Hướng dẫn về chứng từ khấu trừ thuế TNCN và quy định về mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Hướng dẫn về chứng từ khấu trừ thuế TNCN và cách mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là tài liệu bắt buộc khi cá nhân phải tự quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế. Vậy chứng từ này là gì, doanh nghiệp phải đăng ký – mua – sử dụng như thế nào, và có thay đổi gì đáng chú ý sau 01/06/2025 khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực?

Cùng Kế toán Navi tìm hiểu chi tiết.

I. Căn cứ pháp lý

Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 có hiệu lực ngày 01/06/2025. Nghị định này quy định bổ sung, sửa đổi một số nội dung quan trọng liên quan đến hóa đơn, chứng từ điện tử, trong đó có quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có hiệu lực 1/7/2022 quy định về hóa đơn, chứng từ và nguyên tắc quản lý, sử dụng chứng từ điện tử của doanh nghiệp, tổ chức.

Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 có hiệu lực 1/10/2013, hướng dẫn thực hiện luật thuế thu nhập cá nhân, luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật thuế thu nhập cá nhân và nghị định số 65/2013/NĐ-CP của chính phủ quy định chi tiết một số điều của luật thuế thu nhập cá nhân và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật thuế thu nhập cá nhân.

II. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì? Vai trò của chứng từ?

Khấu trừ thuế TNCN là gì? Chứng từ khấu trừ là gì?

– Khấu trừ thuế TNCN: Là việc doanh nghiệp trích lại số thuế phải nộp cho cơ quan thuế từ tiền lương, tiền công trước khi trả cho người lao động và nộp thay người lao động vào ngân sách nhà nước.
– Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Là tài liệu xác nhận thu nhập và số thuế đã khấu trừ tại đơn vị chi trả thu nhập.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Nhờ đồng bộ mã số thuế và hệ thống thuế điện tử (eTax, eTax Mobile), dữ liệu thu nhập của cá nhân đã được cập nhật tự động. Tuy nhiên chứng từ khấu trừ vẫn cần thiết để:

– Đối chiếu thông tin giữa doanh nghiệp – người lao động – cơ quan thuế.
– Là thành phần bắt buộc trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN trực tiếp.
– Là tài liệu trong hồ sơ xin hoàn thuế TNCN

=> Đây là lý do chứng từ khấu trừ vẫn không thể thiếu khi cá nhân tự quyết toán.

III. Doanh nghiệp có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

– Nếu doanh nghiệp đã khấu trừ thuế của người lao động.
+ Bắt buộc cấp chứng từ khi cá nhân yêu cầu.
+ Không cần cấp nếu người lao động ủy quyền quyết toán thuế;
– Doanh nghiệp không khấu trừ thuế TNCN (chỉ trả lương) → chỉ cần cấp Thư xác nhận thu nhập – mẫu 20/TXN-TNCN.

IV. Quy định về mua và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

➤ Trước ngày 01/07/2022

Hướng dẫn: Thông tư 32/2011/TT-BTC

Mẫu: Bản giấy

Quy trình:

Doanh nghiệp mua tại cơ quan thuế

Phải báo cáo sử dụng (mẫu CTT25/AC)

Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế tncn

➤ Từ ngày 01/07/2022 đến trước 01/06/2025

Hướng dẫn: Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Mẫu: Chứng từ khấu trừ điện tử (không mã của cơ quan thuế)

Quy trình:

Mua từ nhà cung cấp phần mềm hoặc tự xây dựng hệ thống

Không cần đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

Không phải báo cáo tình hình sử dụng

Nếu còn bản giấy có thể dùng đến khi hết hoặc hủy để chuyển sang điện tử

➤ Từ ngày 01/06/2025 (áp dụng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Có thay đổi lớn:

Mẫu chứng từ: Chứng từ khấu trừ điện tử có mã của cơ quan thuế

Bắt buộc:

Hủy toàn bộ bản giấy còn tồn, thông báo hủy cho cơ quan thuế

Quy trình mua:

Mua từ tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy quyền

Đăng ký sử dụng theo mẫu 01/ĐKTĐ-CTĐT (Phụ lục IA Nghị định 70/2025)

Chỉ khi được cơ quan thuế chấp nhận mới được sử dụng

Không phải báo cáo sử dụng chứng từ.

V. Một số câu hỏi thường gặp

Nếu người lao động không bị khấu trừ thuế thì doanh nghiệp có phải cấp chứng từ?

Không cấp chứng từ khấu trừ thuế

Doanh nghiệp có thể:

Cấp mẫu 20/TXN-TNCN (thư xác nhận thu nhập)

Lao động thời vụ phát sinh khấu trừ nhiều lần – có thể gộp thành 1 chứng từ không?

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

Với cá nhân không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ < 3 tháng, doanh nghiệp được chọn:

Cấp chứng từ mỗi lần khấu trừ, hoặc cấp 01 chứng từ tổng hợp cho nhiều lần trong cùng kỳ tính thuế.

Ví dụ mới:

Năm 2026, Công ty X thuê cộng tác viên trong tháng 3 và tháng 11, mỗi lần đều khấu trừ 10% → Công ty X có thể xuất 01 chứng từ khấu trừ tổng hợp vào cuối năm khi cộng tác viên yêu cầu.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN mua ở đâu từ ngày 01/06/2025?

Từ 01/06/2025:

Mua tại tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế cấp phép và ủy thác. Chỉ được sử dụng khi cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử phát hành chứng từ khấu trừ của doanh nghiệp.

Xem thêm:

► Người phụ thuộc là gì? Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc 2026

► Hướng dẫn nộp Báo cáo tài chính trên trang Cổng dịch vụ công Quốc gia

► Dịch vụ hoàn thuế TNCN

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Ketoannavi hãy gọi ngay: