Dịch vụ giải trình hồ sơ với cơ quan BHXH – Từ 500.000 đồng

Khi cơ quan BHXH yêu cầu doanh nghiệp giải trình về quá trình tham gia, đóng hoặc giải quyết chế độ BHXH, doanh nghiệp không nên chỉ làm một công văn trả lời cho có. Nội dung giải trình cần đúng vấn đề, đúng số liệu và có hồ sơ chứng minh. Kế toán Navi cung cấp dịch vụ giải trình với cơ quan BHXH từ 500.000 đồng, hỗ trợ doanh nghiệp rà soát nguyên nhân, đối chiếu hồ sơ, chuẩn bị nội dung giải trình và theo dõi quá trình xử lý với cơ quan BHXH.

I. Bảng giá dịch vụ giải trình hồ sơ với cơ quan BHXH

Mức giá trên chưa bao gồm VAT.

Chi phí thực tế có thể thay đổi tùy vào nội dung cơ quan BHXH yêu cầu giải trình, số lượng người lao động, số kỳ cần rà soát và mức độ phức tạp của hồ sơ.

Kế toán Navi có thể hỗ trợ doanh nghiệp từ việc:

➤ Đọc thông báo yêu cầu giải trình, rà soát hồ sơ,

➤ Đối chiếu dữ liệu, xác định nguyên nhân giải trình

➤ Lập nội dung giải trình đến theo dõi phản hồi của cơ quan BHXH.

II. Giải trình với cơ quan BHXH là gì? 

Giải trình BHXH là việc doanh nghiệp cung cấp thông tin, tài liệu và căn cứ để làm rõ một vấn đề mà cơ quan BHXH yêu cầu doanh nghiệp giải thích trong quá trình quản lý, thu, đóng hoặc giải quyết chế độ BHXH.

Cơ quan BHXH có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình khi phát hiện thông tin cần làm rõ, chẳng hạn dữ liệu đóng BHXH không thống nhất với hồ sơ doanh nghiệp, có chênh lệch về tiền lương làm căn cứ đóng, biến động lao động chưa phù hợp hoặc hồ sơ hưởng chế độ cần bổ sung thông tin.

Theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động và thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến BHXH. Người sử dụng lao động đồng thời có quyền được cơ quan BHXH hướng dẫn trình tự, thủ tục thực hiện BHXH và có quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện về BHXH theo quy định.

Vì vậy, khi nhận yêu cầu giải trình, doanh nghiệp không nên chỉ trả lời theo suy đoán hoặc giải thích bằng miệng. Nội dung giải trình cần được đối chiếu với hồ sơ thực tế.

Ví dụ thực tế

Công ty A nhận được thông báo của cơ quan BHXH yêu cầu giải trình về việc tiền lương ghi nhận trên hồ sơ lao động cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của một số nhân viên.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp không nên chỉ trả lời: “Do kế toán nhập sai dữ liệu.”

Mà cần kiểm tra lại hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định tiền lương, bảng lương và dữ liệu đã kê khai với cơ quan BHXH để xác định:

Chênh lệch phát sinh từ đâu → kỳ nào → người lao động nào → số tiền bao nhiêu → doanh nghiệp đã xử lý hay chưa.

Đây chính là phần công việc Kế toán Navi tập trung xử lý khi nhận hồ sơ giải trình.

III. Những trường hợp doanh nghiệp thường phải giải trình với cơ quan BHXH

Trong quá trình tham gia và đóng BHXH, doanh nghiệp có thể phát sinh những chênh lệch về số liệu trong hồ sơ BHXH. Khi phát hiện thông tin chưa thống nhất, cơ quan BHXH có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hồ sơ, giải thích nguyên nhân hoặc thực hiện điều chỉnh.

Một số trường hợp doanh nghiệp thường gặp gồm:

1. Giải trình chênh lệch tiền lương đóng BHXH

Đây là trường hợp thường phát sinh khi mức lương thể hiện trên hợp đồng lao động, bảng lương hoặc hồ sơ nhân sự không thống nhất với mức tiền lương doanh nghiệp đang sử dụng để đóng BHXH.

Theo Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được xác định theo quy định của pháp luật. Vì vậy, khi có sự khác nhau giữa mức lương trên hợp đồng, bảng lương và dữ liệu BHXH, doanh nghiệp cần xác định rõ nguyên nhân trước khi giải trình.

Ví dụ:

Hợp đồng lao động của anh A thể hiện mức lương 12 triệu đồng/tháng, nhưng dữ liệu tham gia BHXH chỉ ghi nhận mức tiền lương đóng là 8 triệu đồng.

Khi đó, doanh nghiệp cần đối chiếu hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định điều chỉnh lương, bảng lương và hồ sơ đóng BHXH để xác định mức tiền lương nào thuộc căn cứ đóng và lý do phát sinh chênh lệch.

Nếu chênh lệch xuất phát từ việc doanh nghiệp kê khai chưa đúng, ngoài việc giải trình còn có thể phát sinh yêu cầu điều chỉnh và thực hiện nghĩa vụ đóng bổ sung.

📥 Tải miễn phí: Mẫu công văn giải trình chênh lệch tiền lương bảo hiểm xã hội

2. Giải trình khi phát sinh truy thu BHXH

Truy thu thường xuất hiện khi cơ quan BHXH xác định doanh nghiệp chưa đóng, đóng thiếu hoặc đóng chưa đúng thời gian, mức đóng theo quy định.

Một trong những nguyên nhân phổ biến là doanh nghiệp báo tăng lao động muộn hoặc chưa cập nhật kịp thời thay đổi về tiền lương làm căn cứ đóng.

Theo quy định Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người sử dụng lao động có trách nhiệm đăng ký tham gia và đóng BHXH bắt buộc cho người lao động thuộc đối tượng tham gia.

Ví dụ:

Anh B bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp từ tháng 3 theo hợp đồng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, nhưng doanh nghiệp đến tháng 5 mới thực hiện thủ tục báo tăng.

Khi rà soát, cơ quan BHXH xác định thời gian từ tháng 3 đến tháng 4 thuộc diện phải tham gia. Doanh nghiệp có thể phải giải trình về thời điểm bắt đầu làm việc, nguyên nhân báo tăng chậm và thực hiện phần nghĩa vụ đóng còn thiếu theo yêu cầu.

Trường hợp này, hồ sơ giải trình cần được xây dựng dựa trên hợp đồng lao động, hồ sơ tiếp nhận nhân sự, bảng lương và dữ liệu tham gia BHXH, thay vì chỉ nêu lý do chung chung.

📥 Tải miễn phí: Mẫu công văn giải trình khi phát sinh truy thu BHXH

3. Giải trình về tình trạng chậm đóng BHXH

Doanh nghiệp chậm thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH cũng có thể được cơ quan BHXH yêu cầu làm rõ.

Theo Điều 38 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về “Chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp”, người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng BHXH bắt buộc đúng thời hạn. Việc doanh nghiệp giải trình nguyên nhân chậm đóng không đồng nghĩa với việc được miễn hoặc đương nhiên được gia hạn nghĩa vụ đóng.

Ví dụ:

Doanh nghiệp chưa chuyển đủ tiền BHXH trong một số tháng do khó khăn về dòng tiền. Khi cơ quan BHXH đối chiếu và thông báo số tiền còn thiếu, doanh nghiệp cần kiểm tra lại số tiền đã đóng, số tiền còn thiếu và thời gian phát sinh chậm đóng.

Nội dung giải trình nên thể hiện rõ thực trạng, nguyên nhân, số tiền còn phải thực hiện và hướng khắc phục, đồng thời doanh nghiệp phải thực hiện các nghĩa vụ tài chính liên quan theo quy định.

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên nhầm lẫn giữa “giải trình nguyên nhân chậm đóng” và “được miễn nghĩa vụ đóng”. Hai vấn đề này hoàn toàn khác nhau.

📥 Tải miễn phí: Mẫu công văn giải trình về tình trạng chậm đóng BHXH

4. Giải trình việc tham gia BHXH không đúng thời điểm

Một tình huống khá phổ biến là người lao động đã bắt đầu làm việc nhưng doanh nghiệp chưa thực hiện thủ tục tham gia BHXH đúng thời điểm.

Theo Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người sử dụng lao động có trách nhiệm đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động thuộc đối tượng tham gia.

Ví dụ:

Chị C bắt đầu làm việc từ ngày 01/6 theo hợp đồng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nhưng doanh nghiệp đến tháng 8 mới báo tăng.

Khi cơ quan BHXH kiểm tra, doanh nghiệp có thể phải giải trình về thời điểm bắt đầu làm việc và lý do chưa đăng ký tham gia đúng thời điểm.

Để làm rõ vấn đề này, cơ quan BHXH có thể đối chiếu nhiều tài liệu như hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, quyết định tiếp nhận và dữ liệu tham gia BHXH.

Nếu xác định có thời gian thuộc diện phải tham gia nhưng chưa đóng, doanh nghiệp có thể phải thực hiện điều chỉnh và truy đóng theo quy định.

📥 Tải miễn phí: Mẫu công văn giải trình việc tham gia BHXH không đúng thời điểm

5. Giải trình khi có dấu hiệu trốn đóng BHXH

Đây là trường hợp nghiêm trọng hơn và doanh nghiệp cần đặc biệt thận trọng khi chuẩn bị hồ sơ giải trình.

Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc đăng ký, đóng BHXH bắt buộc cho người lao động thuộc đối tượng tham gia. Nếu doanh nghiệp cố tình không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nhằm trốn tránh nghĩa vụ, vụ việc có thể được xem xét, xử lý theo quy định pháp luật.

Đáng chú ý, Điều 216 Bộ luật Hình sự 2015, được sửa đổi, bổ sung năm 2017 quy định về tội trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động trong những trường hợp đủ dấu hiệu cấu thành tội phạm.

Ví dụ:

Doanh nghiệp thực tế sử dụng 30 lao động thuộc diện tham gia BHXH nhưng chỉ đăng ký tham gia cho 20 người. 10 người còn lại vẫn làm việc và nhận lương nhưng không được doanh nghiệp đăng ký tham gia.

Khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, doanh nghiệp phải làm rõ tình trạng sử dụng lao động, thời điểm làm việc, hợp đồng, tiền lương và nguyên nhân không tham gia BHXH cho những người này.

Với trường hợp có dấu hiệu trốn đóng, doanh nghiệp không nên xem đây đơn thuần là một “mẫu công văn giải trình”. Nội dung giải trình phải được xây dựng trên hồ sơ thực tế và cần đánh giá đúng bản chất vụ việc trước khi gửi cơ quan có thẩm quyền.

📥 Tải miễn phí: Mẫu công văn giải trình khi có dấu hiệu trốn đóng BHXH

IV. Hồ sơ liên quan đến giải trình BHXH gồm những gì?

Hồ sơ cần chuẩn bị phải dựa vào chính nội dung cơ quan BHXH yêu cầu doanh nghiệp làm rõ.

Thông thường, Kế toán Navi sẽ rà soát các nhóm tài liệu sau:

[1] Văn bản của cơ quan BHXH

Đây là tài liệu đầu tiên cần kiểm tra để xác định chính xác cơ quan BHXH đang yêu cầu doanh nghiệp giải trình vấn đề gì, thời kỳ nào và cần cung cấp tài liệu nào.

[2] Hồ sơ lao động

Có thể gồm:

(-) Hợp đồng lao động; phụ lục hợp đồng;

(-) Các quyết định về: tuyển dụng; điều chuyển; tăng/giảm lương; chấm dứt hợp đồng;

(-) Hồ sơ nghỉ việc.

[3] Hồ sơ tiền lương

Tùy nội dung giải trình có thể cần:

(-) Bảng lương; bảng chấm công; phiếu lương;

(-) Quy chế tiền lương;

(-) Quyết định điều chỉnh lương;

(-) Chứng từ thanh toán tiền lương.

