Tài khoản 111 là nơi ghi nhận tình hình thu, chi, và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ. Tài khoản 111 – Tiền mặt theo TT133 có hai tài khoản cấp 2 con như sau:
Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Được sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi, và tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.
Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Được dùng để ghi nhận tình hình thu, chi, sự chênh lệch tỷ giá và số dư của ngoại tệ tại quỹ tiền mặt, với giá trị được quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán.
Hạch toán tài khoản 111 theo thông tư 133 | Kế toán navi
Nguyên tắc hạch toán tài khoản 111 theo thông tư 133
Các khoản tiền mà tổ chức và cá nhân đặt cược hoặc ký quỹ tại doanh nghiệp sẽ được quản lý và hạch toán như tiền của chính doanh nghiệp.
Về chứng từ kế toán tiền mặt, quá trình nhập và xuất quỹ tiền mặt phải được thực hiện thông qua phiếu thu và phiếu chi, và phải có đủ chữ ký của người nhận, người giao, và người có thẩm quyền cho phép nhập và xuất quỹ.
Điều này tuân theo quy định về chứng từ kế toán. Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc biệt, việc nhập và xuất quỹ cần được thực hiện theo lệnh có đính kèm.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý và thực hiện việc nhập xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải thực hiện việc kiểm kê số lượng tiền mặt thực tế có trong quỹ, và so sánh với dữ liệu ghi chép trong sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu phát hiện sự chênh lệch giữa các số liệu này, kế toán và thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra lại để xác định nguyên nhân của chênh lệch và đề xuất các biện pháp để xử lý vấn đề này.
Liên quan đến sổ sách kế toán tiền mặt, người kế toán quỹ tiền mặt phải chịu trách nhiệm mở và duy trì sổ kế toán quỹ tiền mặt. Họ phải thường xuyên ghi chép các giao dịch hàng ngày theo thứ tự xuất hiện của các khoản thu, chi, nhập và xuất quỹ tiền mặt và tính toán số tiền còn lại trong quỹ tại mọi thời điểm.
Khi thực hiện giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải theo dõi chi tiết về số tiền trong đúng đơn vị tiền tệ của giao dịch. Để ghi sổ kế toán, số tiền ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán (đơn vị tiền tệ kế toán). Quá trình này tuân theo các nguyên tắc sau:
Đối với các tài khoản được ghi ở bên Nợ, tỷ giá áp dụng là tỷ giá giao dịch thực tế của giao dịch ngoại tệ đó.
Đối với các tài khoản ở bên Có, tỷ giá áp dụng có thể là tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền hoặc tỷ giá giao dịch thực tế, tùy theo quy định của Điều 52 trong Thông tư 133.”
Chú ý:Các quy định liên quan đến việc xác định tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền và tỷ giá giao dịch thực tế nên được tuân theo theo quy định tại Điều 52 của Thông tư 133.
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán bên Có các tài khoản tiền, sự chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ được ghi nhận ngay tại thời điểm chi tiền hoặc định kỳ, tùy theo cách doanh nghiệp quản lý và hoạt động kinh doanh của mình. Đồng thời, tại cuối kỳ kế toán:
Nếu tất cả các tài khoản tiền không còn số dư trong đồng tiền gốc, doanh nghiệp phải chuyển toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ vào phần doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính của báo cáo kỳ.
Nếu các tài khoản tiền còn số dư trong đồng tiền gốc, doanh nghiệp phải đánh giá lại theo quy định tại Điều 52 trong Thông tư này.
Khi lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần xem xét lại số dư ngoại tệ bằng tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ, theo quy định tại Điều 52 trong Thông tư 133 như đã nêu trên.
Khi sản phẩm hoặc dịch vụ được bán và thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận doanh thu như sau:
Ghi nợ TK 111 – Tiền mặt (với tổng số tiền thanh toán).
Ghi Có TK 511 – Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá trị chưa bao gồm thuế).
Ghi Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước (nếu phải nộp thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, phải ghi chi tiết riêng cho từng loại thuế, bao gồm cả thuế GTGT và nộp theo phương pháp trực tiếp).
Khi có các khoản doanh thu từ hoạt động tài chính hoặc thu nhập khác được nhận bằng tiền mặt, việc ghi kế toán sẽ như sau:
Ghi Nợ TK 111 – Tiền mặt (với tổng số tiền thanh toán).
Ghi Có TK 515 – Doanh thu từ hoạt động tài chính (giá trị chưa bao gồm thuế GTGT).
Ghi Có TK 711 – Thu nhập khác (giá trị chưa bao gồm thuế GTGT).
Ghi Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (TK 33311).
“Khi thực hiện việc rút tiền gửi từ Ngân hàng về để nhập vào quỹ tiền mặt hoặc vay bằng tiền mặt (có thể là tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ, được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế), việc ghi kế toán sẽ như sau:
Ghi Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111 cho tiền Việt Nam hoặc 1112 cho ngoại tệ, tương ứng với tổng số tiền rút hoặc vay).
Ghi Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1121 cho tiền Việt Nam hoặc 1122 cho ngoại tệ, tương ứng với tổng số tiền rút hoặc vay).
Ghi Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411).
Khi thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt hoặc khi nhận ký quỹ, ký cược từ các doanh nghiệp khác bằng tiền mặt, việc ghi kế toán sẽ như sau:
Ghi Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111 cho tiền Việt Nam hoặc 1112 cho ngoại tệ, tương ứng với tổng số tiền thu hồi hoặc nhận).
Ghi Có các TK 128, 131, 136, 138, 141, 338 (tùy thuộc vào loại giao dịch cụ thể, chẳng hạn, TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn, TK 131 – Phải thu nội bộ, TK 136 – Phải thu nội bộ, TK 138 – Nhận ký quỹ, ký cược, TK 141 – Chi phí trả trước ngắn hạn, TK 338 – Nhận ký quỹ, ký cược).
Khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn hoặc dài hạn và thu được tiền mặt, việc ghi kế toán sẽ như sau:
Ghi Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111 cho tiền Việt Nam hoặc 1112 cho ngoại tệ, tương ứng với tổng số tiền thu được).
Ghi Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu giao dịch gây lỗ).
Ghi Có các TK 121, 128, 228 (tùy thuộc vào loại đầu tư, chẳng hạn, TK 121 – Đầu tư tài chính ngắn hạn, TK 128 – Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn, TK 228 – Đầu tư góp vốn vào đơn vị khác; đây là giá vốn của khoản đầu tư).
Ghi Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (nếu giao dịch gây lãi).
Khi xuất quỹ tiền mặt để mua hàng tồn kho (thông qua kê khai thường xuyên), mua TSCĐ, hoặc chi cho hoạt động đầu tư XDCB, việc ghi kế toán sẽ như sau:
Ghi Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 217, 241 tương ứng với mục đích chi tiêu.
Ghi Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu bạn có quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào).
Ghi Có TK 111 – Tiền mặt.
(Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT).
Khi mua nguyên vật liệu, công cụ và thanh toán bằng tiền mặt để sử dụng ngay vào sản xuất hoặc kinh doanh, bạn sẽ ghi kế toán như sau:
Ghi Nợ các TK 154, 242, 642, tương ứng với loại nguyên vật liệu hoặc công cụ bạn mua.
Ghi Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu bạn có quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào).
Ghi Có TK 111 – Tiền mặt.
(Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh chi phí bao gồm cả thuế GTGT).
Khi xuất quỹ tiền mặt để thanh toán các khoản vay hoặc nợ phải trả, quy trình kế toán sẽ như sau:
Ghi Nợ các TK 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341, tương ứng với các khoản vay hoặc nợ phải trả.
Ghi Có TK 111 – Tiền mặt.
Khi xuất quỹ tiền mặt để sử dụng cho hoạt động tài chính hoặc hoạt động khác, quy trình kế toán sẽ như sau:
Ghi Nợ các TK 635, 811, … tương ứng với mục đích sử dụng tiền mặt.
Ghi Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
Ghi Có TK 111 – Tiền mặt.
Các trường hợp thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê mà chưa xác định rõ nguyên nhân, quy trình kế toán như sau:
Ghi Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381).
Ghi Có TK 111 – Tiền mặt.
Còn đối với các trường hợp thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê mà chưa xác định rõ nguyên nhân, quy trình kế toán sẽ như sau:
