Dịch vụ rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội – Từ 500.000 đồng

Hồ sơ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp thường liên quan đến nhiều thông tin: người lao động, mức lương đóng, quá trình tham gia, tăng giảm lao động, chốt sổ và các hồ sơ điều chỉnh. Chỉ một sai lệch nhỏ trong dữ liệu cũng có thể gây khó khăn khi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục BHXH sau này.

Kế toán Navi cung cấp dịch vụ rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội với mức phí từ 500.000 đồng, chưa bao gồm VAT, giúp doanh nghiệp kiểm tra, đối chiếu và phát hiện các vấn đề còn tồn tại trong hồ sơ BHXH.

I. Bảng giá dịch vụ rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội

Kế toán Navi cung cấp dịch vụ rà soát hồ sơ BHXH với chi phí từ 500.000 đồng, chưa bao gồm VAT.

Nội dung	Chi phí dịch vụ
Rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội	Từ 500.000 đồng
Thuế GTGT (VAT)	Chưa bao gồm
Hồ sơ phát sinh cần điều chỉnh, bổ sung phức tạp	Báo giá theo thực tế

Nội dung Kế toán Navi hỗ trợ gồm:

➤ Rà soát thông tin và mã số BHXH của người lao động;

➤ Đối chiếu quá trình tham gia, thời gian đóng và mức đóng bảo hiểm xã hội;

➤ Kiểm tra tình trạng tăng, giảm lao động trên hệ thống;

➤ Đối chiếu hồ sơ BHXH với thông tin nhân sự và tiền lương của doanh nghiệp;

➤ Kiểm tra các trường hợp sai lệch, thiếu dữ liệu hoặc hồ sơ chưa đầy đủ;

➤ Tư vấn phương án bổ sung, điều chỉnh và xử lý hồ sơ theo tình trạng thực tế.

Mức phí sẽ được Kế toán Navi thông báo trước khi thực hiện, tùy thuộc vào số lượng lao động, số lượng hồ sơ và nội dung cần rà soát của từng doanh nghiệp.

II. Dịch vụ rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội là gì?

Rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội là quá trình kiểm tra và đối chiếu thông tin tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động với hồ sơ, chứng từ và dữ liệu đang được doanh nghiệp quản lý, từ đó xác định những thông tin đã đầy đủ, chính xác và những nội dung cần điều chỉnh.

Đây không đơn thuần là việc kiểm tra xem doanh nghiệp có đang đóng bảo hiểm xã hội hay không.

Khi rà soát, cần xem xét đồng thời nhiều nhóm thông tin như:

(-) Thông tin cá nhân của người lao động;

(-) Mã số BHXH, thời gian tham gia bảo hiểm xã hội;

(-) Mức tiền lương làm căn cứ đóng;

(-) Tình trạng tăng, giảm lao động, chốt sổ bảo hiểm xã hội;

(-) Tình trạng trùng hoặc sai mã số bảo hiểm xã hội;

(-) Hồ sơ điều chỉnh thông tin;

(-) Các hồ sơ, chứng từ liên quan đến quá trình tham gia bảo hiểm xã hội.

Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 quy định người tham gia bảo hiểm xã hội được cấp sổ bảo hiểm xã hội và được cơ quan BHXH cung cấp thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội, đồng thời có quyền yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện đầy đủ trách nhiệm về bảo hiểm xã hội đối với mình.

Vì vậy, việc doanh nghiệp chủ động kiểm tra và đối chiếu hồ sơ bảo hiểm xã hội là một phần quan trọng trong quá trình quản lý lao động, tiền lương và nghĩa vụ bảo hiểm.

Đặc biệt, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cũng quy định các hành vi bị nghiêm cấm như chậm đóng, trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc; đăng ký, báo cáo sai sự thật; cung cấp thông tin không chính xác về BHXH, BHTN.

Do đó, việc rà soát định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những điểm chưa phù hợp trước khi phát sinh vấn đề trong quá trình giải quyết chế độ hoặc làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội.

III. Khi nào doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội?

Doanh nghiệp không nhất thiết phải chờ đến khi cơ quan bảo hiểm xã hội yêu cầu giải trình mới kiểm tra hồ sơ.

Việc rà soát định kỳ đặc biệt cần thiết trong các trường hợp sau:

1. Doanh nghiệp có nhiều lao động hoặc biến động nhân sự thường xuyên

Nhân sự tăng, giảm liên tục dễ phát sinh sai sót về thời điểm báo tăng, báo giảm, mức đóng hoặc thông tin cá nhân.

Nếu không kiểm tra định kỳ, những sai lệch này có thể tích lũy qua nhiều tháng.

2. Doanh nghiệp thay đổi mức lương hoặc cơ cấu tiền lương

Khi người lao động được điều chỉnh lương, thay đổi chức danh hoặc thay đổi các khoản phụ cấp, doanh nghiệp cần kiểm tra lại căn cứ đóng BHXH.

Theo Khoản 1 Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc của người sử dụng lao động được tính trên tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc đối với các nhóm đối tượng thuộc phạm vi điều chỉnh.

Do đó, việc rà soát tiền lương đóng BHXH cần được thực hiện cùng với việc kiểm tra hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương và hồ sơ liên quan.

3. Doanh nghiệp chuẩn bị thanh tra, kiểm tra hoặc giải trình

Đây là thời điểm nên rà soát toàn bộ hồ sơ thay vì chỉ kiểm tra một vài chứng từ.

Đặc biệt cần đối chiếu giữa:

Hồ sơ lao động → tiền lương → dữ liệu BHXH → chứng từ đóng → hồ sơ điều chỉnh.

Nếu phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp có thể xác định trước nội dung cần xử lý thay vì chờ đến khi cơ quan quản lý chỉ ra sai sót.

4. Phát hiện dữ liệu bảo hiểm xã hội không khớp

Một số trường hợp thường gặp gồm:

(-) Sai thông tin cá nhân

(-) Sai sót hoặc thiếu quá trình đóng;

(-) Chưa cập nhật thời gian đóng;

(-) Mức đóng không phù hợp với hồ sơ tiền lương;

(-) Báo tăng, báo giảm chưa đúng;

(-) Người lao động có quá trình tham gia tại nhiều đơn vị;

(-) Hồ sơ cũ chưa được hoàn tất việc xác nhận quá trình đóng.

5. Doanh nghiệp chuẩn bị giải quyết chế độ cho người lao động

Việc rà soát sớm giúp hạn chế tình trạng đến khi người lao động nghỉ thai sản, nghỉ hưu hoặc thực hiện thủ tục hưởng chế độ mới phát hiện dữ liệu BHXH chưa đầy đủ.

Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cũng ghi nhận quyền của người tham gia được cơ quan bảo hiểm xã hội cung cấp thông tin về việc đóng BHXH và xác nhận thông tin về quá trình đóng khi có yêu cầu.

IV. Kế toán Navi rà soát những nội dung nào trong hồ sơ bảo hiểm xã hội?

Tùy vào phạm vi doanh nghiệp yêu cầu, Kế toán Navi có thể rà soát các nhóm thông tin trọng yếu sau:

➤ Rà soát thông tin người lao động

Kiểm tra các thông tin cơ bản trên hồ sơ bảo hiểm xã hội như:

(-) Thông tin cá nhân trên hồ sơ;

(-) Mã số BHXH;

(-) Thông tin đơn vị tham gia hoặc các thông tin liên quan khác trong hồ sơ.

Việc kiểm tra thông tin cá nhân đặc biệt quan trọng vì sai thông tin có thể gây khó khăn khi tra cứu hoặc giải quyết chế độ BHXH.

➤ Đối chiếu quá trình tham gia bảo hiểm xã hội

Kế toán Navi kiểm tra và đối chiếu quá trình tham gia của người lao động, bao gồm thời gian đóng và tình trạng tham gia theo dữ liệu doanh nghiệp cung cấp.

➤ Kiểm tra mức tiền lương đóng bảo hiểm xã hội

Mức tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội là một trong những nội dung cần được kiểm tra thường xuyên.

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được tính trên tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Riêng đối với người sử dụng lao động thuộc nhóm quy định tại Điều 34, mức đóng hằng tháng vào quỹ ốm đau, thai sản là 3% và vào quỹ hưu trí, tử tuất là 14%.

Do đó, doanh nghiệp cần đối chiếu dữ liệu bảo hiểm xã hội với hồ sơ tiền lương và các tài liệu liên quan để hạn chế sai lệch.

➤ Kiểm tra tình trạng sổ bảo hiểm xã hội

Đối với người lao động đã từng làm việc tại nhiều đơn vị, cần lưu ý đến tình trạng mã số và quá trình tham gia BHXH.

Việc rà soát có thể giúp phát hiện các trường hợp cần xử lý liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội, quá trình tham gia chưa được cập nhật đầy đủ hoặc thông tin chưa thống nhất.

➤ Kiểm tra tình trạng tăng, giảm lao động

Doanh nghiệp cần đối chiếu danh sách lao động thực tế với dữ liệu đang quản lý trên hệ thống bảo hiểm xã hội.

Đặc biệt cần lưu ý những trường hợp:

(-) Đã nghỉ việc nhưng chưa báo giảm;

(-) Đã làm việc nhưng chưa báo tăng;

(-) Thông tin tăng, giảm chưa được cập nhật chính xác;

(-) Có biến động nhân sự nhưng hồ sơ bảo hiểm xã hội chưa được điều chỉnh tương ứng.

V. Quy trình rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội tại Kế toán Navi

Kế toán Navi thực hiện rà soát theo từng bước để hạn chế bỏ sót thông tin.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và hồ sơ

Doanh nghiệp cung cấp những hồ sơ cần thiết để Kế toán Navi xác định phạm vi rà soát.

Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm danh sách người lao động, thông tin tham gia BHXH, hồ sơ tăng giảm và các tài liệu liên quan.

Bước 2: Kiểm tra dữ liệu bảo hiểm xã hội

Kế toán Navi tiến hành kiểm tra dữ liệu được cung cấp, đối chiếu với hồ sơ doanh nghiệp và xác định những nội dung cần kiểm tra sâu hơn.

Bước 3: Đối chiếu từng nhóm thông tin

Các thông tin được kiểm tra theo từng nhóm: thông tin cá nhân, mã số BHXH, quá trình tham gia, mức đóng, tình trạng tăng giảm và các hồ sơ liên quan.

Bước 4: Xác định sai lệch

Sau khi đối chiếu, Kế toán Navi xác định các trường hợp có thông tin chưa thống nhất hoặc hồ sơ cần bổ sung, điều chỉnh.

Việc phân loại giúp doanh nghiệp biết được vấn đề nằm ở đâu và cần xử lý theo hướng nào.

Bước 5: Đề xuất hướng xử lý

Đối với những trường hợp phát sinh sai lệch, Kế toán Navi trao đổi với doanh nghiệp về hồ sơ cần bổ sung và phương án xử lý phù hợp.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu, Kế toán Navi có thể tiếp tục hỗ trợ các thủ tục điều chỉnh bảo hiểm xã hội theo phạm vi dịch vụ được thống nhất.

VI. Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị khi rà soát bảo hiểm xã hội

Để việc rà soát được thực hiện đầy đủ, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ theo từng nhóm.

[1] Hồ sơ doanh nghiệp cung cấp

Có thể bao gồm:

(-) Danh sách người lao động đang tham gia BHXH;

(-) Danh sách biến động tăng, giảm lao động;

(-) Hồ sơ liên quan đến tiền lương làm căn cứ đóng BHXH;

(-) Hồ sơ báo tăng, báo giảm;

(-) Hồ sơ điều chỉnh thông tin BHXH nếu có;

(-) Các văn bản, công văn giải trình đã thực hiện với cơ quan BHXH;

(-) Hồ sơ liên quan đến quá trình đóng BHXH của doanh nghiệp.

[2] Hồ sơ phía người lao động

Tùy trường hợp mà người lao động cần cung cấp các thông tin sau: 

(-) CCCD hoặc thông tin định danh;

(-) Sổ BHXH và các giấy tờ liên quan nếu còn lưu giữ;

(-) Hồ sơ tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH;

(-) Các tài liệu chứng minh quá trình tham gia cần đối chiếu.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp quá trình kiểm tra được nhanh hơn và hạn chế tình trạng phải bổ sung nhiều lần.

Đối với trường hợp hồ sơ có thông tin chưa chính xác hoặc chưa đầy đủ, việc điều chỉnh cần căn cứ vào hồ sơ thực tế và quy định của cơ quan BHXH có thẩm quyền.

VII. Câu hỏi thường gặp về dịch vụ rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội

1. Dịch vụ rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội của Kế toán Navi có giá bao nhiêu?

Chi phí dịch vụ từ 500.000 đồng/lần, chưa bao gồm VAT.

Mức phí thực tế có thể thay đổi tùy vào số lượng hồ sơ, số lượng người lao động và mức độ phức tạp của dữ liệu cần rà soát.

2. Doanh nghiệp nhỏ có cần rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội không?

Có. Quy mô doanh nghiệp không phải là yếu tố quyết định việc có nên rà soát hay không.

Ngay cả doanh nghiệp có ít lao động vẫn có thể phát sinh sai thông tin cá nhân, sai quá trình đóng, chậm báo tăng, báo giảm hoặc các vấn đề liên quan đến hồ sơ BHXH.

3. Kế toán Navi rà soát những thông tin nào?

Tùy phạm vi dịch vụ, Kế toán Navi có thể rà soát thông tin người lao động, mã số BHXH, quá trình tham gia, mức tiền lương đóng, tình trạng tăng giảm lao động và các hồ sơ BHXH liên quan.

4. Doanh nghiệp cần cung cấp những hồ sơ gì?

Tùy nội dung rà soát, doanh nghiệp có thể cần cung cấp danh sách lao động, thông tin tham gia BHXH, hồ sơ tăng giảm, thông tin tiền lương đóng BHXH và các giấy tờ liên quan đến trường hợp cần kiểm tra.

Kế toán Navi sẽ trao đổi cụ thể về hồ sơ cần chuẩn bị sau khi tiếp nhận thông tin của doanh nghiệp.

5. Bao lâu doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ bảo hiểm xã hội một lần?

Doanh nghiệp nên chủ động rà soát định kỳ, đặc biệt khi có nhiều biến động lao động, trước khi người lao động nghỉ việc, trước các đợt kiểm tra hoặc khi phát hiện dữ liệu BHXH có dấu hiệu không thống nhất.

6. Nếu phát hiện sai hồ sơ bảo hiểm xã hội thì Kế toán Navi có hỗ trợ xử lý không?

Có thể hỗ trợ tùy theo nội dung sai lệch và phạm vi dịch vụ doanh nghiệp đăng ký.

Sau khi rà soát, Kế toán Navi sẽ xác định vấn đề, hồ sơ cần bổ sung và hướng xử lý phù hợp trước khi thực hiện các bước tiếp theo.

7. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ rà soát bảo hiểm xã hội?

Hồ sơ BHXH liên quan trực tiếp đến người lao động, tiền lương và nghĩa vụ bảo hiểm của doanh nghiệp. Việc rà soát bởi đơn vị có chuyên môn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian kiểm tra, phát hiện sớm sai lệch và chủ động xử lý các vấn đề còn tồn tại. 

Xem thêm:

► Dịch vụ tư vấn pháp luật lao động và BHXH

► Dịch vụ xây dựng thang bảng lương 

►Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội 

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.