Xuất HĐ cho người mua không lấy hóa đơn từ 01/06/2025 như thế nào?

Từ ngày 01/6/2025, theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các tổ chức cung cấp dịch vụ phải bắt buộc xuất hóa đơn kể cả khi khách hàng cá nhân không yêu cầu lấy hóa đơn. Vậy trong thực tế, khi gặp người mua không lấy hóa đơn thì doanh nghiệp cần xử lý như thế nào để đúng luật và tránh bị xử phạt?

1. Quy định bắt buộc phải lập hóa đơn khi bán hàng, kể cả không lấy

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mọi trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán đều phải lập hóa đơn giao cho người mua, không phụ thuộc vào việc người mua có yêu cầu hay không.

Quy định này áp dụng cho mọi loại giao dịch, bao gồm:

Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường;
Giao dịch khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu;
Các hình thức cho, biếu, tặng, hoặc dùng để trả thay lương cho người lao động;
Hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ (trừ hàng luân chuyển nội bộ để sản xuất);
Xuất hàng hóa để cho vay, mượn hoặc hoàn trả;
Các trường hợp lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử (theo Điều 19).

Ngoài ra, hóa đơn điện tử phải đảm bảo chuẩn định dạng dữ liệu của cơ quan thuế theo Điều 12, và nội dung hóa đơn phải đầy đủ như quy định tại Điều 10 của Nghị định.

Do đó, dù khách hàng không lấy hóa đơn, người bán vẫn phải lập hóa đơn và lưu trữ đầy đủ theo quy định pháp luật.

2. Mức xử phạt nếu không xuất hóa đơn

Nếu không lập hóa đơn trong các trường hợp bắt buộc, người bán có thể bị xử phạt hành chính theo khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể:

Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định;
- Không lập hóa đơn với giao dịch khuyến mại, hàng mẫu, biếu tặng, trả thay lương, ngoại trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ.

Đây là mức phạt áp dụng cho mỗi hành vi vi phạm, nên nếu doanh nghiệp không lập hóa đơn thường xuyên, mức xử phạt có thể lũy kế rất cao.

3. Hướng dẫn xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn

Theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trong trường hợp khách hàng là cá nhân không lấy hóa đơn, người bán vẫn lập hóa đơn như sau:

3.1 Trường hợp không cần ghi đủ thông tin người mua

Một số giao dịch đặc thù được miễn ghi thông tin chi tiết của người mua như:

Hóa đơn điện tử bán tại siêu thị, trung tâm thương mại:
- Người mua là cá nhân không kinh doanh thì không bắt buộc ghi: tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký số của người mua.
Hóa đơn điện tử bán xăng dầu:
- Với khách hàng cá nhân không kinh doanh, không bắt buộc có các chỉ tiêu: tên, địa chỉ, MST, chữ ký số của người mua.
Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ:
- Không bắt buộc có chữ ký số người bán (trừ khi do cơ quan thuế cấp mã);
- Không cần các tiêu thức của người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế và thuế suất GTGT;
- Nếu tem, vé, thẻ có sẵn mệnh giá thì cũng không cần: đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
Dịch vụ vận tải hàng không xuất vé qua website hoặc sàn thương mại điện tử:
- Nếu lập theo thông lệ quốc tế, hóa đơn không cần: ký hiệu hóa đơn, mẫu số, số thứ tự, thuế suất, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán.
Hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng:
- Không cần: tên, địa chỉ, MST của người mua, chữ ký số của người mua.

3.2 Trường hợp vẫn lập hóa đơn nhưng không gửi cho khách

Trong thực tế, nhiều khách hàng cá nhân chỉ cần thanh toán mà không lấy hóa đơn. Trong trường hợp đó:

Doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn, nhưng có thể không gửi hóa đơn cho khách;
Hóa đơn này vẫn phải lưu trữ nội bộ, báo cáo thuế và kê khai đúng quy định;
Doanh nghiệp có thể ghi chung thông tin người mua là: “Người mua không cung cấp thông tin” hoặc không ghi thông tin người mua nếu thuộc các trường hợp được miễn.

Việc này giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ quy định pháp luật, vừa tránh bị xử phạt trong kỳ thanh tra, kiểm tra thuế.

4. Một số lưu ý khi xuất hóa đơn cho người mua không lấy hóa đơn

Nên thiết lập quy trình nội bộ rõ ràng về việc xuất hóa đơn cho khách lẻ, khách cá nhân;
Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử cần có chức năng tự động lưu trữ các hóa đơn không gửi cho khách;
Không nên chờ khách yêu cầu mới lập hóa đơn – bởi luật quy định phải lập hóa đơn tại thời điểm cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
Không được cố tình lập sai thông tin để tránh lập hóa đơn – điều này có thể bị xử lý nặng hơn nếu cơ quan thuế phát hiện.

Từ ngày 01/6/2025, việc bắt buộc xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn là nghĩa vụ bắt buộc của người bán. Dù khách hàng không lấy hoặc không yêu cầu hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn đúng theo quy định để tránh bị xử phạt.

Hướng dẫn chi tiết trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ các trường hợp được miễn ghi thông tin người mua và cách lập hóa đơn đúng luật. Đừng chủ quan với những hóa đơn lẻ hoặc đơn hàng nhỏ – vì pháp luật không có ngoại lệ nào cho trường hợp “khách không lấy thì khỏi lập”.

Xem thêm:

>> Xóa bỏ thuế khoán đối với HKD

>> Thành lập doanh nghiệp

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Ketoannavi hãy gọi ngay: