Doanh nghiệp càng có nhiều lao động thì những vấn đề liên quan đến hợp đồng, tiền lương và BHXH càng dễ phát sinh. Có trường hợp chỉ cần tư vấn một lần để xác định cách làm đúng; cũng có trường hợp phải rà soát cả hồ sơ lao động và quá trình đóng bảo hiểm mới có thể đưa ra hướng xử lý.
Với dịch vụ tư vấn pháp luật lao động và BHXH, Kế toán Navi hỗ trợ doanh nghiệp từ những vướng mắc thường gặp đến các trường hợp cần kiểm tra và phân tích hồ sơ cụ thể.
I. Dịch vụ tư vấn pháp luật lao động và BHXH
Kế toán Navi miễn phí tư vấn ban đầu đối với các vấn đề liên quan đến lao động và bảo hiểm xã hội. Khách hàng có thể trao đổi tình huống, cung cấp thông tin và hồ sơ để được tư vấn hướng xử lý phù hợp trước khi quyết định sử dụng dịch vụ.
Trường hợp khách hàng cần Kế toán Navi trực tiếp thực hiện hồ sơ, thủ tục hoặc xử lý công việc BHXH, phí dịch vụ được tính theo từng nội dung công việc và mức độ phức tạp của hồ sơ, chằng hạn như:
➤ Kiểm tra và rà soát hồ sơ BHXH;
➤ Thực hiện thủ tục báo tăng, báo giảm lao động;
➤ Điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, xử lý hồ sơ truy thu, đóng bổ sung;
➤ Chuẩn bị hồ sơ giải trình với cơ quan BHXH;
➤ Hỗ trợ xử lý các trường hợp hồ sơ BHXH phát sinh vướng mắc;
➤ Thực hiện các thủ tục BHXH khác theo yêu cầu thực tế.
Chi phí dịch vụ BHXH: từ 500.000 đồng, chưa bao gồm VAT.
Mức phí thực tế sẽ được thông báo trước khi thực hiện, căn cứ vào tình trạng hồ sơ, số lượng người lao động, nội dung cần xử lý và phạm vi công việc mà khách hàng yêu cầu.
II. Tư vấn pháp luật lao động và BHXH là gì?
Dịch vụ tư vấn pháp luật lao động và BHXH là việc hỗ trợ doanh nghiệp xác định quyền, nghĩa vụ và cách xử lý các vấn đề phát sinh trong quan hệ lao động và quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
Phạm vi tư vấn có thể bắt đầu từ những vấn đề rất cơ bản như:
(-) Tiền lương nào được sử dụng làm căn cứ đóng BHXH?
(-) Khi tăng lương có phải điều chỉnh mức đóng BHXH không?
(-) Người lao động nghỉ việc thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục gì?
(-) Báo tăng, báo giảm BHXH như thế nào?
(-) Vì sao hồ sơ BHXH bị cơ quan BHXH yêu cầu bổ sung?
(-) Doanh nghiệp nhận thông báo chênh lệch số liệu BHXH thì xử lý ra sao?
(-) Khi cơ quan BHXH yêu cầu giải trình, cần chuẩn bị những hồ sơ nào?
Về pháp lý, quan hệ lao động của doanh nghiệp chủ yếu được điều chỉnh bởi Bộ luật Lao động 2019, trong đó có các quy định về hợp đồng lao động, tiền lương, quyền và nghĩa vụ của người lao động, người sử dụng lao động.
Đối với BHXH, doanh nghiệp cần căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, cùng các văn bản hướng dẫn có liên quan.
Bên cạnh đó, tùy từng vụ việc còn có thể phải xem xét quy định về BHYT, BHTN, an toàn vệ sinh lao động và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH.
III. Kế toán Navi tư vấn những vấn đề nào về lao động và BHXH?
Không phải doanh nghiệp nào cũng gặp cùng một vấn đề. Có doanh nghiệp cần tư vấn trước khi ký hợp đồng với nhân viên, có doanh nghiệp đang bị vướng hồ sơ BHXH, cũng có doanh nghiệp chỉ tìm đến khi đã nhận thông báo yêu cầu giải trình.
Vì vậy, dịch vụ được triển khai theo từng nhóm vấn đề thực tế.
1. Tư vấn hợp đồng lao động và hồ sơ nhân sự
Hợp đồng lao động là một trong những hồ sơ quan trọng nhất khi xác định quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động.
Theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của các bên.
Trong thực tế, doanh nghiệp có thể gặp những tình huống như:
Ví dụ:
Công ty ký hợp đồng với nhân viên A với mức lương 12 triệu đồng/tháng. Sau đó, công ty lập thêm một phụ lục hợp đồng quy định một số khoản phụ cấp và khoản bổ sung khác nhưng chưa xác định rõ cách thể hiện trên hồ sơ tiền lương.
Khi thực hiện BHXH, doanh nghiệp lại sử dụng một mức tiền lương khác với hồ sơ lao động.
Nếu sau này có yêu cầu đối chiếu, doanh nghiệp sẽ phải giải thích vì sao các hồ sơ không thống nhất.
Kế toán Navi có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát:
(-) Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng;
(-) Quyết định tiếp nhận, quyết định điều chỉnh lương;
(-) Quy chế tiền lương;
(-) Bảng lương;
(-) Các khoản phụ cấp, bổ sung;
(-) Hồ sơ tham gia BHXH.
Mục tiêu là xác định lại bản chất của quan hệ lao động và căn cứ tiền lương, thay vì chỉ sửa một biểu mẫu riêng lẻ.
2. Tư vấn tiền lương và căn cứ đóng BHXH
Một trong những vấn đề doanh nghiệp thường nhầm lẫn là tiền lương thực nhận, tiền lương theo hợp đồng và tiền lương làm căn cứ đóng BHXH có phải lúc nào cũng giống nhau hay không.
Không nên lấy tổng số tiền người lao động nhận trong tháng rồi mặc nhiên kết luận toàn bộ là tiền lương đóng BHXH.
Doanh nghiệp cần xem xét bản chất từng khoản theo quy định pháp luật.
Ví dụ:
Người lao động có mức lương theo hợp đồng là 10 triệu đồng, phụ cấp trách nhiệm 2 triệu đồng và một khoản hỗ trợ tiền ăn 730.000 đồng/tháng.
Khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, doanh nghiệp không nên chỉ cộng tất cả các khoản rồi báo tăng mức đóng. Cần rà soát bản chất từng khoản và cách khoản tiền đó được thỏa thuận, trả thường xuyên hay không, được ghi nhận trong hợp đồng hoặc quy chế của doanh nghiệp như thế nào.
Đây cũng là lý do Kế toán Navi thường yêu cầu khách hàng cung cấp hợp đồng lao động, bảng lương và quy chế tiền lương trước khi đưa ra hướng xử lý.
3. Tư vấn báo tăng, báo giảm và điều chỉnh thông tin BHXH
Đây là nhóm công việc phát sinh thường xuyên tại doanh nghiệp khi doanh nghiệp có biến động nhân sự.
Có thể kể đến:
(-) Người lao động mới vào làm, người lao động nghỉ việc;
(-) Thay đổi mức tiền lương đóng BHXH;
(-) Thay đổi chức danh, thông tin cá nhân;
(-) Điều chỉnh thời gian tham gia, mức đóng, hồ sơ do kê khai trước đó chưa chính xác.
Ví dụ:
Người lao động bắt đầu làm việc từ ngày 01/4 nhưng đến tháng 5 doanh nghiệp mới phát hiện chưa thực hiện thủ tục báo tăng.
Lúc này, vấn đề không đơn thuần là “báo tăng bổ sung”. Doanh nghiệp cần kiểm tra ngày bắt đầu làm việc, loại hợp đồng, bảng chấm công, bảng lương và thời điểm người lao động thuộc diện tham gia để xác định cách xử lý phù hợp.
Tương tự, với trường hợp người lao động đã nghỉ việc nhưng doanh nghiệp báo giảm muộn, cần kiểm tra thời điểm chấm dứt quan hệ lao động và dữ liệu đã kê khai trước khi thực hiện điều chỉnh.
4. Tư vấn xử lý hồ sơ BHXH bị trả về, thiếu hoặc sai thông tin
Không phải hồ sơ BHXH nào nộp lên cũng được giải quyết ngay. Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp có thể nhận yêu cầu bổ sung, điều chỉnh hoặc hồ sơ bị trả về do thông tin chưa phù hợp.
Khi đó, điều quan trọng là xác định vướng mắc nằm ở đâu trước khi nộp lại hồ sơ.
Kế toán Navi có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát:
(-) Nội dung cơ quan BHXH yêu cầu bổ sung;
(-) Thông tin trên hồ sơ và dữ liệu điện tử;
(-) Quá trình tham gia BHXH của người lao động;
(-) Hồ sơ nhân sự có liên quan;
(-) Các giấy tờ cần điều chỉnh hoặc bổ sung.
Ví dụ:
Doanh nghiệp làm hồ sơ giải quyết chế độ cho người lao động nhưng quá trình đóng BHXH trên hệ thống không khớp với hồ sơ doanh nghiệp đang lưu.
Thay vì chỉ nộp lại bộ hồ sơ cũ, cần đối chiếu quá trình tham gia, hồ sơ nhân sự và chứng từ liên quan để xác định nguyên nhân chênh lệch, sau đó mới lựa chọn phương án điều chỉnh.
5. Tư vấn chế độ BHXH cho người lao động
Bên cạnh các thủ tục tăng, giảm và điều chỉnh, doanh nghiệp còn thường xuyên cần tư vấn về quyền lợi BHXH của người lao động. Các nội dung có thể liên quan đến:
(-) Chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất;
(-) BHXH một lần trong trường hợp đủ điều kiện;
(-) Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
(-) Các vấn đề liên quan đến quá trình đóng BHXH.
Mỗi chế độ có điều kiện và hồ sơ khác nhau nên không thể chỉ dựa vào thời gian đóng BHXH để kết luận người lao động có được hưởng hay không.
Ví dụ:
Người lao động nghỉ việc sau một thời gian dài tham gia BHXH và muốn biết mình có đủ điều kiện hưởng BHXH một lần hay không. Khi tư vấn, cần xem xét quá trình tham gia, thời điểm nghỉ việc, thời điểm đề nghị hưởng và các điều kiện liên quan thay vì chỉ căn cứ vào tổng số năm đã đóng.
5. Tư vấn khi doanh nghiệp phát sinh chênh lệch hoặc nghĩa vụ phải truy đóng BHXH
Một số doanh nghiệp chỉ phát hiện vấn đề khi thực hiện rà soát nội bộ hoặc khi nhận được thông báo từ cơ quan BHXH.
Các trường hợp thường gặp gồm:
(-) Chênh lệch tiền lương đóng BHXH;
(-) Thiếu thời gian tham gia;
(-) Báo tăng chưa đúng thời điểm;
(-) Đóng thiếu mức phải đóng;
(-) Phát sinh số tiền phải truy đóng;
(-) Dữ liệu doanh nghiệp đang lưu không khớp với dữ liệu BHXH.
Ví dụ: Doanh nghiệp phát hiện một nhân viên đã làm việc từ tháng 3 nhưng hồ sơ BHXH chỉ thể hiện thời gian tham gia từ tháng 5.
Khi đó, cần quay lại kiểm tra hợp đồng lao động, ngày bắt đầu làm việc, bảng chấm công, bảng lương và hồ sơ báo tăng để xác định nguyên nhân. Nếu có thời gian thuộc diện phải tham gia nhưng chưa đóng, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục điều chỉnh và nghĩa vụ liên quan theo quy định.
6. Tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp khi được yêu cầu giải trình với cơ quan BHXH
Đây thường là trường hợp doanh nghiệp cần xử lý kỹ nhất, bởi nội dung giải trình phải phù hợp với hồ sơ thực tế.
Doanh nghiệp có thể được yêu cầu làm rõ những vấn đề như:
(-) Chênh lệch mức tiền lương đóng BHXH;
(-) Báo tăng, báo giảm chưa đúng thời điểm;
(-) Số tiền đóng còn thiếu;
(-) Thời gian tham gia BHXH chưa thống nhất;
(-) Chậm đóng BHXH;
(-) Các vấn đề liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ tham gia, đóng BHXH.
Ví dụ, cơ quan BHXH yêu cầu doanh nghiệp giải trình vì sao mức tiền lương đóng BHXH của một nhóm nhân viên thấp hơn mức thể hiện trên hồ sơ tiền lương.
Khi đó, doanh nghiệp cần đối chiếu theo một chuỗi hồ sơ:
Hợp đồng lao động → phụ lục hợp đồng → bảng lương → chứng từ trả lương → hồ sơ BHXH → dữ liệu đã kê khai.
Nếu các tài liệu thống nhất, doanh nghiệp có cơ sở để giải thích. Nếu có sai lệch, cần xác định nguyên nhân và xem xét việc điều chỉnh, truy đóng hoặc thực hiện nghĩa vụ liên quan.
Đối với những trường hợp có dấu hiệu vi phạm nghĩa vụ đóng BHXH, doanh nghiệp cũng cần đánh giá đúng bản chất vụ việc trước khi lập công văn. Việc xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và BHXH được quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP và các quy định pháp luật có liên quan.
IV. Hồ sơ cần chuẩn bị khi tư vấn lao động và BHXH
Tùy nội dung vụ việc, Kế toán Navi có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp một hoặc nhiều nhóm hồ sơ sau:
➤ Hồ sơ lao động
- Hợp đồng lao động;
- Phụ lục hợp đồng;
- Quyết định tuyển dụng, tiếp nhận;
- Quyết định điều chuyển;
- Quyết định tăng lương;
- Quyết định chấm dứt hợp đồng;
- Hồ sơ cá nhân của người lao động.
➤ Hồ sơ tiền lương
- Bảng lương;
- Bảng chấm công;
- Quy chế tiền lương;
- Quy chế thưởng;
- Danh sách phụ cấp;
- Chứng từ thanh toán tiền lương.
➤ Hồ sơ BHXH
- Danh sách người lao động tham gia BHXH;
- Hồ sơ báo tăng, báo giảm;
- Hồ sơ điều chỉnh mức đóng;
- Thông báo của cơ quan BHXH;
- Dữ liệu quá trình tham gia;
- Hồ sơ giải quyết chế độ BHXH.
➤ Hồ sơ giải trình
Nếu doanh nghiệp đang được yêu cầu giải trình, cần cung cấp thêm:
- Văn bản yêu cầu giải trình;
- Nội dung hoặc số liệu cơ quan BHXH yêu cầu làm rõ;
- Công văn đã gửi trước đó nếu có;
- Hồ sơ chứng minh nguyên nhân;
- Tài liệu liên quan đến quá trình khắc phục.
Không phải vụ việc nào cũng cần chuẩn bị toàn bộ hồ sơ trên. Hồ sơ được lựa chọn dựa trên đúng vấn đề cần giải quyết.
V. Kế toán Navi thực hiện tư vấn như thế nào?
Thay vì nhận hồ sơ rồi lập ngay một văn bản, quy trình tư vấn được thực hiện theo từng bước.
Bước 1: Tiếp nhận vấn đề
Doanh nghiệp cung cấp nội dung đang vướng mắc, thông báo của cơ quan BHXH hoặc vấn đề cần tư vấn.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ
Đối chiếu các tài liệu liên quan để tìm ra điểm chưa thống nhất.
Bước 3: Xác định căn cứ pháp lý
Tùy vụ việc, có thể phải xem xét quy định của:
- Bộ luật Lao động 2019;
- Luật Bảo hiểm xã hội 2024;
- Luật Bảo hiểm y tế và các văn bản sửa đổi, bổ sung;
- Luật Việc làm và quy định về bảo hiểm thất nghiệp;
- Pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động;
- Nghị định, thông tư và văn bản hướng dẫn có liên quan.
Bước 4: Đưa ra phương án
Doanh nghiệp được phân tích rõ:
- Vấn đề đang nằm ở đâu;
- Hồ sơ nào đang thiếu;
- Có cần điều chỉnh hay không;
- Có phát sinh nghĩa vụ đóng bổ sung hay không;
- Cần giải trình theo hướng nào;
- Những rủi ro cần lưu ý.
Bước 5: Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ
Tùy gói dịch vụ, Kế toán Navi có thể hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị nội dung tư vấn, hồ sơ, văn bản giải trình hoặc hướng xử lý tiếp theo.
VI. Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ tư vấn của Kế toán Navi
Các vấn đề về lao động và BHXH thường không nằm ở một hồ sơ riêng lẻ. Một sai lệch nhỏ về thời điểm báo tăng, mức lương đóng hoặc thông tin người lao động có thể kéo theo việc phải điều chỉnh nhiều hồ sơ liên quan.
Vì vậy, khi sử dụng dịch vụ tư vấn, doanh nghiệp được hỗ trợ nhìn lại toàn bộ vấn đề từ hồ sơ đến cách xử lý, thay vì chỉ tìm một câu trả lời cho từng trường hợp.
Kế toán Navi tập trung vào những giá trị doanh nghiệp có thể nhận được:
- Rà soát hồ sơ và thông tin thực tế để tìm ra nguyên nhân thay vì xử lý theo phỏng đoán.
- Kiểm tra sự thống nhất giữa hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ nhân sự và dữ liệu BHXH.
- Không chỉ chỉ ra điểm chưa phù hợp mà còn tư vấn doanh nghiệp nên điều chỉnh, bổ sung hay thực hiện thủ tục nào tiếp theo.
- Nội dung giải trình được xây dựng dựa trên hồ sơ thực tế, giúp thông tin doanh nghiệp cung cấp có cơ sở và thống nhất hơn.
- Doanh nghiệp không phải tự tìm hiểu từng quy định hoặc thử nhiều cách xử lý khi hồ sơ phát sinh vướng mắc.
- Qua quá trình rà soát, doanh nghiệp có thể phát hiện những điểm chưa phù hợp trước khi phát sinh yêu cầu điều chỉnh, truy đóng hoặc giải trình.
Đặc biệt, với những vụ việc có nhiều người lao động hoặc phát sinh trong thời gian dài, việc rà soát hồ sơ từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng “sửa một chỗ nhưng phát sinh thêm vấn đề ở chỗ khác”.
VII. Câu hỏi thường gặp về dịch vụ tư vấn pháp luật lao động và BHXH
1. Doanh nghiệp chỉ cần hỏi một vấn đề BHXH thì có sử dụng dịch vụ được không?
Có. Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ theo từng vấn đề cụ thể, chẳng hạn như tư vấn báo tăng lao động, mức đóng BHXH, điều chỉnh tiền lương hoặc xử lý một hồ sơ bị cơ quan BHXH yêu cầu bổ sung.
Với những trường hợp đơn giản, mức phí có thể áp dụng từ 500.000 đồng, chưa bao gồm VAT.
2. Kế toán Navi có tư vấn khi doanh nghiệp nhận được yêu cầu giải trình của cơ quan BHXH không?
Có. Doanh nghiệp có thể gửi thông báo hoặc nội dung yêu cầu giải trình để được kiểm tra trước. Tùy trường hợp, việc tư vấn có thể bao gồm rà soát hồ sơ, phân tích số liệu và hỗ trợ xây dựng nội dung giải trình.
3. Hồ sơ lao động và dữ liệu BHXH của doanh nghiệp bị lệch thì phải làm sao?
Trước tiên cần xác định dữ liệu nào đúng và nguyên nhân chênh lệch. Không nên tự ý sửa một bên chỉ để hai bộ hồ sơ trở nên giống nhau.
Cần đối chiếu hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ nhân sự và dữ liệu BHXH để xác định hướng điều chỉnh phù hợp.
4. Người lao động nghỉ việc nhưng doanh nghiệp chưa báo giảm BHXH thì có xử lý được không?
Có thể xử lý theo hồ sơ và thời điểm thực tế. Doanh nghiệp cần xác định ngày chấm dứt quan hệ lao động, tình trạng đóng BHXH và các dữ liệu liên quan để thực hiện thủ tục điều chỉnh.
5. Dịch vụ có tư vấn về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH không?
Có. Đây là một trong những nội dung thường phát sinh trong quá trình rà soát BHXH. Kế toán Navi sẽ xem xét hợp đồng, phụ cấp, khoản bổ sung và quy chế tiền lương để đánh giá từng khoản thay vì chỉ dựa trên tổng tiền người lao động nhận.
Xem thêm:
► Dịch vụ giải trình hồ sơ với cơ quan BHXH
► Dịch vụ rà soát hồ sơ lao động – BHXH
Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:
0968.153.486
Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.
Chi nhánh Phan Thiết
