Thành lập chi nhánh công ty tại Việt Nam 2025: Hồ sơ & Thủ tục A-Z

Thành lập chi nhánh công ty tại Việt Nam năm 2025: Hồ sơ, quy trình và lưu ý.

Đây là hướng dẫn A-Z bạn không thể bỏ qua trong năm 2025.

Bạn đang điều hành một công ty và mong muốn mở rộng quy mô hoạt động?
Chi nhánh chính là “bước đi chiến lược” giúp bạn tiến vào thị trường mới, tăng doanh thu và tối ưu chi phí vận hành. Tuy nhiên, bạn có biết: chỉ một sai sót nhỏ trong hồ sơ hay quy trình cũng có thể khiến bạn mất hàng tuần chờ đợi hoặc thậm chí bị từ chối cấp phép?

Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết, rõ ràng và dễ áp dụng nhất về thủ tục thành lập chi nhánh công ty năm 2025 — đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới lần đầu mở rộng hệ thống.

I. Chi nhánh công ty là gì? Và vì sao doanh nghiệp mới nên quan tâm?

1.1. Chi nhánh là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

“1. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.”

Theo đó, “Chi nhánh” được hiểu là một bộ phận trực thuộc doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân độc lập nhưng hoạt động dưới sự quản lý của công ty mẹ. Chi nhánh có thể được giao thực hiện một phần hoặc toàn bộ các chức năng kinh doanh như sản xuất, cung ứng dịch vụ, ký kết hợp đồng hoặc tiếp cận khách hàng tại một khu vực địa lý khác.

Ngoài ra, chi nhánh còn có thể thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền nếu được doanh nghiệp giao phó. Quan trọng nhất, ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp và nằm trong phạm vi ngành nghề đã đăng ký của doanh nghiệp, tuyệt đối không được mở rộng vượt quá phạm vi hoạt động pháp lý của công ty mẹ. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong suốt quá trình hoạt động của hệ thống doanh nghiệp.

1.2. Vì sao doanh nghiệp mới nên mở chi nhánh?

Mở chi nhánh có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mới, đặc biệt khi doanh nghiệp muốn mở rộng và phát triển thị trường.

Căn cứ theo quy định tại Điều 19 của Luật Thương mại 2005, chi nhánh có những quyền hạn như sau:

“Điều 19. Quyền của Chi nhánh

Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Chi nhánh.

Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Chi nhánh theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Giao kết hợp đồng tại Việt Nam phù hợp với nội dung hoạt động được quy định trong giấy phép thành lập Chi nhánh và theo quy định của Luật này.

Mở tài khoản bằng đồng Việt Nam, bằng ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam.

Chuyển lợi nhuận ra nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Có con dấu mang tên Chi nhánh theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thực hiện các hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động thương mại khác phù hợp với giấy phép thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

Các quyền khác theo quy định của pháp luật.”

Tuy nhiên, việc mở chi nhánh cũng cần được xem xét kỹ lưỡng về chi phí, khả năng quản lý, và thị trường mục tiêu. Doanh nghiệp mới nên nghiên cứu thị trường và chuẩn bị tài chính vững vàng để đảm bảo sự thành công lâu dài khi mở rộng.

II. Điều kiện cần có để mở chi nhánh – Bạn đã sẵn sàng chưa?

Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần đảm bảo những điều kiện sau:

2.1. Điều kiện về hình thức hoạt động của chi nhánh.
Thủ tục mở chi nhánh yêu cầu công ty phải hoàn tất việc thành lập công ty mẹ trước đó. Chi nhánh không thể được thành lập đồng thời với thủ tục thành lập công ty mẹ.

2.2 Điều kiện về cách đặt tên chi nhánh.
Tên chi nhánh phải được viết bằng chữ cái tiếng Việt, F, J, Z, W, cùng với chữ số và ký hiệu. Tên chi nhánh phải bao gồm tên công ty mẹ kèm theo cụm từ “Chi nhánh” của công ty mẹ. Ví dụ, nếu tên công ty mẹ là “Công ty TNHH ABC,” thì tên chi nhánh phải có cụm từ “Chi nhánh công ty TNHH ABC” tại… Ngoài tên bằng tiếng Việt, tên chi nhánh cũng có thể được đăng ký bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt.

2.3 Điều kiện cho trụ sở chính của chi nhánh.
Trụ sở chính của chi nhánh phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam và là địa điểm liên lạc chính của doanh nghiệp. Địa chỉ cần được xác định cụ thể, bao gồm các thông tin như số nhà, ngách, hẻm, phố, đường, thôn, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương, và phải có số điện thoại, số fax, địa chỉ thư điện tử (nếu có). Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh trong và ngoài nước. Một doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều chi nhánh tại cùng một địa phương.

2.4 Điều kiện về ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh.
Chi nhánh chỉ được hoạt động trong các ngành, nghề đã được công ty mẹ đăng ký. Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh của công ty mẹ.

2.5 Điều kiện cho người đứng đầu chi nhánh.
Người đứng đầu chi nhánh phải có năng lực hành vi dân sự và có thể là thành viên công ty. Người này có thể là người ngoài hoặc thành viên của công ty mẹ. Người đứng đầu chi nhánh không được treo mã số thuế và phải tuân thủ các quy định về thủ tục thành lập.

