo do người sử dụng lao động lập, dùng để tổng hợp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại đơn vị.

Doanh nghiệp có thể tải biểu mẫu để chuẩn bị trước khi thực hiện kê khai.

Tải Mẫu số 01/PLI: Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hướng dẫn một số nội dung cần kê khai

Khi lập báo cáo, doanh nghiệp cần chú ý các nhóm thông tin sau:

• Thông tin đơn vị: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế và cơ quan tiếp nhận báo cáo.
• Thông tin lao động: Tổng số lao động đang làm việc tại thời điểm báo cáo.
• Cơ cấu lao động: Phân loại theo giới tính, loại hợp đồng lao động và các tiêu chí tương ứng trong biểu mẫu.
• Trình độ chuyên môn: Kê khai số lượng lao động theo trình độ đào tạo.
• Vị trí việc làm: Phân loại lao động theo nhóm nghề nghiệp, vị trí chuyên môn kỹ thuật và nhóm quản lý.

Doanh nghiệp cần đối chiếu dữ liệu thực tế với hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động và thông tin đã đăng ký với cơ quan bảo hiểm xã hội để hạn chế sai lệch.

Không nên sử dụng số liệu cũ hoặc lấy nguyên dữ liệu của kỳ trước nếu tình hình nhân sự đã có thay đổi.

V. Mức xử phạt khi Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Có. Việc không thực hiện báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định có thể khiến người sử dụng lao động bị xử phạt vi phạm hành chính.

Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định bị xử phạt như sau:

Mức phạt đối với tổ chức gấp đôi mức phạt đối với cá nhân.

Như vậy, doanh nghiệp không nên xem nhẹ nghĩa vụ báo cáo lao động định kỳ, kể cả khi số lượng nhân sự ít hoặc không có nhiều biến động trong kỳ.

Một số vấn đề doanh nghiệp cần tránh:

• Quên thời hạn báo cáo 6 tháng hoặc cuối năm.
• Không gửi báo cáo đến đúng cơ quan tiếp nhận.
• Sử dụng biểu mẫu không đúng quy định.
• Kê khai số liệu không khớp với hồ sơ quản lý lao động.
• Không lưu lại thông tin xác nhận đã hoàn thành thủ tục.

VI. Kế Toán Navi hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các thủ tục lao động và bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp cần thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ nhưng chưa nắm rõ cách kê khai, chuẩn bị biểu mẫu hoặc không có nhân sự phụ trách?

Kế Toán Navi cung cấp dịch vụ làm báo cáo tình hình sử dụng lao động trọn gói với chi phí 500.000đ/báo cáo, hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành thủ tục nhanh chóng và đúng quy định.

Chi phí dịch vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động

Khi sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp được hỗ trợ:

• Tiếp nhận và kiểm tra thông tin doanh nghiệp, hồ sơ nhân sự.
• Tổng hợp số liệu lao động theo tình hình thực tế.
• Lập báo cáo theo Mẫu 01/PLI đúng quy định.
• Rà soát nội dung kê khai, hạn chế sai sót thông tin.
• Hỗ trợ thực hiện thủ tục gửi báo cáo theo hình thức và cơ quan tiếp nhận áp dụng.

Vì sao nên sử dụng dịch vụ tại Kế Toán Navi?

• Chi phí rõ ràng: 500.000đ/báo cáo, giúp doanh nghiệp chủ động dự trù ngân sách.
• Tiết kiệm thời gian: Không phải tự tìm hiểu biểu mẫu và quy trình kê khai.
• Hỗ trợ chuyên môn: Thông tin được kiểm tra, đối chiếu trước khi hoàn thiện báo cáo.
• Đúng thời hạn: Hỗ trợ doanh nghiệp chủ động thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ.

VII. Câu hỏi thường gặp về báo cáo tình hình sử dụng lao động

1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp mấy lần trong năm?

→ Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện báo cáo định kỳ 02 lần/năm: trước ngày 05/06 và trước ngày 05/12.

2. Doanh nghiệp không có biến động lao động có phải nộp báo cáo không?

→ Doanh nghiệp vẫn cần thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ theo quy định. Không nên tự ý bỏ qua kỳ báo cáo chỉ vì không phát sinh tăng hoặc giảm nhân sự.

3. Báo cáo tình hình sử dụng lao động sử dụng mẫu nào?

→ Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

4. Doanh nghiệp có thể nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online không?

→ Có. Doanh nghiệp có thể thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Trường hợp không thể thực hiện trực tuyến, người sử dụng lao động có thể gửi báo cáo bằng bản giấy theo quy định.

5. Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động bị phạt bao nhiêu?

→ Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, cá nhân vi phạm có thể bị phạt từ 5–10 triệu đồng; tổ chức, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10–20 triệu đồng.

6. Báo cáo tình hình sử dụng lao động có phải là báo cáo BHXH không?

→ Không. Đây là nghĩa vụ báo cáo về tình hình thay đổi lao động theo quy định pháp luật lao động. Việc thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội là một phần trong quy trình thực hiện, không đồng nghĩa với việc báo cáo lao động thay thế các hồ sơ kê khai BHXH định kỳ.

Xem thêm:

► Dịch vụ kế toán trọn gói tại Nha Trang

► Dịch vụ kế toán trọn gói (Báo cáo thuế)

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.