Tài khoản 141 – Tạm ứng theo TT133 và cách hạch toán

Hướng dẫn cách ghi sổ cho Tài khoản 141 theo hướng dẫn của Thông tư 133, cách hạch toán tiền Tạm ứng cho việc mua hàng hóa và vật tư, cách ghi sổ hoàn tạm ứng, và phân tích chi tiết nội dung của Tài khoản 141.

Nguyên tắc kế toán Tài khoản 141 – Tạm ứng

a) Tài khoản này dùng để theo dõi và ghi nhận các khoản tạm ứng của doanh nghiệp đối với người lao động làm việc trong tổ chức. Đây cũng là nơi thể hiện sự thanh toán và quản lý các khoản tạm ứng này.

b) Khoản tạm ứng là tổng hợp các khoản tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để họ thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc cụ thể đã được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp. Đối với những trường hợp người nhận tạm ứng thường xuyên, như những người làm việc tại các bộ phận cung cấp vật tư, quản lý, hoặc hành chính, việc chỉ định họ phải được thực hiện bằng văn bản từ phía Giám đốc (hoặc Tổng giám đốc).

c) Người nhận tạm ứng, có thể là cá nhân hoặc tổ chức, phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với số tiền hoặc tài sản tạm ứng mà họ đã nhận. Họ chỉ được sử dụng số tiền tạm ứng này cho mục đích và nội dung công việc đã được chấp thuận. Trong trường hợp số tiền tạm ứng không được sử dụng hoặc sử dụng không hết, họ phải trả lại số tiền đó vào quỹ. Ngoài ra, họ không được phép chuyển giao số tiền tạm ứng cho bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào khác để sử dụng.

Khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo các chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ số tiền tạm ứng đã nhận, số tiền tạm ứng đã sử dụng, và sự chênh lệch giữa số tiền tạm ứng đã nhận và số tiền tạm ứng đã sử dụng (nếu có). Trong trường hợp số tiền tạm ứng chưa sử dụng và không được trả lại vào quỹ, sẽ được trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Nếu số tiền đã chi tiêu vượt quá số tiền tạm ứng, doanh nghiệp sẽ phải bổ sung số tiền thiếu.

d) Để có thể nhận tạm ứng trong kỳ sau, người nhận tạm ứng phải hoàn toàn thanh toán tạm ứng của kỳ trước. Kế toán phải duy trì sổ kế toán chi tiết để theo dõi từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ thông tin về việc nhận và thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

Xem thêm: Cách hạch toán tài khoản 138 – Tài khoản phải thu khác

Kết cấu và nội dung Tài khoản 141 – Tạm ứng

Bên Nợ:

• Đây là phần ghi nhận các khoản tiền và vật tư đã được tạm ứng cho người lao động trong doanh nghiệp.

Bên Có:

• Ghi nhận các khoản tạm ứng đã được thanh toán.
• Ghi nhận số tiền tạm ứng không sử dụng hết, nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương.
• Ghi nhận các khoản vật tư đã được tạm ứng nhưng không sử dụng hết, nhập lại kho.

Số dư bên Nợ:

• Đại diện cho số tiền tạm ứng chưa được thanh toán.

3. Cách hạch toán tạm ứng Tài khoản 141:

a) Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi:

• Nợ Tài khoản 141 – Tạm ứng
• Có các Tài khoản 111, 112, 152,…

b) Khi công việc được giao đã hoàn thành và người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:

• Nợ các Tài khoản 152, 153, 156, 241, 642 …
• Nợ Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có Tài khoản 141 – Tạm ứng.

c) Đối với các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải thực hiện nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:

• Nợ Tài khoản 111 – Tiền mặt
• Nợ Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu
• Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động
• Có Tài khoản 141 – Tạm ứng.

d) Trong trường hợp số tiền đã chi đã được duyệt lớn hơn số tiền đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:

• Nợ các Tài khoản 152, 153, 156, 241, 642,…
• Có Tài khoản 111 – Tiền mặt.

Xem toàn bộ hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 133 tại đây:

Chế độ kế toán theo thông tư 133

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng Dịch vụ kế toán trọn gói, hãy gọi ngay:

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được tư vấn miễn phí.