TIP: Nếu bạn định mở chi nhánh ở tỉnh khác, hãy chuẩn bị kỹ hơn về hồ sơ và lưu ý quy định từng địa phương.

III. Hồ sơ cần chuẩn bị – Nhẹ nhàng nếu bạn làm đúng ngay từ đầu.

3.1. Hồ sơ cơ bản:

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

“2. Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.”

3.2. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh bao gồm:

Thông báo thành lập chi nhánh khác tỉnh.

Biên bản họp (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).

Quyết định thành lập chi nhánh từ chủ sở hữu, HĐTV hoặc HĐQT.

Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh.

Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật).

3.3. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh bao gồm:
Hồ sơ tương tự như trên, chỉ khác là thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh trong cùng tỉnh.

Lưu ý đối với công ty có vốn đầu tư nước ngoài:
Ngoài các tài liệu trên, cần thêm:

Bản sao điều lệ chi nhánh tại Việt Nam.

Giấy ĐKKD hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.

Báo cáo tài chính kiểm toán hoặc xác nhận nghĩa vụ thuế gần nhất.

Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.

Hợp đồng thuê hoặc giấy tờ chứng minh địa điểm đặt chi nhánh.

Tất cả tài liệu nước ngoài phải được dịch công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự.

TIP: Bạn nên photo công chứng sẵn nhiều bản giấy tờ cá nhân để sử dụng linh hoạt trong nhiều thủ tục.

IV. Quy trình đăng ký hoạt động chi nhánh – Từng bước cụ thể.

Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi đặt chi nhánh) hoặc qua mạng.

Chờ kết quả xử lý trong vòng 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Khắc dấu và thông báo mẫu dấu (nếu cần).

Đăng ký thuế tại cơ quan quản lý thuế trực tiếp.

Khai và nộp lệ phí môn bài cho chi nhánh trong thời hạn theo quy định.

Các Khoản Lệ phí cần Thanh toán.

5.1. Lệ phí cần nộp cho cơ quan nhà nước:

Lệ phí xin cấp giấy chứng nhận đăng ký thành lập chi nhánh.

Lệ phí công bố thông tin thành lập chi nhánh.

Lệ phí khắc dấu cho chi nhánh.

5.2. Các loại Thuế Chi nhánh Công ty cần phải nộp:

Lệ phí môn bài: Chi nhánh hạch toán độc lập phải kê khai và nộp lệ phí môn bài tại cơ quan thuế quản lý chi nhánh.

Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Chi nhánh hạch toán độc lập hoặc khác tỉnh với trụ sở chính phải kê khai và nộp thuế GTGT tại chi nhánh.

Thuế thu nhập doanh nghiệp: Chi nhánh hạch toán độc lập nộp hồ sơ khai thuế tại cơ quan thuế quản lý chi nhánh.

Những lưu ý thường bị bỏ qua – Và bạn không nên mắc phải!

Tên chi nhánh phải ghi rõ: “[Tên công ty] – Chi nhánh [Tên địa phương hoặc lĩnh vực]”.

Chi nhánh KHÔNG được hoạt động ngành nghề không có trong đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.

Lưu ý hạn nộp thuế môn bài, tránh bị phạt do quên hoặc chậm khai.

Đừng dùng địa chỉ ảo hoặc địa chỉ không đủ điều kiện kinh doanh – việc này dễ bị kiểm tra và thu hồi giấy phép.

VII. Câu hỏi thường gặp của doanh nghiệp mới (FAQ)

Câu hỏi 1: Chi nhánh có phải là pháp nhân độc lập không?
>> Không. Chi nhánh hoạt động dưới sự ủy quyền và quản lý của công ty mẹ.

Câu hỏi 2:Có thể mở nhiều chi nhánh cùng lúc không?
>> Có. Pháp luật không giới hạn số lượng chi nhánh, miễn là doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện và hồ sơ.

Câu hỏi 3: Mất bao lâu để hoàn thành tất cả thủ tục mở chi nhánh?
>> Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, toàn bộ quy trình có thể hoàn thành trong 5–7 ngày làm việc.

VIII. Đừng để thủ tục trở thành rào cản phát triển

Việc mở chi nhánh không chỉ là một thủ tục hành chính, mà còn là cánh cửa mở ra những cơ hội kinh doanh mới. Đặc biệt đối với doanh nghiệp mới, đây là bước đi cần sự chuẩn bị kỹ càng để không gặp phải những “vướng mắc không đáng có”.

Bạn có thể tự thực hiện theo hướng dẫn trên. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và cần tư vấn chuyên sâu, hãy cân nhắc đến các dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp – những người giúp bạn “đi tắt đón đầu” mà vẫn an toàn pháp lý.

Bạn sẵn sàng mở rộng quy mô kinh doanh chưa?
Hãy bắt đầu từ việc thành lập chi nhánh – và để quy trình này trở thành bước đệm chứ không phải rào cản cho sự phát triển của bạn.

Xem thêm:

>> Giải Thể Doanh Nghiệp Năm 2025

>> Điều kiện thành lập công ty du lịch

>> Thành lập doanh nghiệp

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Ketoannavi hãy gọi ngay: