Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng theo TT200 và cách hạch toán

CÁCH HẠCH TOÁN TÀI KHOẢN 131 THEO THÔNG TƯ 200 – PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 (có hiệu lực từ ngày 1/1/2015), hệ thống kế toán thay đổi chế độ kế toán theo Quyết định số 15. Tài khoản 131 được sử dụng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp đối với khách hàng. Các khoản này bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.

Đồng thời, tài khoản 131 cũng đóng vai trò trong việc phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu Xây dựng Cơ bản (XDCB) với người giao thầu, liên quan đến khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.

Chức năng của tài khoản 131 không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát tình hình nợ phải thu một cách chặt chẽ mà còn cung cấp thông tin quan trọng về quá trình thanh toán và tương tác tài chính giữa doanh nghiệp và các đối tác, đặc biệt là khách hàng và những đối tác trong ngành Xây dựng Cơ bản.

1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 131 theo thông tư 200

a) Tài khoản 131 được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu và theo dõi tình trạng thanh toán của doanh nghiệp đối với khách hàng. Các khoản nợ này bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này cũng dùng để ghi nhận các khoản phải thu từ người nhận thầu XDCB về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Nó không áp dụng cho các giao dịch thu tiền ngay.

b) Các khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và nội dung phải thu. Theo dõi kỳ hạn thu hồi, có thể là trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo, và ghi chép từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu bao gồm các khách hàng mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, cũng như TSCĐ, bất động sản đầu tư, và các khoản đầu tư tài chính.

c) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản 131 đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.

d) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán cần phân loại khoản nợ thành nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi, hoặc nợ có khả năng không thu hồi được. Điều này cung cấp cơ sở để xác định số trích lập dự phòng cần thiết cho nợ khó đòi hoặc nợ không đòi được.

Tham khảo: Hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 200

đ) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận, nếu hàng hóa hoặc dịch vụ không đáp ứng thoả thuận hợp đồng, người mua có quyền yêu cầu giảm giá hoặc trả lại số hàng đã nhận.

e) Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Khi phát sinh nợ phải thu, cần quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh. Khi thu hồi nợ phải thu, cũng cần quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh. Doanh nghiệp cần đánh giá lại số dư nợ phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ và áp dụng tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại tại thời điểm lập báo cáo tài chính.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng

Bên Nợ:

• Ghi nhận số tiền phải thu từ khách hàng phát sinh trong kỳ do bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, và các khoản đầu tư tài chính.
• Ghi nhận số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
• Thực hiện đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ, đặc biệt trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam.

Bên Có:

• Ghi nhận số tiền khách hàng đã thanh toán nợ.
• Ghi nhận số tiền đã nhận ứng trước hoặc trả trước từ khách hàng.
• Ghi nhận khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại.
• Ghi nhận doanh thu từ số hàng đã bán bị người mua trả lại, bao gồm cả trường hợp có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT.
• Ghi nhận số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
• Thực hiện đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ, đặc biệt trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam.

Số dư bên Nợ:

• Ghi nhận số tiền còn phải thu từ khách hàng.
• Tài khoản này có thể có số dư bên Có, phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng, chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, cần lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

3.1. Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu như sau:

a) Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế. Các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán) Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế) Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

b) Trong trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

3.2. Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại:

Nợ TK 5213 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế) Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

3.3. Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán:

a) Trong trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá.

Tham khảo: Cách hạch toán tài khoản 128 – Đầu tư ngắn hạn theo thông tư 200

b) Trong trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:

Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5212)(giá chưa có thuế) Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá).