Xây dựng và đăng ký nội quy doanh nghiệp tư nhân năm 2025

Cách xây dựng và đăng ký nội quy doanh nghiệp tư nhân năm 2025: Hướng dẫn chi tiết và lời khuyên pháp lý từ chuyên gia.

Khi điều hành một doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp thường bận rộn với rất nhiều công việc: phát triển khách hàng, vận hành nội bộ, quản lý tài chính và nhân sự. Tuy nhiên, có một yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, phòng tránh rủi ro pháp lý, đồng thời tạo dựng nền tảng vững chắc cho văn hóa doanh nghiệp – đó là nội quy lao động.

Nội quy không chỉ là một tập hợp quy định “cho có”, mà còn là công cụ quản trị nhân sự, điều phối hành vi và xử lý kỷ luật lao động một cách minh bạch, công bằng. Vậy nội quy doanh nghiệp tư nhân cần những nội dung gì? Có bắt buộc phải đăng ký không? Thủ tục đăng ký như thế nào để tránh bị trả hồ sơ? Và làm sao để xây dựng nội quy không chỉ đúng luật mà còn phù hợp thực tiễn vận hành doanh nghiệp?

Hãy cùng chúng tôi phân tích và giải đáp toàn diện trong bài viết dưới đây.

I. Doanh nghiệp tư nhân có bắt buộc ban hành nội quy không?

Câu trả lời là: Không phải mọi doanh nghiệp tư nhân đều bắt buộc phải xây dựng nội quy, nhưng nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì bắt buộc phải ban hành nội quy bằng văn bản và đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Cụ thể, theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động có thể ban hành nội quy bằng hình thức miệng, tuy nhiên điều này dễ gây tranh chấp và khó áp dụng khi xử lý vi phạm.

Do đó, ngay cả khi chưa bắt buộc, việc xây dựng một bản nội quy rõ ràng bằng văn bản là hết sức cần thiết và được khuyến khích.

II. Vai trò của nội quy doanh nghiệp trong quản trị và pháp lý.

Nội quy doanh nghiệp không chỉ là văn bản hành chính. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để điều chỉnh quan hệ lao động và giải quyết các tình huống như:

Xử lý kỷ luật lao động đúng quy trình, đúng căn cứ pháp lý.
Giảm thiểu tranh chấp giữa người lao động và người sử dụng lao động.
Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của chủ doanh nghiệp khi xảy ra mâu thuẫn.
Góp phần xây dựng văn hóa nội bộ, nâng cao hiệu quả vận hành.

Chẳng hạn, nếu một nhân viên thường xuyên đi trễ nhưng doanh nghiệp không có nội quy rõ ràng quy định về thời gian làm việc và xử phạt, việc kỷ luật người lao động sẽ dễ bị coi là thiếu căn cứ khi xảy ra khiếu nại, tố cáo.

III. Những nội dung bắt buộc trong nội quy doanh nghiệp tư nhân.

Căn cứ theo quy định tại Điều 117 và 118 Bộ luật Lao động 2019 như sau:

“Điều 117. Kỷ luật lao động
Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định.
Điều 118. Nội quy lao động
Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.
Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
b) Trật tự tại nơi làm việc;
c) An toàn, vệ sinh lao động;
d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
h) Trách nhiệm vật chất;
i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”

Theo quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, một bản nội quy lao động hợp pháp cần có các nội dung sau:

Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
- Giờ vào làm, giờ tan ca, thời gian nghỉ trưa.
- Chế độ làm thêm, nghỉ phép năm, nghỉ lễ.
Trật tự tại nơi làm việc
- Quy định về tác phong, đồng phục, ra vào cơ quan, bảo mật thông tin…
An toàn, vệ sinh lao động.
- Quy tắc về sử dụng thiết bị, phòng cháy chữa cháy, an toàn máy móc…
Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
- Đây là yêu cầu mới bắt buộc từ năm 2021 theo quy định pháp luật.
Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ.
- Đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp có yếu tố công nghệ, sáng tạo.
Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật.
- Phân loại mức độ vi phạm và hình thức xử lý (khiển trách, kéo dài nâng lương, sa thải…).
Trách nhiệm vật chất.
- Quy định rõ trường hợp người lao động gây thiệt hại, làm mất tài sản…

Lưu ý: Nếu nội quy thiếu một trong các nội dung nêu trên, có thể bị cơ quan đăng ký từ chối hoặc bị xem là không hợp pháp, gây khó khăn khi xử lý kỷ luật lao động sau này.

