Quy định và cách lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử
Quy định và cách lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
I. Căn cứ pháp lý
- Luật Thuế thu nhập cá nhân năm 2007 và các văn bản sửa đổi, bổ sung;
- Thông tư 111/2013/TT-BTC;
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/06/2025);
- Thông tư 32/2025/TT-BTC;
- Công điện 72/CĐ-CT của Cục Thuế.
II. Thuế thu nhập cá nhân là gì?
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là loại thuế trực thu, được trích trực tiếp từ thu nhập của cá nhân khi phát sinh thu nhập chịu thuế, bao gồm: tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập khác như đầu tư vốn, chuyển nhượng vốn, trúng thưởng, bản quyền, nhượng quyền thương mại…
III. Khấu trừ thuế TNCN là gì? Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Theo Khoản 1 và Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC:
- Khấu trừ thuế TNCN là việc tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế TNCN phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi trả thu nhập.
Theo khoản 4, điều 3 nghị định 123/2020/NĐ-CP, khái niệm chứng từ là:
“Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách của nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.”
Như vậy, Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (CTKTT) là chứng từ do tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập lập và cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế, theo mẫu quy định, để xác nhận số thu nhập và số thuế TNCN đã khấu trừ.
➤ Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
IV. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được sử dụng cho các mục đích:
– Là căn cứ trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế;
– Thể hiện rõ tổng thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ, giúp cá nhân xác định:
+ Có phải nộp thêm thuế hay không;
+ Có được hoàn thuế TNCN hay không.
– Đối chiếu thông tin: Giúp cho cá nhân và cơ quan thuế đối chiếu số thuế đã nộp, đã khai tránh sai sót, gian lận.
V. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
- Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/7/2022 thì tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc chuyển đổi sang chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử và phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự đặt in hay giấy.
- Đồng thời theo Nghị định 70/2025/NĐ -CP và khoản 2 điều 12 thông tư 32/2025/TT-CP thì từ 1/6/2025 các tổ chức, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định cũ và chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới theo quy định 70/2025/NĐ-CP ( chuyển dữ liệu đã lập cho cơ quan thuế)
- Tổ chức, cá nhân đã khấu trừ thuế bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi cá nhân yêu cầu, trừ trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp (theo mẫu 08/UQ-QTT-TNCN)
Khi nào phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
➨ Trường hợp 1: Cá nhân không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ dưới 03 tháng
Tổ chức trả thu nhập:
- Có thể cấp chứng từ cho từng lần khấu trừ, hoặc
- Cấp 01 chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong cùng một kỳ tính thuế, theo yêu cầu của cá nhân.
Ví dụ:
Anh Nguyễn Văn B ký hợp đồng dịch vụ với Công ty Navi từ tháng 8/2024 đến tháng 1/2025.
- Thu nhập mỗi tháng: 6.000.000 đồng
- Thuế TNCN khấu trừ: 6.000.000 × 10% = 600.000 đồng/tháng
Anh B có thể yêu cầu:
- 01 chứng từ cho kỳ thuế từ tháng 8/2024 – 12/2024;
- 01 chứng từ cho kỳ thuế tháng 01/2025.
➨ Trường hợp 2: Cá nhân ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên
Tổ chức chi trả thu nhập chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ thuế (CT KTT) cho mỗi kỳ tính thuế.
Ví dụ:
Chị Trần Thị C làm việc tại Công ty Navi theo HĐLĐ 12 tháng (từ 01/2024 đến 12/2024).
Năm 2024, chị C thuộc diện tự quyết toán thuế TNCN và yêu cầu cấp chứng từ.
→ Công ty Navi cấp: 01 chứng từ phản ánh thu nhập và thuế đã khấu trừ từ tháng 01/2024 đến 12/2024.
Lưu ý quan trọng:
Tất cả CT KTT điện tử đã lập trước ngày 01/06/2025 vẫn có giá trị pháp lý
➜ Bắt đầu ngừng sử dụng, chuyển sang mẫu mới theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
CT KTT điện tử lập trước 01/06/2025 nhưng có sai sót:
➜ Phải lập chứng từ mới thay thế theo quy định hiện hành (theo Nghị định 70/2025).
Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
➜ Thời điểm lập CT KTT là thời điểm khấu trừ thuế TNCN.
Theo Khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
➜ Thời điểm ký số là thời điểm tổ chức sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ khấu trừ thuế điện tử.
Nội dung bắt buộc trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), quy định:
- Tên chứng từ, mẫu số, ký hiệu, số thứ tự;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trả thu nhập;
- Thông tin cá nhân người nộp thuế (họ tên, MST, CCCD/CMND/hộ chiếu, quốc tịch, tình trạng cư trú);
- Khoản thu nhập, các khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
- Chữ ký số của tổ chức trả thu nhập (đối với CT KTT điện tử).
VI. Hướng dẫn cách lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau
Bước 1: Truy cập phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN, chọn “Lập chứng từ mới”.
Bước 2: Nhập thông tin chứng từ
Thông tin tổ chức trả thu nhập
Thông tin cá nhân người nộp thuế
Thông tin thu nhập và thuế TNCN đã khấu trừ
Bước 3: Lưu – kiểm tra – ký số và phát hành chứng từ.
VII. Câu hỏi thường gặp
Người lao động không bị khấu trừ thuế TNCN thì có được cấp chứng từ không?
Trường hợp này doanh nghiệp không cấp chứng từ khấu trừ thuế, nhưng có thể cấp thư xác nhận thu nhập nếu cá nhân yêu cầu.
Cá nhân không bị khấu trừ thuế TNCN thì có quyền yêu cầu tổ chức, doanh nghiệp cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được không?
=> Không vì không có khấu trừ thuế, tuy nhiên tổ chức, doanh nghiệp cung cấp thư xác nhận thu nhập gửi cho cá nhân, người lao động khi có yêu cầu.
Xem thêm:
► Sao kê ngân hàng là gì? Quy định về sao kê tài khoản ngân hàng
►
Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Ketoannavi hãy gọi ngay:
0968.153.486
Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được tư vấn miễn phí.
