Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 (có hiệu lực từ ngày 1/1/2015), hệ thống kế toán thay đổi chế độ kế toán theo Quyết định số 15. Cách hạch toán tài khoản 131 theo thông tư 200, tài khoản 131 được sử dụng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp đối với khách hàng. Các khoản này bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ.
Đồng thời, tài khoản 131 cũng đóng vai trò trong việc phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu Xây dựng Cơ bản (XDCB) với người giao thầu, liên quan đến khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành.
Chức năng của tài khoản 131 không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát tình hình nợ phải thu một cách chặt chẽ mà còn cung cấp thông tin quan trọng về quá trình thanh toán và tương tác tài chính giữa doanh nghiệp và các đối tác, đặc biệt là khách hàng và những đối tác trong ngành Xây dựng Cơ bản.
1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 131 theo thông tư 200
a) Tài khoản 131 được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu và theo dõi tình trạng thanh toán của doanh nghiệp đối với khách hàng. Các khoản nợ này bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này cũng dùng để ghi nhận các khoản phải thu từ người nhận thầu XDCB về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Nó không áp dụng cho các giao dịch thu tiền ngay.
b) Các khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và nội dung phải thu. Theo dõi kỳ hạn thu hồi, có thể là trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo, và ghi chép từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu bao gồm các khách hàng mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, cũng như TSCĐ, bất động sản đầu tư, và các khoản đầu tư tài chính.
c) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản 131 đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
d) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán cần phân loại khoản nợ thành nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi, hoặc nợ có khả năng không thu hồi được. Điều này cung cấp cơ sở để xác định số trích lập dự phòng cần thiết cho nợ khó đòi hoặc nợ không đòi được.
đ) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận, nếu hàng hóa hoặc dịch vụ không đáp ứng thoả thuận hợp đồng, người mua có quyền yêu cầu giảm giá hoặc trả lại số hàng đã nhận.
e) Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Khi phát sinh nợ phải thu, cần quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh. Khi thu hồi nợ phải thu, cũng cần quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh. Doanh nghiệp cần đánh giá lại số dư nợ phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ và áp dụng tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Hạch toán tài khoản 131 theo thông tư 200 |Kế toán Navi
2. Nội dung và kết cấu tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng
Bên Nợ:
Ghi nhận số tiền phải thu từ khách hàng phát sinh trong kỳ do bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, và các khoản đầu tư tài chính.
Ghi nhận số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
Thực hiện đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ, đặc biệt trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam.
Bên Có:
Ghi nhận số tiền khách hàng đã thanh toán nợ.
Ghi nhận số tiền đã nhận ứng trước hoặc trả trước từ khách hàng.
Ghi nhận khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại.
Ghi nhận doanh thu từ số hàng đã bán bị người mua trả lại, bao gồm cả trường hợp có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT.
Ghi nhận số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
Thực hiện đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ, đặc biệt trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam.
Số dư bên Nợ:
Ghi nhận số tiền còn phải thu từ khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có, phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng, chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, cần lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
3. Hạch toán tài khoản 131 theo thông tư 200
3.1. Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu như sau:
a) Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế. Các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
b) Trong trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
3.2. Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại:
Nợ TK 5213 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
3.3. Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán:
a) Trong trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá.
b) Trong trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:
Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5212)(giá chưa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá).
3.4. Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
3.5. Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ – nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111, 112,….
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi).
Trường hợp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có TK 131 ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao dịch).
3.6. Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng:
a) Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch:
Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi:
Nợ TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
b) Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
c) Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
d) Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (như sự chậm trễ, sai sót của khách hàng và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311).
đ) Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
3.7. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), dựa vào giá trị vật tư, hàng hóa nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng của khách hàng), trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Nợ TK 611 – Mua hàng (hàng tồn kho kế toán theo phương pháp KKĐK)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
3.8. Trong trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được, phải xử lý xoá sổ. Dựa vào biên bản xử lý xóa nợ, kế toán ghi:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số chưa lập dự phòng)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
3.9. Kế toán khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)
3.10. Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
4. Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu
Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Việc phân loại các khoản phải thu là phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác được thực hiện theo nguyên tắc:
a) Phải thu của khách hàng: Bao gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán. Ví dụ như phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua. Khoản phải thu này cũng bao gồm các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác.
b) Phải thu nội bộ: Gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc.
c) Phải thu khác: Bao gồm các khoản phải thu không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua – bán. Ví dụ như khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia; khoản chi hộ bên thứ ba được quyền nhận lại; khoản bên nhận ủy thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao ủy thác; các khoản phải thu không mang tính thương mại như cho mượn tài sản, phải thu về tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý.
Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn. Các chỉ tiêu phải thu của Bảng cân đối kế toán có thể bao gồm cả các khoản được phản ánh ở các tài khoản khác ngoài các tài khoản phải thu, như: khoản cho vay được phản ánh ở TK 1283; khoản ký quỹ, ký cược phản ánh ở TK 244, khoản tạm ứng ở TK 141… Việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi được căn cứ vào các khoản mục được phân loại là phải thu ngắn hạn, dài hạn của Bảng cân đối kế toán.
Kế toán phải xác định các khoản phải thu thỏa mãn định nghĩa của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (được hướng dẫn chi tiết ở tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái) để đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính.