IV. Quy trình đăng ký nội quy doanh nghiệp

Sau khi xây dựng xong nội quy bằng văn bản, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động cấp huyện tùy theo nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

4.1. Hồ sơ đăng ký nội quy gồm:

Văn bản nội quy lao động (02 bản).
Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
Quy chế thưởng, phạt, đánh giá thi đua (nếu được quy định riêng).
Văn bản ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).

4.2. Thời hạn giải quyết.

Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm xác nhận đăng ký hoặc trả lời nếu từ chối (có nêu rõ lý do bằng văn bản).

4.3. Lưu ý khi đăng ký:

Văn bản nội quy cần thống nhất với quy định trong hợp đồng lao động và thỏa ước lao động tập thể (nếu có).
Nội quy nên được trình bày rõ ràng, minh bạch, dễ hiểu, tránh dùng thuật ngữ chuyên môn gây nhầm lẫn.
Doanh nghiệp có thể nhờ luật sư hoặc đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp soát xét trước khi nộp hồ sơ, để tránh sai sót dẫn đến bị trả lại.

V. Kinh nghiệm xây dựng nội quy phù hợp và hiệu quả.

Một bản nội quy đúng luật vẫn chưa đủ – nó cần phải phù hợp với thực tế vận hành, văn hóa doanh nghiệp và đặc thù ngành nghề. Dưới đây là một số kinh nghiệm thực tiễn giúp bạn làm tốt điều đó:

5.1. Tránh sao chép máy móc mẫu có sẵn.

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sao chép nội quy từ mẫu trên mạng mà không điều chỉnh theo thực tế. Điều này dẫn đến những nội quy “vô hồn”, thiếu tính khả thi và không hỗ trợ được cho quản lý nội bộ.

5.2. Tham khảo ý kiến từ các phòng ban.

Phòng nhân sự, kế toán, quản lý sản xuất… là những bộ phận hiểu rõ đặc điểm vận hành thực tế. Việc lấy ý kiến từ các phòng ban giúp nội quy “bám sát thực tiễn” và dễ được nhân sự chấp nhận hơn.

5.3. Truyền thông nội quy rõ ràng tới người lao động

Sau khi ban hành nội quy, hãy tổ chức buổi phổ biến và ký xác nhận đã đọc hiểu. Điều này vừa đảm bảo quyền lợi người lao động, vừa tạo cơ sở pháp lý vững chắc nếu xảy ra tranh chấp sau này.

5.4. Cập nhật định kỳ khi có thay đổi

Luật lao động luôn thay đổi. Nội quy doanh nghiệp cũng cần được rà soát định kỳ (ví dụ mỗi 2 năm) để cập nhật các điểm mới hoặc điều chỉnh cho phù hợp với quy mô và mô hình kinh doanh.

VI. Hệ quả nếu không có hoặc không đăng ký nội quy.

Doanh nghiệp tư nhân không ban hành hoặc không đăng ký nội quy theo quy định có thể gặp rủi ro:

Không thể xử lý kỷ luật người lao động hợp pháp.
Không có cơ sở để buộc người lao động bồi thường khi gây thiệt hại.
Bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, với mức phạt từ 10 – 20 triệu đồng đối với hành vi không đăng ký nội quy đúng quy định.

Nội quy doanh nghiệp không chỉ là một văn bản hành chính đơn thuần, mà là công cụ pháp lý và quản trị hiệu quả giúp chủ doanh nghiệp tư nhân điều hành nhân sự minh bạch, đúng luật và giảm thiểu rủi ro. Việc xây dựng nội quy phù hợp, rõ ràng, có giá trị thực tiễn và được đăng ký đúng quy trình là bước đi cần thiết để bảo vệ doanh nghiệp trên con đường phát triển bền vững.

Xem thêm:

>> Quy định về con dấu doanh nghiệp

>> Thủ tục thành lập công ty bảo vệ

>> Thành lập doanh nghiệp

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Ketoannavi hãy gọi ngay: