Hóa đơn điện tử giá rẻ

Đăng ký hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc đối với các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số và tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn chứng từ. Việc đăng ký đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch tài chính.

Hãy cùng Navi tìm hiểu chi tiết hồ sơ, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử giá rẻ trong bài viết dưới đây nhé!

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử?

Để thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử một cách hợp pháp và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ và tuân thủ quy trình đăng ký. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

1.1 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử có thể xem là một trong những yếu tố quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần triển khai khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Để quá trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các điều kiện sau:

– Chữ ký số hợp lệ

+ Doanh nghiệp cần đăng ký và sử dụng chữ ký số đúng quy định pháp luật.

+ Lưu ý: Chữ ký số phải còn hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử.

+ Chữ ký số được dùng để ký hóa đơn, gửi tờ khai thuế và các thủ tục điện tử khác với cơ quan thuế.

– Kết nối Internet ổn định

Hệ thống máy tính của doanh nghiệp cần đảm bảo kết nối internet liên tục để phục vụ:

+ Kê khai, phát hành hóa đơn điện tử

+ Truy xuất, tra cứu và lưu trữ hóa đơn

+ Gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định

–  Hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử

+ Doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống lưu trữ đáp ứng:

+ Thời hạn bảo quản tối thiểu 10 năm

+ Khả năng truy xuất, sao lưu, chống sửa đổi, mất mát dữ liệu

Hoặc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT có hạ tầng bảo mật mạnh, được Tổng cục Thuế công nhận.

– Đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm HĐĐT

Doanh nghiệp nên đào tạo kế toán, nhân viên bán hàng nắm vững cách:

+ Lập, ký, gửi hóa đơn điện tử

+ Xử lý sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế

+ Báo cáo, tra cứu hóa đơn khi cần

Ưu tiên chọn nhà cung cấp phần mềm có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7 để được tư vấn và xử lý sự cố kịp thời.

– Phần mềm tích hợp hóa đơn điện tử

+ Nếu có phần mềm bán hàng, ERP hoặc kế toán, doanh nghiệp nên chọn phần mềm hóa đơn điện tử có thể tích hợp.

+ Tích hợp giúp:

* Đồng bộ dữ liệu bán hàng – hóa đơn – sổ sách kế toán

* Tiết kiệm thời gian và giảm sai sót thủ công

+ Tuy nhiên, theo thực tế triển khai tại một số địa phương, cơ quan thuế không bắt buộc doanh nghiệp mới thành lập phải có phần mềm kế toán/bán hàng ngay từ đầu. Do đó, doanh nghiệp nên trao đổi trước với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để có hướng dẫn phù hợp.

Việc chuẩn bị đầy đủ hạ tầng và nguồn lực trước khi đăng ký hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc để quản lý tài chính – kế toán hiệu quả và chuyên nghiệp ngay từ những ngày đầu hoạt động.

1.2 Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo quy định.

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:

– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

– Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

– Mẫu hóa đơn điện tử (do nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).

Lưu ý quan trọng:

– Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Mẫu hóa đơn phải được scan và tổng hợp thành một tệp duy nhất dưới định dạng Word (.doc).

– Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token để đảm bảo tính pháp lý khi phát hành hóa đơn.

2. Bảng phí dịch vụ hóa đơn điện tử tại Kế toán Navi

Cung cấp bởi EasyInvoice

3. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 13 và Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử dành cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được thực hiện theo trình tự sau:

– Bước 1: Khai và nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

+ Mẫu tờ khai: 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA – Nghị định 123)

Hộ kinh doanh thực hiện khai báo thông tin và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

+  Hướng dẫn chi tiết cách điền Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

* Điền thông tin người nộp thuế:

** Tên người nộp thuế, mã số thuế

** Cơ quan thuế quản lý

** Người liên hệ, địa chỉ, điện thoại, email

* Chọn hình thức hóa đơn sử dụng:

** Hóa đơn có mã của cơ quan thuế

** Hoặc hóa đơn không có mã của cơ quan thuế (nếu đủ điều kiện)

* Chọn phương thức thanh toán phí dịch vụ hóa đơn điện tử có mã:

** Có trả phí

** Không trả phí (áp dụng với một số đối tượng ưu tiên)

* Chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế:

** Trực tiếp qua phần mềm

** Qua tổ chức trung gian

* Chọn loại hóa đơn sử dụng:

** Hóa đơn GTGT

** Hóa đơn bán hàng

** Hóa đơn bán tài sản công

** Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

** Các loại hóa đơn, chứng từ khác theo quy định

* Khai báo chứng thư số (chữ ký số)

Điền danh sách chữ ký số đang sử dụng

* Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)

* Ký tên và ghi rõ ngày tháng trên tờ khai

– Bước 2: Tiếp nhận thông báo xác nhận từ cơ quan thuế

Sau khi gửi hồ sơ đăng ký, hệ thống Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo xác nhận tiếp nhận tờ khai về địa chỉ email đã đăng ký với cơ quan thuế.

– Bước 3: Phản hồi từ cơ quan thuế

+ Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phản hồi kết quả đăng ký thông qua mẫu: 01/TB-ĐKĐT – Thông báo chấp nhận hoặc từ chối đăng ký HĐĐT (Phụ lục IB – Nghị định 123)

+ Trường hợp chấp thuận: Hộ kinh doanh chính thức được sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123.

+ Trường hợp từ chối: Cần điều chỉnh hoặc bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan thuế, sau đó nộp lại để được xét duyệt.

– Lưu ý quan trọng

* Từ thời điểm được chấp thuận đăng ký HĐĐT:

* Phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định cũ

* Hóa đơn giấy chưa sử dụng nhưng đã thông báo phát hành trước đó phải tiêu hủy theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123

* Doanh nghiệp, hộ kinh doanh không cần thông báo phát hành hóa đơn, mẫu số, số lượng hóa đơn với cơ quan thuế như trước đây.

* Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử năm 2025 đã được tinh giản đáng kể, giúp hộ kinh doanh dễ dàng thực hiện trên nền tảng điện tử mà không cần thông báo phát hành như trước.

* Nếu bạn là hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh đang chuẩn bị triển khai hóa đơn điện tử, đừng quên:

** Chuẩn bị chữ ký số

** Có kết nối internet

** Và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo tích hợp – lưu trữ – hỗ trợ tốt nhất.

4. Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

– Trong vòng một ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp đến doanh nghiệp, hộ kinh doanh, thông báo về việc đăng ký được chấp nhận hay bị từ chối.

– Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo phương thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế (theo quy định tại điểm b1, khoản 3, Điều 22 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và được cơ quan thuế chấp thuận, nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế để thiết lập hạ tầng kỹ thuật, kiểm thử kết nối và truyền nhận dữ liệu, thì cần thực hiện các bước sau:

+ Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo từ cơ quan thuế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải hoàn thiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp triển khai kết nối. Quá trình kết nối này diễn ra trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi Tổng cục Thuế tiếp nhận yêu cầu từ doanh nghiệp.

– Nếu kiểm thử kết nối và truyền nhận dữ liệu thành công, doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ tiến hành gửi dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

+ Trường hợp quá 05 ngày làm việc mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh không thông báo để phối hợp kết nối hoặc kết quả kiểm thử không đạt yêu cầu, doanh nghiệp phải thay đổi hình thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký lại theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử) tại Phụ lục IA – Nghị định 123/2020/NĐ-CP và chuyển dữ liệu thông qua đơn vị trung gian có chức năng kết nối, truyền nhận và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

5. Doanh nghiệp cần làm gì khi cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử giá rẻ?

Các công việc cần thực hiện khi cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là bước quan trọng giúp doanh nghiệp chính thức áp dụng hóa đơn điện tử trong quá trình kinh doanh. Sau khi nhận được sự chấp nhận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các bước như cài đặt phần mềm, tạo và phát hành hóa đơn đúng quy định.

– Sau khi cơ quan thuế chấp thuận đăng ký, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải:

+ Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã được thông báo phát hành theo các quy định trước đó.

+ Tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Quy trình và thủ tục tiêu hủy được thực hiện theo Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà không phải trả phí dịch vụ, cần thực hiện các bước sau:

+ Cơ quan thuế quản lý sẽ tiến hành kiểm tra định kỳ hàng tháng.

+ Chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, theo thông báo từ cơ quan thuế.

+ Cập nhật thông tin khi có thay đổi liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Lưu ý: Đối với các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ thực hiện kiểm tra định kỳ và thông báo nếu doanh nghiệp thuộc diện phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, để thực hiện đăng ký theo hướng dẫn đã nêu.

6. Những trường hợp nào hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?

– Việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có thể xảy ra khi hộ kinh doanh không còn đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của cơ quan thuế. Các trường hợp này cần được hiểu rõ để tránh sai sót trong việc kê khai và sử dụng hóa đơn.

– Theo khoản 1, Điều 16 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh cần ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế trong các trường hợp sau:

+ Hộ kinh doanh bị hủy mã số thuế.

+ Hộ kinh doanh bị cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký kinh doanh.

+ Hộ kinh doanh thông báo tạm ngừng kinh doanh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

+ Hộ kinh doanh nhận thông báo từ cơ quan thuế yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

+ Hộ kinh doanh bị phát hiện có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hoặc hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, và cơ quan chức năng thông báo cho cơ quan thuế.

+ Hộ kinh doanh bị phát hiện có hành vi lập hóa đơn điện tử để bán khống hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nhằm chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân, và cơ quan chức năng thông báo cho cơ quan thuế.

7. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh

Kể từ ngày 01/6/2025, việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trở thành bắt buộc đối với một số nhóm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

7.1. Ai bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu thuộc ít nhất một trong các trường hợp sau:

–  Doanh thu khoán trên 1 tỷ đồng/năm

– Có sử dụng máy tính tiền trong hoạt động bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ

– Có quy mô đạt ngưỡng doanh nghiệp siêu nhỏ, đang nộp thuế theo phương pháp kê khai, gồm:

+ Doanh thu năm không vượt quá 3 tỷ đồng (đối với lĩnh vực thương mại – dịch vụ)

+ Lao động không vượt quá 10 người

Các lĩnh vực áp dụng tiêu biểu: Ăn uống, bán lẻ hàng hóa, siêu thị mini, spa – thẩm mỹ, thời trang, hiệu thuốc, điện thoại – điện máy, phòng gym…

7.2. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

– Bước 1: Xác định thuộc diện áp dụng

Trước tiên, hộ kinh doanh cần kiểm tra đối chiếu điều kiện nêu trên để xác định có thuộc diện bắt buộc áp dụng hay không.

– Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

+ Nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA – Nghị định 70/2025/NĐ-CP) theo 1 trong 2 hình thức:

* Qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nơi bạn đăng ký phần mềm máy tính tiền)

* Qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn (áp dụng nếu được miễn phí dịch vụ hoặc có kết nối trực tiếp với hệ thống thuế)

+ Trường hợp đặc biệt:

Hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh thường trú tại Việt Nam (như hoạt động qua sàn thương mại điện tử, nền tảng số) cũng phải đăng ký theo hình thức này.

– Bước 3: Nhận thông báo tiếp nhận từ cơ quan thuế

+ Tổng cục Thuế sẽ gửi Thông báo tiếp nhận đăng ký (mẫu 01/TB-TNĐT):

+ Qua email đã đăng ký, hoặc

+ Trên cổng thông tin/tài khoản dịch vụ của tổ chức cung cấp HĐĐT

– Bước 4: Nhận kết quả đăng ký

Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo chấp nhận hoặc từ chối qua mẫu:

+ Mẫu 01/TB-ĐKĐT – Thông báo về việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

+ Trường hợp được chấp thuận, hộ kinh doanh có thể bắt đầu khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo đúng quy định.

+ Trường hợp bị từ chối, cần điều chỉnh thông tin và nộp lại hồ sơ theo hướng dẫn.

– Một số lưu ý quan trọng

+ Không cần thông báo phát hành hóa đơn như trước đây

+ Có thể tích hợp máy tính tiền với phần mềm kế toán, bán hàng để tự động lập hóa đơn

+ Hộ kinh doanh nên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín, có kết nối với cơ quan thuế để đảm bảo đồng bộ dữ liệu, tránh sai sót

+ Việc triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là một bước quan trọng trong chuyển đổi số và kiểm soát minh bạch thuế đối với hộ kinh doanh, đặc biệt trong các ngành bán lẻ và dịch vụ.

+ Nếu bạn là hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc áp dụng từ 01/6/2025, hãy chủ động đăng ký sớm và chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Xem thêm:

>> Thêm cổ đông

>> Chữ ký số (Token) giá rẻ

>> Thành lập doanh nghiệp

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Ketoannavi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được tư vấn miễn phí.