[4] Hồ sơ BHXH

Bao gồm dữ liệu và hồ sơ liên quan đến:

(-) Báo tăng; báo giảm; điều chỉnh mức đóng BHXH;

(-) Quá trình tham gia;

(-) Số tiền phải đóng;

(-) Chứng từ nộp BHXH;

[5] Hồ sơ chế độ BHXH

Nếu nội dung giải trình liên quan đến chế độ của người lao động, cần kiểm tra hồ sơ tương ứng như giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ hưởng BHXH, hồ sơ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp và các tài liệu liên quan.

Ví dụ

Cơ quan BHXH yêu cầu Công ty D giải trình vì một lao động có mức lương đóng BHXH thay đổi bất thường trong 3 tháng liên tiếp.

Kế toán Navi sẽ không chỉ lấy bảng lương để giải trình mà sẽ đối chiếu mà chuẩn bị các hồ sơ sau:

Hợp đồng lao động → quyết định tăng lương → bảng lương → dữ liệu BHXH → chứng từ đóng BHXH.

Nếu các tài liệu phù hợp với nhau, Navi sử dụng chuỗi hồ sơ này để chứng minh nguyên nhân thay đổi mức đóng.

V. Nội dung giải trình BHXH cần trình bày như thế nào?

Nội dung giải trình phải dựa trên vấn đề cụ thể mà cơ quan BHXH yêu cầu doanh nghiệp làm rõ.

Một văn bản giải trình tốt cần trả lời được các vấn đề:

Doanh nghiệp đang được yêu cầu giải trình việc gì? Sự việc thực tế xảy ra như thế nào? Căn cứ nào chứng minh nội dung doanh nghiệp trình bày? Doanh nghiệp đã xử lý hoặc dự kiến xử lý vấn đề đó ra sao?

Ví dụ

Cơ quan BHXH yêu cầu doanh nghiệp giải trình về việc báo giảm lao động chậm. Nếu doanh nghiệp chỉ ghi: “Do nhân sự nghỉ việc đột xuất nên công ty chưa kịp báo giảm.”, thì phần giải trình vẫn khá sơ sài.

Nội dung cần được làm rõ hơn dựa trên hồ sơ:

Người lao động chấm dứt hợp đồng vào ngày nào; quyết định chấm dứt được ban hành khi nào; bộ phận nào tiếp nhận thông tin; thời điểm doanh nghiệp thực hiện báo giảm; nguyên nhân dẫn đến việc báo giảm không đúng thời điểm; doanh nghiệp đã điều chỉnh dữ liệu và nghĩa vụ đóng như thế nào.

Kế toán Navi sẽ dựa trên hồ sơ thực tế của doanh nghiệp để xây dựng nội dung giải trình theo đúng vấn đề được yêu cầu, hạn chế tình trạng giải trình chung chung hoặc đưa thông tin không có tài liệu chứng minh.

VI. Quy trình Kế toán Navi thay mặt doanh nghiệp thực hiện giải trình BHXH

Khi sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp không phải tự mình rà từng hồ sơ hoặc tự xác định nội dung cần trả lời.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu giải trình

Doanh nghiệp cung cấp cho Navi thông báo, công văn hoặc nội dung yêu cầu từ cơ quan BHXH.

Navi xác định cơ quan BHXH đang yêu cầu giải trình vấn đề gì, kỳ nào và người lao động nào liên quan.

Bước 2: Rà soát hồ sơ

Navi đối chiếu hồ sơ kế toán – nhân sự – BHXH để tìm nguyên nhân phát sinh vấn đề.

Ví dụ, nếu cơ quan BHXH yêu cầu giải trình tiền lương, Navi sẽ kiểm tra từ hợp đồng lao động đến bảng lương và dữ liệu đóng BHXH, thay vì chỉ kiểm tra một chứng từ riêng lẻ.

Bước 3: Xác định hướng xử lý

Sau khi rà soát, Navi phân loại:

➤ Hồ sơ đúng → giải trình và cung cấp tài liệu chứng minh.

➤ Có sai sót → xác định nội dung cần điều chỉnh.

➤ Thiếu hồ sơ → xác định tài liệu cần bổ sung.

➤ Có nghĩa vụ đóng bổ sung → tính toán và hướng dẫn doanh nghiệp xử lý theo quy định.

Bước 4: Soạn hồ sơ giải trình

Navi chuẩn bị nội dung giải trình và sắp xếp các tài liệu chứng minh theo từng vấn đề.

Mục tiêu là để cơ quan BHXH có thể đối chiếu nhanh giữa nội dung giải trình và chứng từ thực tế.

Bước 5: Thay mặt doanh nghiệp thực hiện thủ tục

Trong phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền, Kế toán Navi hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc nộp hồ sơ, trao đổi và bổ sung tài liệu theo yêu cầu của cơ quan BHXH.

Bước 6: Theo dõi và bàn giao kết quả

Navi theo dõi phản hồi, xử lý yêu cầu bổ sung nếu phát sinh và thông báo lại cho doanh nghiệp.

Kết quả cuối cùng có thể là hồ sơ được chấp nhận, yêu cầu điều chỉnh dữ liệu, truy đóng hoặc các hướng xử lý khác tùy nội dung thực tế.

VII. Câu hỏi thường gặp về dịch vụ giải trình với cơ quan BHXH

1. Cơ quan BHXH yêu cầu giải trình thì doanh nghiệp có bắt buộc phải thực hiện không?

Nếu cơ quan BHXH có yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin, hồ sơ hoặc làm rõ nội dung thuộc phạm vi quản lý thì doanh nghiệp cần phối hợp và thực hiện theo yêu cầu.

Không nên bỏ qua hoặc trả lời sơ sài vì nội dung giải trình có thể liên quan trực tiếp đến việc xác định nghĩa vụ đóng và quyền lợi BHXH của người lao động.

2. Giải trình BHXH có phải là doanh nghiệp đang bị phạt không?

Không nhất thiết.

Giải trình có thể chỉ nhằm làm rõ một thông tin hoặc dữ liệu mà cơ quan BHXH cần kiểm tra. Tuy nhiên, nếu qua rà soát xác định doanh nghiệp có hành vi vi phạm thì có thể phát sinh nghĩa vụ khắc phục hoặc xử lý vi phạm theo quy định.

Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và BHXH.

3. Nếu giải trình phát hiện doanh nghiệp đóng thiếu BHXH thì có phải xử lý không?

Tùy nguyên nhân và thời kỳ phát sinh, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hồ sơ, truy đóng phần còn thiếu và xử lý các nghĩa vụ liên quan theo quy định.

Do đó, không nên cố giải trình theo hướng phủ nhận sai sót khi hồ sơ thực tế đã thể hiện rõ vấn đề.

4. Kế toán Navi có thể thay doanh nghiệp làm việc với cơ quan BHXH không?

Trong phạm vi doanh nghiệp ủy quyền và hồ sơ dịch vụ, Kế toán Navi có thể hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị, nộp, theo dõi và trao đổi về hồ sơ giải trình với cơ quan BHXH.

Đối với những nội dung cần người đại diện theo pháp luật trực tiếp ký, xác nhận hoặc làm việc, Navi sẽ thông báo để doanh nghiệp thực hiện đúng thẩm quyền.

5. Hồ sơ giải trình bị yêu cầu bổ sung thì doanh nghiệp phải làm lại từ đầu không?

Không nhất thiết.

Trước tiên cần xác định cơ quan BHXH đang yêu cầu bổ sung tài liệu nào và nhằm làm rõ vấn đề gì. Navi sẽ tiếp tục rà soát phần còn thiếu, bổ sung hồ sơ và hoàn thiện nội dung giải trình theo yêu cầu thay vì làm lại toàn bộ hồ sơ nếu không cần thiết.

Xem thêm:

► Dịch vụ hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp

► Dịch vụ tư vấn pháp luật lao động và BHXH

►Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội 

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.