Dịch vụ đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu

Đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu chỉ từ 1.500.000 đồng – Nhanh chóng, đúng quy định

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới phát sinh nhân sự, việc thực hiện các thủ tục pháp lý về lao động luôn là bài toán đau đầu. Trong đó, đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu là nghĩa vụ bắt buộc nhằm đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động và giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Tuy nhiên, quy trình phức tạp, hồ sơ dễ bị trả lại khiến nhiều đơn vị gặp khó khăn. Thấu hiểu điều đó, Kế Toán Navi mang đến dịch vụ đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu cho doanh nghiệp trọn gói, nhanh chóng với chi phí tối ưu nhất.

I. Dịch vụ đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu là gì?

Đăng ký mã đơn vị BHXH là thủ tục đầu tiên doanh nghiệp cần thực hiện khi bắt đầu tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Hiểu đơn giản, mã đơn vị BHXH là mã do cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp để quản lý toàn bộ việc tham gia BHXH, BHYT và BHTN của doanh nghiệp. Có mã này, doanh nghiệp mới có thể thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến bảo hiểm.

Sau khi được cấp mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp có thể:

• Báo tăng, báo giảm lao động.
• Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên.
• Thực hiện đóng BHXH hằng tháng.
• Giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.
• Cấp thẻ BHYT và giải quyết các chế độ bảo hiểm cho người lao động.

Với dịch vụ đăng ký BHXH lần đầu của Kế toán Navi, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp hồ sơ cơ bản. Chúng tôi sẽ thay bạn chuẩn bị hồ sơ, nộp đến cơ quan BHXH, theo dõi kết quả và bàn giao mã đơn vị để doanh nghiệp nhanh chóng thực hiện các thủ tục bảo hiểm cho người lao động.

1. Ai nên sử dụng dịch vụ đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu?

Không phải tất cả doanh nghiệp mới thành lập đều phải đăng ký BHXH ngay. Tuy nhiên, ngay khi doanh nghiệp có người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc thì phải thực hiện đăng ký.

Các đối tượng phải tham gia BHXH gồm:

• Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên.
• Người lao động ký hợp đồng xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn.
• Người quản lý doanh nghiệp có hưởng tiền lương.
• Một số trường hợp khác theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội.

Nếu doanh nghiệp đã ký hợp đồng lao động nhưng chưa đăng ký BHXH đúng thời hạn thì có thể bị xử lý theo quy định hiện hành.

2. Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký BHXH lần đầu?

Theo quy định, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng, doanh nghiệp bắt buộc phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm cho cơ quan thẩm quyền.

Nếu chậm trễ, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính từ 12% – 15% tổng số tiền chậm đóng (tối đa không quá 75.000.000 VNĐ) theo Nghị định của Chính phủ.

II. Chi phí dịch vụ đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu

Để giúp doanh nghiệp chủ động trong ngân sách, Kế Toán Navi xin gửi đến quý khách hàng bảng báo giá chi tiết và công khai cho thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu.

1. Bảng báo giá dịch vụ trọn gói

Chi phí dịch vụ được tính linh hoạt dựa trên số lượng người lao động (NLĐ) cần tham gia bảo hiểm tại thời điểm đăng ký ban đầu:

BẢNG GIÁ DỊCH VỤ ĐĂNG KÝ BHXH LẦN ĐẦU

2. Dịch vụ bao gồm những gì?

Khi lựa chọn dịch vụ của Navi, quý doanh nghiệp sẽ được bàn giao trọn gói các kết quả sau mà không cần tốn thời gian đi lại:

• Thực hiện thủ tục đăng ký mã đơn vị cho doanh nghiệp tại cơ quan BHXH quận/huyện quản lý trực tiếp.

• Đăng ký tài khoản và thiết lập giao dịch điện tử BHXH (kết nối với chữ ký số của doanh nghiệp).

• Thực hiện thủ tục báo tăng lao động ban đầu để nhân sự được cấp sổ BHXH và thẻ BHYT.

III. Hồ sơ dịch vụ đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu 

Một trong những nguyên nhân khiến hồ sơ bị trả lại nhiều nhất là chuẩn bị thiếu giấy tờ hoặc kê khai sai biểu mẫu. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi nộp đến cơ quan BHXH.

Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị

Thông thường, doanh nghiệp sẽ cần các giấy tờ sau:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Ảnh chụp Căn cước công dân (CCCD) của người lao động.
• Danh sách người lao động tham gia BHXH.
• Hợp đồng lao động đã ký với người lao động.
• Thông tin mức lương đóng BHXH.
• Các biểu mẫu theo quy định của cơ quan BHXH.

Đối với người lao động chưa từng tham gia BHXH, cần bổ sung thêm tờ khai thông tin cá nhân theo mẫu.

Lưu ý: Thành phần hồ sơ có thể thay đổi tùy từng trường hợp và từng địa phương. Nếu chuẩn bị chưa đúng, doanh nghiệp sẽ phải bổ sung hồ sơ và kéo dài thời gian xử lý.

IV. Quy trình đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu

Thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH không chỉ đơn giản là nộp hồ sơ. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự theo quy định của cơ quan Bảo hiểm xã hội để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng.

Dưới đây là quy trình đăng ký BHXH lần đầu.

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Doanh nghiệp chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tin người đại diện theo pháp luật.
• Danh sách người lao động tham gia BHXH.
• Hợp đồng lao động và các giấy tờ liên quan.

Sau đó, kê khai các biểu mẫu theo quy định của cơ quan BHXH.

Bước 2. Nộp hồ sơ đăng ký mã đơn vị BHXH

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp đến cơ quan BHXH quản lý bằng một trong các hình thức sau:

• Nộp hồ sơ điện tử thông qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam.
• Nộp qua phần mềm giao dịch BHXH điện tử.
• Một số trường hợp có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH theo yêu cầu của từng địa phương.

Cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin doanh nghiệp cung cấp.

Bước 3. Cấp mã đơn vị BHXH

Khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp.

Đây là mã quản lý duy nhất của doanh nghiệp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội và là điều kiện để thực hiện các nghiệp vụ như:

• Báo tăng, báo giảm lao động.
• Đóng BHXH, BHYT, BHTN.
• Điều chỉnh thông tin người lao động.
• Thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.

Thông thường, thời gian cấp mã đơn vị từ 01–07 ngày làm việc, tùy theo từng địa phương và tình trạng hồ sơ.

Bước 4. Báo tăng người lao động tham gia BHXH

Sau khi được cấp mã đơn vị, doanh nghiệp tiến hành lập hồ sơ báo tăng lao động tham gia BHXH.

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ kê khai thông tin của từng người lao động như:

• Họ và tên.
• Số định danh cá nhân hoặc CCCD.
• Mức lương đóng BHXH.
• Chức danh công việc.
• Thời điểm bắt đầu tham gia BHXH.

Đối với người lao động đã có mã số BHXH, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện báo tăng. Trường hợp người lao động chưa có mã số BHXH, cơ quan BHXH sẽ cấp mới theo quy định.

Bước 5. Đóng tiền BHXH và hoàn tất thủ tục

Sau khi hồ sơ báo tăng được phê duyệt, doanh nghiệp thực hiện đóng tiền BHXH theo thông báo của cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Khi hoàn thành nghĩa vụ đóng bảo hiểm, người lao động sẽ được ghi nhận quá trình tham gia BHXH và được cấp thẻ BHYT theo quy định.

Đến đây, doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục đăng ký BHXH lần đầu và có thể thực hiện các nghiệp vụ BHXH phát sinh trong quá trình hoạt động.

V. Vì sao nên sử dụng dịch vụ của Kế Toán Navi?

Nếu tự thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị lần đầu, doanh nghiệp thường phải mất ít nhất 12 ngày làm việc (7 ngày xin cấp mã và 5 ngày báo tăng lao động) do chưa quen biểu mẫu và quy trình. Khi đồng hành cùng Navi, bạn sẽ nhận được những giá trị vượt trội:

► Thực hiện nhanh chóng: Nhờ quy trình điện tử hóa, Navi giúp doanh nghiệp nhận kết quả cấp mã và hoàn thành báo tăng chỉ trong vòng 5 ngày làm việc.

► Hạn chế tối đa hồ sơ bị trả: Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán – thuế – bảo hiểm, đội ngũ chuyên viên của Navi đảm bảo hồ sơ chuẩn xác ngay từ lần nộp đầu tiên.

► Tiết kiệm thời gian và chi phí: Chủ doanh nghiệp không cần phân bổ nhân sự đi lại, xếp hàng tại cơ quan bảo hiểm, tối ưu hóa thời gian để tập trung kinh doanh.

► Hỗ trợ tận tâm sau dịch vụ: Hướng dẫn doanh nghiệp cách trích nộp tiền hàng tháng chính xác (Doanh nghiệp đóng 22%, Người lao động đóng 10.5%, Kinh phí công đoàn 2%), tránh bị phạt chậm nộp.

► Tư vấn miễn phí các vấn đề liên quan: Khách hàng được tư vấn miễn phí về luật lao động, xây dựng thang bảng lương và cách tối ưu chi phí bảo hiểm hợp lý.

VI. Câu hỏi thường gặp về dịch vụ đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu

Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có lao động có phải đăng ký không?

► Nếu doanh nghiệp mới thành lập, chỉ có thành viên góp vốn/giám đốc và chưa phát sinh việc thuê mướn nhân sự nhận lương, doanh nghiệp chưa cần đăng ký mã đơn vị ngay. Thời hạn 30 ngày bắt buộc chỉ tính từ khi doanh nghiệp phát sinh hợp đồng lao động đầu tiên.

Đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu mất bao lâu?

► Thông thường, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị trong khoảng 01–07 ngày làm việc. Thời gian thực tế có thể thay đổi tùy theo từng địa phương và số lượng hồ sơ đang xử lý.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

► Thông thường, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
  • Danh sách người lao động tham gia BHXH.
  • Hợp đồng lao động.
  • Các biểu mẫu theo quy định của cơ quan BHXH.

Nếu sử dụng dịch vụ của Navi, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp hồ sơ cơ bản, chúng tôi sẽ hỗ trợ hoàn thiện toàn bộ thủ tục còn lại.

Có thể đăng ký BHXH hoàn toàn online không?

► Có. Hiện nay, phần lớn hồ sơ được thực hiện thông qua cổng giao dịch điện tử của cơ quan BHXH hoặc phần mềm giao dịch BHXH điện tử. Một số địa phương vẫn có thể yêu cầu bổ sung hồ sơ giấy trong từng trường hợp cụ thể.

Nếu đăng ký chậm có bị xử phạt không?

► Doanh nghiệp có trách nhiệm tham gia BHXH cho người lao động đúng thời hạn theo quy định. Việc đăng ký hoặc đóng BHXH chậm có thể dẫn đến truy thu hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật, tùy từng trường hợp.

Sau khi được cấp mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp cần làm gì?

► Sau khi có mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp sẽ thực hiện báo tăng người lao động, đăng ký tham gia BHXH và đóng bảo hiểm theo quy định để người lao động được hưởng đầy đủ các chế độ.

Navi có hỗ trợ báo tăng lao động sau khi đăng ký mã đơn vị không?

► Có. Ngoài dịch vụ đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu, Navi còn hỗ trợ báo tăng, báo giảm lao động, điều chỉnh thông tin BHXH, chốt sổ BHXH và các thủ tục phát sinh khác trong quá trình doanh nghiệp hoạt động.

Có bắt buộc phải đăng ký mã đơn vị không?

► Có. Đây là nghĩa vụ bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp có sử dụng lao động theo hợp đồng từ 1 tháng trở lên. Việc trốn đóng, chậm đóng sẽ bị phạt tiền và truy thu theo quy định.

Kết luận

Dịch vụ đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng uy tín và giữ chân người lao động. Thay vì tiêu tốn hàng tuần liền để tự mày mò hồ sơ, đối mặt với nguy cơ bị trả duyệt hay phạt chậm nộp, hãy để Kế Toán Navi đồng hành và giải quyết thay bạn.

Với chi phí tối ưu chỉ từ 1.500.000 VNĐ cùng quy trình trọn gói, nhanh chóng trong 7 ngày làm việc, Navi cam kết mang lại sự an tâm tuyệt đối để quý doanh nghiệp tập trung bứt phá kinh doanh.

Đừng để thủ tục hành chính làm chậm bước tiến của doanh nghiệp! Liên hệ ngay với Kế Toán Navi qua Hotline: 0968.153.486 để được chuyên viên tư vấn chi tiết và nhận báo giá chính xác nhất cho đơn vị của bạn.

Xem thêm:

► Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp 

► Dịch vụ báo tăng lao động tham gia BHXH

► Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội 

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.