Quy định về con dấu doanh nghiệp năm 2025 – Doanh nghiệp cần biết

Quy định về con dấu doanh nghiệp năm 2025: Những điều chủ doanh nghiệp cần biết để tránh rủi ro pháp lý.

Khi thành lập doanh nghiệp, nhiều người chỉ chú trọng đến tên công ty, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ… mà quên mất rằng con dấu cũng là một yếu tố quan trọng, có thể ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý của hợp đồng, văn bản giao dịch và uy tín doanh nghiệp. Từ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, quy định về con dấu đã có nhiều thay đổi – trao quyền tự chủ nhiều hơn cho doanh nghiệp, đồng thời đặt ra không ít thách thức nếu không nắm rõ các quy định pháp luật liên quan.

Vậy doanh nghiệp có bắt buộc phải có con dấu không? Nếu có thì sử dụng dấu tròn hay dấu chữ ký số là đủ? Có phải đăng ký mẫu con dấu với cơ quan nhà nước không? Và đặc biệt – con dấu bị mất hoặc thay đổi thì xử lý thế nào để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn diện về quy định pháp lý liên quan đến con dấu doanh nghiệp hiện hành (năm 2025), từ đó chủ động quản lý và sử dụng con dấu một cách hiệu quả, an toàn và đúng pháp luật.

1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải có con dấu không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau;

“Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”

Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không bắt buộc phải có con dấu, nhưng nếu sử dụng con dấu thì phải đảm bảo theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp có quyền tự do quyết định việc có con dấu hay không, hình thức và nội dung con dấu, miễn là không vi phạm các quy định cấm.

Tuy nhiên, trên thực tế, việc sử dụng con dấu vẫn rất cần thiết và phổ biến đối với nhiều loại văn bản, đặc biệt là hợp đồng, báo cáo nội bộ, nghị quyết công ty… Việc có con dấu giúp tăng tính xác thực và thuyết phục trong các giao dịch thương mại, thể hiện tính chuyên nghiệp và nhất quán trong quản trị doanh nghiệp.

Lời khuyên thực tế: Nếu bạn là doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang hoạt động trong các lĩnh vực có tính pháp lý cao (tài chính, bảo hiểm, xuất nhập khẩu, dịch vụ chuyên ngành…), bạn nên có con dấu để đảm bảo sự tin cậy và hiệu lực pháp lý trong giao dịch.

2. Các loại con dấu doanh nghiệp hợp pháp hiện nay.

Hiện nay, theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn, có hai loại con dấu chính mà doanh nghiệp có thể sử dụng:

2.1. Con dấu hình thức vật lý (thường gọi là “dấu tròn truyền thống”).

Là con dấu được khắc bằng máy, thường có hình tròn, ghi tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể khắc 1 hoặc nhiều con dấu, tùy theo nhu cầu sử dụng.
Không còn bắt buộc phải thông báo mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như trước đây.

2.2. Con dấu dưới hình thức chữ ký số (dấu điện tử).

Là dấu được tạo bằng phương tiện điện tử, gắn liền với chữ ký số đã đăng ký với tổ chức cung cấp chứng thư số.
Thường sử dụng trong các giao dịch điện tử, kê khai thuế, hóa đơn điện tử, giao dịch ngân hàng số…
Có giá trị pháp lý tương đương với con dấu truyền thống trong phạm vi pháp luật quy định.

Tùy vào đặc điểm hoạt động, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong hai hoặc kết hợp cả hai hình thức con dấu.

3. Ai có quyền quyết định và quản lý con dấu?

3.1. Quyền quyết định về con dấu.

Căn cứ theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền:

Quyết định số lượng, hình thức, nội dung, mẫu con dấu;
Tự quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu;
Không cần đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Quyền này tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động hơn, nhưng cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải tự xây dựng quy chế quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ, tránh lạm dụng hoặc tranh chấp nội bộ.

3.2. Quyền quản lý con dấu.

Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền theo điều lệ công ty có quyền quản lý và sử dụng con dấu. Trong nội bộ, doanh nghiệp nên ban hành quy chế quản lý con dấu bằng văn bản rõ ràng: ai được sử dụng, sử dụng trong trường hợp nào, trình tự đóng dấu, xử lý khi mất, hư hỏng hoặc thay đổi dấu.

4. Sử dụng con dấu như thế nào để đảm bảo giá trị pháp lý?

Một số lưu ý pháp lý quan trọng khi sử dụng con dấu:

Con dấu không thay thế chữ ký: Nhiều người lầm tưởng rằng chỉ cần đóng dấu là đủ. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật hiện hành, văn bản của doanh nghiệp phải có chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu chỉ có giá trị hỗ trợ tăng tính xác thực.
Không đóng dấu bừa bãi: Doanh nghiệp nên quy định rõ các loại văn bản cần đóng dấu để tránh lạm dụng. Việc đóng dấu trên văn bản nội bộ, báo giá hoặc tài liệu tham khảo có thể gây hiểu lầm nếu không kiểm soát.
Đảm bảo tính nhất quán: Doanh nghiệp sử dụng nhiều con dấu (vật lý và điện tử) cần đảm bảo tính nhất quán về nội dung, cách sử dụng và quy trình xác thực.

Lưu ý: Trong một số giao dịch quốc tế hoặc đấu thầu, đối tác vẫn yêu cầu văn bản có con dấu tròn – do đó, bạn không nên bỏ hoàn toàn con dấu truyền thống nếu thường xuyên làm việc với khối doanh nghiệp FDI hoặc cơ quan nhà nước.

5. Thay đổi, mất hoặc hủy bỏ con dấu – Xử lý như thế nào?

Dù không bắt buộc thông báo mẫu con dấu, nhưng khi doanh nghiệp thay đổi nội dung dấu, khắc lại dấu mới hoặc làm mất dấu, vẫn cần lưu ý các bước sau:

5.1. Trường hợp thay đổi con dấu.

Doanh nghiệp có quyền tự thay đổi mẫu con dấu bất kỳ lúc nào.
Nên ban hành văn bản nội bộ (quyết định/hội nghị thành viên) ghi nhận việc thay đổi.
Không bắt buộc phải thông báo lên cơ quan đăng ký kinh doanh.

5.2. Trường hợp mất con dấu.

Lập biên bản xác nhận mất dấu.
Thông báo nội bộ để tránh người khác sử dụng trái phép.
Làm con dấu mới nếu cần, ban hành văn bản thay thế.

5.3. Trường hợp hủy bỏ con dấu.

Khi giải thể, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc không còn nhu cầu sử dụng con dấu.
Doanh nghiệp tự hủy con dấu (có thể ghi nhận bằng biên bản nội bộ).
Không cần nộp lại con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tóm lại: Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về việc sử dụng và quản lý con dấu, kể cả khi mất, thay đổi hay chấm dứt sử dụng.

6. Một số lưu ý thực tiễn quan trọng về Quy định về con dấu doanh nghiệp

Không nên giao con dấu cho nhiều người cùng lúc: Việc này dễ dẫn đến sử dụng sai mục đích hoặc tranh chấp nội bộ.
Lưu giữ dấu tại trụ sở chính hoặc nơi được ủy quyền: Tránh thất lạc hoặc bị sử dụng trái phép.
Nên có sổ theo dõi việc đóng dấu: Giúp kiểm soát lịch sử sử dụng và người chịu trách nhiệm.
Nếu công ty có nhiều chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc: Có thể khắc dấu riêng cho từng chi nhánh, nhưng phải ghi rõ nội dung trên dấu và quy định phạm vi sử dụng rõ ràng.

7. Kết luận – Chủ động sử dụng con dấu để củng cố pháp lý và uy tín doanh nghiệp.

Con dấu – dù không còn là yếu tố bắt buộc theo luật, nhưng vẫn là một biểu tượng pháp lý và quản trị không thể thiếu đối với phần lớn doanh nghiệp tại Việt Nam. Sử dụng con dấu một cách hợp lý, minh bạch và đúng luật không chỉ bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý mà còn góp phần tăng tính chuyên nghiệp, sự tin cậy trong giao dịch thương mại.

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng hay người phụ trách hành chính nhân sự, đừng xem nhẹ việc thiết lập quy chế quản lý con dấu chặt chẽ, lựa chọn hình thức dấu phù hợp với thực tế hoạt động, và cập nhật các quy định pháp lý mới nhất liên quan đến con dấu để không bị động trước những thay đổi của pháp luật.

Cần hỗ trợ tư vấn chuyên sâu về con dấu doanh nghiệp, nội quy quản lý dấu, hoặc quy trình pháp lý liên quan đến đăng ký/thay đổi con dấu?
Hãy liên hệ với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý của chúng tôi – chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn xây dựng một nền tảng pháp lý vững chắc cho doanh nghiệp!

Xem thêm:

>> Thủ tục thành lập công ty xuất nhập khẩu

>> Xây dựng và đăng ký nội quy doanh nghiệp

>> Thành lập doanh nghiệp

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Ketoannavi hãy gọi ngay: