Chính thức hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy từ tháng 6/2025 theo Thông tư 32/2025

Việc hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy là bước chuyển đổi quan trọng trong quy trình quản lý thuế của doanh nghiệp. Theo quy định mới tại Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/6/2025, tất cả tổ chức chi trả thu nhập phải ngừng sử dụng chứng từ giấy, thay vào đó là sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo mẫu mới ban hành.

1. Cơ sở pháp lý việc hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy

Khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định:

“Kể từ thời điểm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ có hiệu lực thi hành, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đã thực hiện theo các quy định trước đây và chuyển sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy định tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.

Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã thực hiện theo các quy định trước đây phát hiện chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập sai sau khi áp dụng Nghị định số 70/2025/NĐ-CP thì lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử mới thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đã lập sai.”

Như vậy:

Từ 1/6/2025, tất cả chứng từ giấy hoặc điện tử theo mẫu cũ sẽ không còn hiệu lực.
Doanh nghiệp bắt buộc chuyển sang chứng từ điện tử theo chuẩn mới.
Nếu phát hiện sai sót, phải lập lại chứng từ khấu trừ TNCN điện tử mới để thay thế.

2. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN áp dụng từ 01/6/2025

Căn cứ:

Khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí… Chứng từ bao gồm: chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí… thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.”

Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC:

“Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.”

Theo đó:

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là văn bản do đơn vị trả thu nhập cấp cho người lao động bị khấu trừ.
Mẫu mới được ban hành tại Mẫu số 03/TNCN, Phụ lục III kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thay thế mẫu cũ.

3. Nội dung bắt buộc có trong chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới từ 01/6/2025

Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nội dung bắt buộc bao gồm:

Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự.
Thông tin bên chi trả thu nhập: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
Thông tin người nhận thu nhập: Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân.
Quốc tịch (nếu người nộp thuế là người nước ngoài).
Thông tin thu nhập: Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập, các khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ.
Ngày lập chứng từ.
Chữ ký số của bên chi trả thu nhập.

💡 Lưu ý: Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử, bắt buộc phải có chữ ký số hợp lệ.

4. Trường hợp nào doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Căn cứ khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC:

a) Theo yêu cầu của người lao động:

“Tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”

b) Một số trường hợp cụ thể:

1. Không ký HĐLĐ hoặc hợp đồng dưới 3 tháng:

Cá nhân có thể yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc gộp nhiều lần trong kỳ tính thuế.

Ví dụ 15:

Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh hàng tháng. Thu nhập mỗi tháng 3 triệu đồng. Ông Q có quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ riêng từng tháng hoặc gộp theo quý/kỳ.

2. Ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên:

Doanh nghiệp chỉ cần cấp 01 chứng từ khấu trừ/1 kỳ tính thuế.

Ví dụ 16:

Ông R ký HĐLĐ dài hạn với công ty Y. Nếu thuộc đối tượng tự quyết toán thuế và có yêu cầu, công ty cấp 01 chứng từ từ 9–12/2024 và 01 chứng từ từ 1–8/2025

5. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì từ bây giờ?

Để tuân thủ quy định mới có hiệu lực từ 01/6/2025, doanh nghiệp cần chuẩn bị những việc sau:

Ngừng sử dụng chứng từ giấy:

Bao gồm cả các mẫu đặt in, tự in từ cơ quan thuế trước đây.

Nâng cấp phần mềm kế toán, phần mềm xuất chứng từ khấu trừ TNCN:

Đảm bảo có mẫu số 03/TNCN theo chuẩn mới.
Hỗ trợ xuất chứng từ điện tử kèm chữ ký số hợp lệ.

Tập huấn, phổ biến nội bộ:

Bộ phận kế toán, nhân sự cần nắm rõ mẫu mới và quy trình cấp phát.
Giải thích, hướng dẫn cho người lao động khi có yêu cầu nhận chứng từ khấu trừ.

Chuẩn hóa thông tin người lao động:

Đảm bảo đầy đủ thông tin: mã số thuế cá nhân, số định danh, địa chỉ, số điện thoại…
Kiểm tra lại hệ thống quản lý nhân sự.

6. Câu hỏi thường gặp

Câu 1: Nếu đã mua chứng từ khấu trừ TNCN giấy từ cơ quan thuế thì có được tiếp tục sử dụng không?

Không. Từ 1/6/2025, dù chứng từ còn tồn, doanh nghiệp bắt buộc ngừng sử dụng, theo quy định của Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Câu 2: Trường hợp lập chứng từ khấu trừ sai sau 1/6/2025 thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp phải lập lại chứng từ điện tử mới theo đúng chuẩn mẫu Mẫu 03/TNCN, không được sửa tay hoặc tiếp tục dùng mẫu cũ.

Câu 3: Có bị xử phạt nếu cố tình sử dụng chứng từ giấy sau 1/6/2025?

Có thể bị xử phạt theo các quy định tại Luật Quản lý thuế và Nghị định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, vì hành vi sử dụng chứng từ không đúng quy định.

Từ ngày 01/6/2025, chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy chính thức bị hủy bỏ. Doanh nghiệp cần nhanh chóng cập nhật, áp dụng mẫu chứng từ điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, đồng thời trang bị hệ thống ký số và quản lý nhân sự phù hợp. Đây là một bước quan trọng trong việc số hóa hệ thống quản lý thuế, giảm thủ tục hành chính và tăng tính minh bạch.

Xem thêm:

>> Thành lập doanh nghiệp

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Ketoannavi hãy gọi ngay: