Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 2026 – Mẫu số 01/PLI

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 2026 – Mẫu số 01/PLI, mẫu mới nhất, thời hạn và cách nộp

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện trong quá trình quản lý nhân sự và tuân thủ quy định pháp luật lao động. Thông qua báo cáo, cơ quan quản lý có thể theo dõi số lượng người lao động, tình hình thay đổi nhân sự và việc sử dụng lao động tại các đơn vị.

Vậy báo cáo tình hình sử dụng lao động được thực hiện khi nào? Doanh nghiệp sử dụng mẫu nào, nộp cho cơ quan nào và thực hiện ra sao? Bài viết dưới đây của Kế Toán Navi sẽ hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp dễ dàng chuẩn bị và hoàn thành thủ tục.

I. Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì? Những đơn vị nào phải thực hiện?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là thủ tục người sử dụng lao động thực hiện nhằm cung cấp thông tin về tình hình nhân sự tại đơn vị cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Nội dung báo cáo phản ánh các thông tin cơ bản như:

• Tổng số lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.
• Thông tin cá nhân và vị trí công việc của người lao động.
• Trình độ chuyên môn, chức danh và loại hợp đồng lao động.
• Mức lương, phụ cấp và thời gian làm việc.
• Tình hình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.
• Những thay đổi về nhân sự trong kỳ báo cáo.

Đối tượng thực hiện:

Theo quy định về báo cáo sử dụng lao động, trách nhiệm này áp dụng đối với người sử dụng lao động có thuê mướn, sử dụng lao động, bao gồm:

• Doanh nghiệp thuộc các loại hình kinh doanh.
• Cơ quan, tổ chức có sử dụng người lao động.
• Hợp tác xã.
• Hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn và sử dụng lao động.

Như vậy, nghĩa vụ báo cáo không chỉ giới hạn ở doanh nghiệp lớn mà còn áp dụng đối với các đơn vị, cá nhân thuộc đối tượng sử dụng lao động theo quy định.

II. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất

Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 01/PLI tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP để kê khai thông tin về tình hình sử dụng lao động.

Tải Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động Mẫu 01/PLI (Bản Word):

Tải Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động Mẫu 01/PLI (Bản EXcel):

Hướng dẫn điền báo cáo tình hình sử dụng lao động

Khi lập báo cáo, người sử dụng lao động cần điền đầy đủ thông tin chung của đơn vị và kê khai chính xác các tiêu chí tương ứng với từng cột trong biểu mẫu. Cụ thể:

• Cột (1): Ghi số thứ tự của từng người lao động theo thứ tự tăng dần, bắt đầu từ số 1.
• Cột (2): Ghi đầy đủ họ và tên của người lao động, mỗi người được kê khai trên một dòng riêng.
• Cột (3): Ghi mã số bảo hiểm xã hội hoặc mã số sổ BHXH của người lao động (nếu đã được cấp).
• Cột (4): Điền ngày, tháng, năm sinh theo thông tin trên giấy tờ tùy thân hợp lệ.
• Cột (5): Ghi giới tính của người lao động (nam hoặc nữ).
• Cột (6): Ghi số CCCD/thẻ căn cước hoặc giấy tờ định danh hợp lệ của người lao động. Đối với lao động nước ngoài, ghi số hộ chiếu.
• Cột (7): Ghi cụ thể chức danh, vị trí việc làm hoặc công việc mà người lao động đảm nhận theo hợp đồng lao động.
• Cột (8) – (11): Kê khai thông tin phân loại theo nhóm nghề nghiệp, vị trí công việc và các tiêu chí tương ứng trong biểu mẫu. Tại cột (11), có thể ghi rõ hơn các vị trí cụ thể như trợ lý, công nhân vận hành và những công việc liên quan.
• Cột (12): Ghi mức lương theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Trường hợp áp dụng chế độ tiền lương theo quy định của Nhà nước thì ghi hệ số lương tương ứng.
• Cột (13) – (15): Ghi thông tin về các khoản phụ cấp tương ứng, như phụ cấp chức vụ (hệ số), phụ cấp thâm niên vượt khung và phụ cấp thâm niên nghề (tỷ lệ %). Trường hợp không phát sinh thì thực hiện theo hướng dẫn của biểu mẫu.
• Cột (16): Ghi các khoản phụ cấp lương theo quy định của pháp luật lao động mà người lao động được hưởng (nếu có).
• Cột (17): Kê khai các khoản bổ sung khác ngoài tiền lương và phụ cấp, nếu có.
• Cột (18), (19): Đối với người lao động làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, ghi rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc thực hiện công việc tương ứng.
• Cột (20) – (22): Ghi các thông tin liên quan đến thời gian làm việc và hợp đồng lao động, bao gồm ngày bắt đầu làm việc, thời điểm hợp đồng có hiệu lực và thời điểm hợp đồng hết hiệu lực.
• Cột (23), (24): Áp dụng đối với trường hợp hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng hoặc hợp đồng thử việc theo nội dung biểu mẫu; ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc hiệu lực.
• Cột (25), (26): Ghi thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.
• Cột (27): Ghi số hợp đồng, ngày ký hợp đồng lao động và thời hạn hợp đồng. Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì ghi rõ đối tượng tương ứng tại cột này.

Sau khi hoàn tất việc kê khai, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin về nhân thân, vị trí công việc, tiền lương, hợp đồng lao động và thời gian tham gia BHXH. Việc đối chiếu dữ liệu với hồ sơ nhân sự thực tế giúp hạn chế sai sót, tránh phải điều chỉnh hoặc bổ sung báo cáo sau khi gửi cơ quan có thẩm quyền.

III. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung và hướng dẫn thực hiện theo quy định hiện hành, người sử dụng lao động phải thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động theo hai kỳ trong năm.

Cụ thể:

Lưu ý đối với kỳ báo cáo cuối năm 2026:

Doanh nghiệp cần hoàn thành báo cáo tình hình sử dụng lao động trước ngày 05/12/2026. Đây là thời hạn cần đặc biệt lưu ý để tránh bỏ sót nghĩa vụ báo cáo cuối năm.

Ngoài ra, người sử dụng lao động cần thông báo tình hình thay đổi lao động đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện theo quy định.

Trường hợp doanh nghiệp có người lao động làm việc trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, cần thực hiện thêm việc báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để phục vụ công tác theo dõi.

IV. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hiện nay, người sử dụng lao động có thể thực hiện báo cáo thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc gửi báo cáo bằng bản giấy trong trường hợp không thể thực hiện trực tuyến.

1. Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online

– Đây là hình thức thuận tiện, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục mà không cần trực tiếp đến cơ quan tiếp nhận.

Các bước thực hiện cơ bản:

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Truy cập địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/

Đăng nhập tài khoản phù hợp để thực hiện thủ tục.

Bước 2: Tìm kiếm thủ tục cần thực hiện

– Tại thanh tìm kiếm, nhập tên thủ tục: “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.

Bước 3: Lựa chọn thủ tục và cơ quan tiếp nhận

– Chọn thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động, kiểm tra thông tin đơn vị và lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ theo quy định hiện hành.

Bước 4: Kê khai và gửi thông tin

– Thực hiện kê khai các nội dung theo hướng dẫn trên hệ thống, kiểm tra dữ liệu trước khi gửi hồ sơ.

Bước 5: Theo dõi kết quả

– Sau khi gửi, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng xử lý hồ sơ và lưu lại thông tin xác nhận gửi báo cáo để phục vụ việc đối chiếu khi cần thiết.

2. Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động bằng bản giấy

– Trong trường hợp không thể thực hiện báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, người sử dụng lao động có thể gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI.

Trình tự thực hiện:

• Bước 1: Tải và chuẩn bị Mẫu số 01/PLI theo quy định.
• Bước 2: Điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp và tình hình sử dụng lao động.
• Bước 3: Kiểm tra, ký xác nhận và đóng dấu theo quy định áp dụng đối với đơn vị.
• Bước 4: Gửi báo cáo đến Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
• Bước 5: Thực hiện thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực có liên quan.

Đối với đơn vị có người lao động làm việc trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế, cần gửi thông tin đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi theo quy định.

Danh sách địa chỉ tiếp nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động tại 34 tỉnh, thành phố:

Đối với doanh nghiệp chưa thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026 thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, có thể lựa chọn hình thức nộp hồ sơ giấy trực tiếp đến Sở Nội vụ tại địa phương nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

V. Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động bị phạt bao nhiêu?

Việc không thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động theo quy định có thể khiến người sử dụng lao động bị xử phạt vi phạm hành chính.

Theo quy định tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 10/09/2026, hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định bị xử phạt như sau:

• Cá nhân vi phạm: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
• Tổ chức vi phạm, bao gồm doanh nghiệp: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Mức phạt đối với tổ chức được xác định theo nguyên tắc gấp 02 lần mức phạt đối với cá nhân theo quy định tại Nghị định này.

Do đó, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi thời hạn báo cáo, chuẩn bị dữ liệu nhân sự và thực hiện đúng thủ tục để hạn chế rủi ro pháp lý.

VI. Những lưu ý giúp doanh nghiệp thực hiện báo cáo đúng quy định

Trong quá trình lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp nên chú ý một số vấn đề sau:

• Không bỏ sót kỳ báo cáo: Theo dõi hai mốc thời gian trước ngày 05/06 và trước ngày 05/12 hằng năm.
• Sử dụng đúng biểu mẫu: Kiểm tra Mẫu số 01/PLI trước khi kê khai.
• Đảm bảo dữ liệu chính xác: Đối chiếu thông tin nhân sự với hợp đồng lao động, bảng lương và hồ sơ BHXH.
• Cập nhật biến động nhân sự: Theo dõi tình hình tăng, giảm lao động và các thay đổi liên quan trong kỳ báo cáo.
• Lưu lại hồ sơ đã gửi: Giữ thông tin xác nhận hoặc chứng từ gửi báo cáo để thuận tiện kiểm tra.
• Kiểm tra cơ quan tiếp nhận: Thực hiện đúng nơi nhận báo cáo theo quy định và hướng dẫn hiện hành tại địa phương.

Việc chuẩn bị dữ liệu đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót khi kê khai và thực hiện tốt nghĩa vụ quản lý lao động.

Xem thêm:

► Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

► Dịch vụ kế toán trọn gói (Báo cáo thuế)

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.