Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2025 (Bản chi tiết đầy đủ nhất)

Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2025 (Bản chi tiết đầy đủ nhất)

I. Cơ sở pháp lý về ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Việc ủy quyền quyết toán thuế TNCN được căn cứ vào:

–   Điểm d Khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP – quy định trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập khi                  quyết toán thay cá nhân.

–   Thông tư 80/2021/TT-BTC – ban hành mẫu giấy ủy quyền 08/UQ-QTT-TNCN.

–   Công văn 154/CTSTR-KK năm 2024 của Cục Thuế TP. HCM – hướng dẫn cụ thể các tình huống được ủy                          quyền và không được ủy quyền.

Những văn bản này vẫn đang có hiệu lực trong kỳ quyết toán thuế TNCN năm 2024–2025.

II. Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Dưới đây là phân tích chi tiết từng trường hợp được phép ủy quyền:

1. Cá nhân làm việc theo HĐLĐ từ 3 tháng trở lên tại 1 nơi

Đây là nhóm phổ biến nhất. Điều kiện cụ thể:

–    Phải có HĐLĐ từ 3 tháng trở lên, hợp đồng có thể là:

+   Xác định thời hạn,

+   Không xác định thời hạn,

+   Hợp đồng dài hạn theo chu kỳ công việc.

–   Đang làm việc tại thời điểm doanh nghiệp quyết toán thuế. Điều quan trọng không phải làm đủ 12 tháng, mà là          vẫn còn thuộc biên chế hoặc đang làm việc thực tế tại thời điểm đơn vị thực hiện quyết toán.

–   Có thu nhập duy nhất tại nơi ủy quyền, trong năm chỉ có thu nhập từ một tổ chức chi trả.

▸ Trường hợp đặc biệt: điều chuyển nội bộ

Dù có 2 công ty, cá nhân vẫn được xem có 1 nguồn thu nhập nếu:

–   Chuyển do sáp nhập, hợp nhất, chia tách,

–   Công ty đổi loại hình kinh doanh,

–   Hai đơn vị thuộc cùng hệ thống (ví dụ: các công ty con trong tập đoàn).

Lý do: Tổ chức mới sẽ chịu trách nhiệm quyết toán thuế cho toàn bộ thu nhập trong năm.

2. Cá nhân làm việc theo HĐLĐ ≥ 3 tháng và có thu nhập vãng lai

Thu nhập vãng lai là thu nhập nhỏ lẻ ngoài nơi làm việc chính, như:

–   Giảng dạy,

–   Cộng tác viên,

–   Dịch vụ theo thời vụ,

–   Hoa hồng kinh doanh…

Được ủy quyền nếu đáp ứng tất cả điều kiện:

–   Thu nhập vãng lai bình quân tối thiểu 10 triệu/tháng, đây là mức tối thiểu để thuộc nhóm “chỉ khấu trừ            10% tại nguồn”.

–    Đã khấu trừ 10% thuế TNCN tại nơi trả vãng lai, các đơn vị chi trả thu nhập vãng lai phải khấu trừ 10%                trước khi trả tiền.

=> Bắt buộc tự quyết toán

–   Thu nhập vãng lai bình quân <=10 triệu/tháng, có thể lựa chọn:

+   Tự quyết toán

+   Hoặc ủy quyền cho nơi trả thu nhập chính quyết toán (không quyết phần thu nhập vãng lai)

3. Cá nhân là người nước ngoài chấm dứt HĐLĐ tại Việt Nam

Quy định đặc biệt dành cho người nước ngoài:

–   Chưa tự quyết toán với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh. Thông thường người nước ngoài phải hoàn tất          nghĩa vụ thuế trước khi rời Việt Nam.

–   Có thể ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay

Doanh nghiệp phải: chịu trách nhiệm với số thuế phải nộp thêm, và thủ tục hoàn thuế nếu có.

Việc ủy quyền được thể hiện trong mẫu 08/UQ-QTT-TNCN.

III. Các trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Nếu thuộc một trong các nhóm dưới đây, cá nhân bắt buộc phải tự quyết toán:

1. HĐLĐ dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng

Bao gồm:

–   Hợp đồng thử việc,

–   Thời vụ,

–   Làm việc không hợp đồng,

–   Hợp đồng dưới 3 tháng.

Các trường hợp này không được ủy quyền.

2. Đã được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Trừ khi doanh nghiệp:

–   Thu hồi lại chứng từ đã cấp hoặc,

–   Hủy chứng từ theo đúng quy định.

Nếu bạn đã cầm chứng từ và không trả lại → không thể ủy quyền.

3. Đã nghỉ việc tại thời điểm đơn vị quyết toán

Chỉ cần nghỉ trước thời điểm công ty gửi hồ sơ quyết toán lên cơ quan thuế → không được ủy quyền, bất kể làm bao lâu trong năm.

4. Có từ 2 nơi làm việc trở lên theo HĐLĐ dài hạn

Ví dụ:

–   Nửa đầu năm làm công ty A,

–   Nửa cuối năm làm công ty B.

Nếu không thuộc trường hợp điều chuyển nội bộ, bạn phải tự quyết toán.

5. Có thu nhập vãng lai nhưng chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ sai

Bao gồm:

–   Thu nhập nhỏ nhưng dưới ngưỡng khấu trừ nhưng đơn vị không khấu trừ,

–   Thu nhập không được khấu trừ 10% theo quy định.

6. Chỉ có thu nhập vãng lai (đã khấu trừ 10%)

Dù chỉ có một khoản vãng lai, đã khấu trừ 10% → vẫn phải tự quyết toán, không được ủy quyền.

7. Chưa có mã số thuế cá nhân

Không có MST → không thể ủy quyền.

8. Thuộc diện giảm thuế do khó khăn đặc biệt

Gồm:

–   Thiên tai,

–   Hỏa hoạn,

–   Tai nạn,

–   Bệnh hiểm nghèo.

Những trường hợp này bắt buộc tự quyết toán và nộp hồ sơ xin giảm thuế.

IV. Quy trình ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN

Quy trình đơn giản gồm 2 bước:

Bước 1: Chuẩn bị mẫu giấy ủy quyền 08/UQ-QTT-TNCN

Mẫu theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, áp dụng thống nhất trên toàn quốc.

Bước 2: Điền thông tin, ký tên và gửi lại doanh nghiệp

Người lao động hoàn thiện đầy đủ thông tin cá nhân và lựa chọn đúng trường hợp ủy quyền.

V. Hướng dẫn chi tiết cách điền Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN

Navi hướng dẫn cách điền từng mục như sau:

1. Phần “Năm”

Ghi năm bạn thực hiện ủy quyền (ví dụ: 2024 hoặc 2025).

2. “Tên tôi là”

Ghi đầy đủ họ tên trùng với CMND/CCCD.

3. “Mã số thuế”

Điền MST cá nhân (10 số hoặc 13 số tùy hệ thống cấp).

4. “Năm… tôi thuộc diện…”

Chọn MỘT trong ba trường hợp:

Chỉ có thu nhập tại một nơi

→ Dành cho người lao động không phát sinh thu nhập khác.

Điều chuyển nội bộ / sáp nhập / chia tách / hợp nhất / chuyển đổi loại hình

→ Vẫn tính là 1 nguồn thu nhập.

Có thu nhập vãng lai < = 10 triệu/tháng đã khấu trừ 10% và không tự quyết toán phần vãng lai

→ Dành cho trường hợp có thêm thu nhập ngoài công ty nhưng không yêu cầu tính lại.

5. Tên đơn vị nhận ủy quyền

Điền tên đầy đủ theo đăng ký thuế của công ty.

6. Mã số thuế của đơn vị

Điền MST của doanh nghiệp.

7. “Tôi thực hiện quyết toán thuế TNCN năm…”

Ghi đúng năm bạn ủy quyền (không phải năm lập giấy).

8. Ngày ký

Điền ngày/tháng/năm lập giấy ủy quyền.

9. Ký tên

Chữ ký phải trùng với chữ ký trên hồ sơ lao động nếu công ty yêu cầu.

VI. Một số câu hỏi thường gặp

1. Có bắt buộc phải ủy quyền quyết toán thuế TNCN không?

Không. Pháp luật không bắt buộc. Cá nhân có thể ủy quyền cho doanh nghiệp, hoặc tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế.

2. Điều kiện ủy quyền gồm những gì?

Nhóm điều kiện chính:

–   Có HĐLĐ ≥3 tháng và chỉ có thu nhập tại 1 nơi.

–   Có thêm thu nhập vãng lai <=10 triệu/tháng đã khấu trừ 10%.

–   Người nước ngoài chấm dứt HĐLĐ và chưa tự quyết toán trước khi xuất cảnh.

3. Nghỉ việc có được ủy quyền không?

Không. Chỉ cần bạn không còn làm việc tại thời điểm doanh nghiệp quyết toán, bạn không được ủy quyền.

4. Nếu công ty cũ không quyết toán thì phải làm sao?

Nếu đã nghỉ việc → công ty cũ không được phép quyết toán thay.

Bạn phải tự quyết toán thuế với cơ quan thuế.

5. Có thu nhập từ hai nơi có được ủy quyền không?

–   Có nhưng chỉ trong trường hợp đặc biệt:

–   Thu nhập chính từ 1 nơi (HĐLĐ ≥ 3 tháng).

–   Thu nhập vãng lai còn lại đã khấu trừ 10%.

–   Bình quân vãng lai<=10 triệu/tháng.

–   Bạn không yêu cầu tự tính lại phần vãng lai.

Nếu không thỏa tất cả điều kiện → phải tự quyết toán.

Xem thêm:

        ► Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế TNCN trực tuyến – cập nhật mới

        ► Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2025 (Bản chi tiết đầy đủ nhất)

        ► Dịch vụ hoàn thuế TNCN

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ của  Ketoannavi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được tư vấn miễn phí.