Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty năm 2025: Hướng dẫn A-Z dành cho doanh nghiệp.

Bạn đang mở rộng hoạt động kinh doanh và muốn thiết lập hiện diện pháp lý tại một địa phương khác? Hoặc công ty bạn có chiến lược thâm nhập thị trường mới nhưng chưa cần đến một chi nhánh đầy đủ chức năng? Giải pháp lý tưởng chính là văn phòng đại diện.

Tuy nhiên, việc thành lập văn phòng đại diện đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ pháp lý chặt chẽ. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty năm 2025, từ điều kiện pháp lý, quy trình chi tiết đến những lưu ý thực tế. Dù bạn là doanh nghiệp trong nước hay công ty nước ngoài, bạn đều sẽ tìm thấy thông tin mình cần. 

1. Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

“Điều 44. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

1. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.”

Theo đó, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp, không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời.

Chức năng chính:

• Làm cầu nối liên lạc, giao dịch với đối tác.
• Thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường.
• Hỗ trợ tiếp thị, quảng bá thương hiệu.
• Không được phép ký hợp đồng hay hạch toán độc lập.

Văn phòng đại diện là cánh tay nối dài của công ty mẹ, không có doanh thu trực tiếp nhưng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động hậu cần, quan hệ khách hàng và mở rộng thị trường. 

2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện.

Căn cứ theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

“Điều 40. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
2. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.

3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.”

Bạn không thể thành lập văn phòng đại diện nếu doanh nghiệp của bạn chưa được đăng ký chính thức. Ngoài ra, bạn cần lưu ý các điều kiện sau:

• Văn phòng đại diện không được đặt tại nhà chung cư, tập thể.
• Tên gọi phải chứa cụm từ “văn phòng đại diện” theo sau tên công ty.
• Người đứng đầu văn phòng đại diện không được ký kết hợp đồng kinh doanh.
• Mỗi văn phòng đại diện cần có địa chỉ rõ ràng, hợp pháp.
• Không có chức năng kinh doanh và không phát sinh nghĩa vụ thuế môn bài nếu không hoạt động sản xuất, kinh doanh. 

3. Quy trình & thủ tục thành lập văn phòng đại diện năm 2025.

Căn cứ theo quy định Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

“Điều 45. Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh

1. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. 
2. Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
   b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

    

3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do. 
4. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. 
5. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh. 

6. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”

Đây là phần quan trọng nhất: Các bước thực hiện được chuẩn hóa và áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Thông báo lập văn phòng đại diện (theo mẫu quy định).
• Biên bản họp và quyết định thành lập văn phòng đại diện:
  • Hội đồng quản trị (Công ty CP).
  • Hội đồng thành viên (Công ty TNHH 2 TV trở lên).
  • Quyết định của chủ sở hữu (Công ty TNHH MTV).
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu.
• Bản sao y công chứng CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật).
• CCCD/hộ chiếu của người đi nộp hồ sơ.

Bước 2: Soạn thảo và ký hồ sơ.

Thông tin cần có:

• Tên văn phòng đại diện.
• Địa chỉ văn phòng đại diện.
• Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện.

Thời gian soạn hồ sơ thường chỉ mất 1–2 ngày nếu đủ giấy tờ.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký Kinh doanh.

3 cách nộp hồ sơ:

• Trực tiếp: đến Sở Kế hoạch & Đầu tư.
• Qua bưu điện: sử dụng dịch vụ VNPost.
• Trực tuyến: qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).

Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.

Trong vòng 03 ngày làm việc, bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện nếu hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp mở văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi nhận giấy phép tại nước sở tại, công ty mẹ cần nộp thông tin về văn phòng đó cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại Việt Nam.

Bước 5: Khắc dấu văn phòng đại diện.

Không bắt buộc theo quy định, nhưng doanh nghiệp nên khắc dấu tròn để phục vụ việc ký đóng hồ sơ nội bộ hoặc giao dịch hành chính. Dấu có thể có thông tin:

• Tên văn phòng đại diện.
• Địa chỉ.
• Mã số doanh nghiệp.

4. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện chi tiết.

5. Ưu – Nhược điểm của văn phòng đại diện.

Ưu điểm:

• Không chịu thuế môn bài (nếu không kinh doanh).
• Thủ tục thành lập đơn giản hơn chi nhánh.
• Chi phí vận hành thấp, không cần kế toán riêng.
• Phù hợp để tiếp thị, xúc tiến thương mại và liên lạc khách hàng.

Nhược điểm:

• Không được ký hợp đồng kinh doanh.
• Không phát sinh doanh thu, không được hạch toán độc lập.
• Không thể thay thế hoàn toàn chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

6. Lưu ý khi vận hành văn phòng đại diện.

• Phải treo bảng hiệu: Nội dung bảng hiệu cần ghi rõ tên văn phòng đại diện, mã số doanh nghiệp và thông tin công ty mẹ.
• Thay đổi địa chỉ cần thủ tục thuế: Nếu di dời văn phòng đại diện sang quận/huyện khác, phải xác nhận nghĩa vụ thuế trước khi thay đổi.
• Hoạt động phải phù hợp với chức năng được đăng ký.

7. Q&A – Câu hỏi thường gặp về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty.

Câu hỏi 1: Văn phòng đại diện có được bán hàng không?

Không. Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng đại diện, không được kinh doanh, bán hàng, hoặc xuất hóa đơn.

Câu hỏi 2: Tôi có thể chuyển văn phòng đại diện thành chi nhánh được không?

Không thể chuyển đổi trực tiếp. Bạn phải:

– Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

– Đăng ký thành lập chi nhánh mới.

Câu hỏi 3: Văn phòng đại diện có phải kê khai thuế?

Không nếu không kinh doanh. Tuy nhiên, nếu có sử dụng lao động, phải đăng ký mã số thuế để kê khai thuế TNCN, bảo hiểm…

Câu hỏi 4: Công ty nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam cần thủ tục gì?

– Thủ tục theo Thông tư 143/2016/TT-BTC.
– Lệ phí cấp mới: 3.000.000 VNĐ/giấy phép.
– Gia hạn/sửa đổi: 1.500.000 VNĐ/giấy phép.

Trong một thị trường năng động như Việt Nam năm 2025, mở văn phòng đại diện là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp:

• Mở rộng thị trường dễ dàng.
• Tiếp cận khách hàng mục tiêu gần hơn.
• Tối ưu hóa chi phí và nhân lực.

Tuy nhiên, bạn cần nắm chắc quy trình pháp lý để tránh rủi ro và tiết kiệm thời gian. Nếu bạn muốn được tư vấn miễn phí và hỗ trợ trọn gói từ A-Z, hãy liên hệ với đội ngũ của chúng tôi – những người đã hỗ trợ hơn 1.000 doanh nghiệp lớn nhỏ thực hiện điều này thành công.

“Mở rộng tầm nhìn – Bắt đầu bằng một văn phòng đại diện”
Hãy để chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp bạn! 

Xem thêm:

>> Thủ tục thành lập công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh

>> Địa chỉ Thuế Cơ Sở 3 TP. Hồ Chí Minh từ ngày 01/07/2025

>> Thành lập doanh nghiệp

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Ketoannavi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được tư vấn miễn phí.