Tài khoản 138 – Phải thu khác theo TT133 và cách hạch toán

Cách hạch toán Tài khoản 138 theo Thông tư 133 bao gồm cách hạch toán cho các khoản phải thu khác, quản lý Tài sản thiếu chờ xử lý, thực hiện các thao tác liên quan đến Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược, và tuân theo nguyên tắc kế toán cho các khoản phải thu khác.

Nguyên tắc kế toán Tài khoản 138 – Phải thu khác

Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi của Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng và Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ. Nó theo dõi tình hình thanh toán và bao gồm các nội dung sau đây:

• Giá trị của tài sản thiếu mà đã được phát hiện, nhưng nguyên nhân chưa được xác định, cần chờ quá trình xử lý tiếp tục.
• Các khoản phải thu từ bồi thường vật chất do cá nhân hoặc tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) gây ra, chẳng hạn như mất mát, hỏng hóc về tài sản, hàng hóa, hoặc vốn, những khoản này đã được xử lý và bồi thường.
• Các khoản phải thu liên quan đến việc cho mượn bằng tài sản phi tiền tệ (nếu cho mượn bằng tiền, thì chúng phải được ghi nhận tại Tài khoản 1288).
• Các khoản phải thu liên quan đến các chi tiêu đầu tư XDCB hoặc chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt để thu hồi.
• Các khoản phải thu liên quan đến chi tiêu hộ, chẳng hạn như các khoản phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, cũng như các khoản thuế.
• Tiền lãi từ việc cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ hoạt động đầu tư tài chính.
• Số tiền hoặc giá trị tài sản đã được đem cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các doanh nghiệp hoặc tổ chức khác theo quy định của pháp luật.
• Các khoản phải thu khác.

Tài khoản này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các khoản nợ phải thu đặc biệt và tạo sự minh bạch trong việc quản lý tài chính và kế toán của họ.

Xem thêm: Cách hạch toán tài khoản 136 – Phải thu nội bộ theo thông tư 133

Nguyên tắc kế toán đối với các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược:

a) Các khoản tiền và tài sản đưa đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, hoặc ký cược cần được quản lý chặt chẽ và thu hồi đúng thời hạn khi các giao dịch này kết thúc. Trong trường hợp các khoản tiền ký quỹ hoặc ký cược được doanh nghiệp có quyền nhận lại nhưng đã quá hạn thu hồi, doanh nghiệp cần tiến hành trích lập dự phòng tương tự như việc xử lý các khoản nợ khó đòi.

b) Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết về các khoản tài sản đưa đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược theo từng loại, từng đối tượng, và kỳ hạn cụ thể. Trong quá trình lập Báo cáo tài chính, những khoản này sẽ được phân loại là tài sản ngắn hạn nếu còn kỳ hạn dưới 12 tháng và tài sản dài hạn nếu còn kỳ hạn từ 12 tháng trở lên.

c) Đối với tài sản đã được đưa đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ, hoặc ký cược, giá trị của chúng cần được phản ánh dựa trên giá đã được ghi sổ kế toán của doanh nghiệp. Khi nhận lại tài sản này, nó sẽ được ghi nhận với giá trị tương đương. Đối với tài sản thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu (như bất động sản), giá trị này sẽ không giảm đi trên bảng cân đối kế toán mà sẽ được theo dõi chi tiết trên sổ kế toán (sổ tài sản đang thế chấp) và được thuyết minh trong Báo cáo tài chính.

d) Trong trường hợp có các khoản ký quỹ hoặc ký cược được ghi nhận bằng tiền hoặc tương đương tiền và có quyền nhận lại bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá lại giá trị của chúng dựa trên tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.

Về nguyên tắc trong mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản

Cần tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và xác định người có liên quan đến các sự cố và lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể. Chỉ có trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về sự thiếu, mất mát, hoặc hư hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý, thì mới tiến hành hạch toán vào Tài khoản 1381.

Nếu đã xác định nguyên nhân về thiếu, mất mát, hoặc hư hỏng tài sản và đã có biên bản xử lý trong kỳ, thì cần ghi vào các tài khoản liên quan mà không cần thông qua Tài khoản 1381.

Giá trị của hàng tồn kho bị hao hụt hoặc mất mát (ngoại trừ hao hụt trong định mức thu mua, được hạch toán vào giá trị hàng tồn kho) sẽ được trừ đi từ giá trị hàng tồn kho và sau đó được hạch toán vào giá vốn hàng bán.

Trong trường hợp giá trị của tài sản thiếu và cần xử lý, đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ sau khi trừ đi phần bồi thường từ các tổ chức hoặc cá nhân liên quan, sẽ được hạch toán vào chi phí khác của doanh nghiệp.

Kết cấu và nội dung Tài khoản 138 – Phải thu khác

Bên Nợ:

• Giá trị của tài sản thiếu đang chờ giải quyết.
• Các khoản phải thu từ cá nhân hoặc tập thể (cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu, đã xác định rõ nguyên nhân và đã có biên bản xử lý trong kỳ kế toán.
• Tiền lãi từ cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận từ các hoạt động đầu tư tài chính.
• Các khoản chi hộ phải thu hồi, cùng với các khoản nợ phải thu khác.
• Giá trị của tài sản đã được cầm cố hoặc số tiền đã ký quỹ hoặc ký cược.
• Đánh giá lại các khoản phải thu khác dưới dạng tiền tệ có nguồn gốc ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).

Bên Có:

• Chuyển giá trị của tài sản thiếu vào các tài khoản tương ứng theo quyết định ghi trong biên bản xử lý.
• Số tiền đã thu từ các khoản nợ phải thu khác.
• Giá trị của tài sản đã được cầm cố hoặc số tiền đã ký quỹ hoặc ký cược đã được nhận lại hoặc thanh toán.
• Khoản khấu trừ (phạt) tính vào tiền ký quỹ, ký cược và ghi vào chi phí khác.
• Đánh giá lại các khoản phải thu khác dưới dạng tiền tệ có nguồn gốc ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).

Số dư bên Nợ của tài khoản này thể hiện các khoản nợ phải thu khác mà chưa thu được.

Tài khoản 138 – Phải thu khác gồm 3 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: Dùng để phản ánh giá trị của tài sản thiếu mà nguyên nhân chưa được xác định rõ, đang chờ quyết định xử lý.
• Tài khoản 1386 – Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược: Phản ánh số tiền hoặc giá trị của tài sản mà doanh nghiệp đã đưa đi cầm cố, thế chấp, ký quỹ hoặc ký cược tại các tổ chức, tổ chức khác trong các quan hệ kinh tế, theo quy định của pháp luật.
• Tài khoản 1388 – Phải thu khác: Dùng để phản ánh các khoản phải thu khác của doanh nghiệp, nằm ngoài phạm vi các khoản phải thu đã được phản ánh trong các tài khoản 131, 133, 136, 1381, và 1386. Ví dụ: các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi phải thu; các khoản phải thu liên quan đến bồi thường thiệt hại;…

Cách hạch toán phải thu khác Tài khoản 138

3.1. Khi có sự thiếu hụt tài sản cố định hữu hình sử dụng cho hoạt động sản xuất và kinh doanh mà nguyên nhân chưa rõ ràng và đang chờ xử lý, việc hạch toán như sau:

Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1381) (tương ứng với giá trị còn lại của tài sản cố định) Nợ Tài khoản 214 – Hao mòn Tài sản cố định (Tài khoản con 2141) (tương ứng với giá trị hao mòn) Có Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (Tài khoản con 2111) (tương ứng với nguyên giá).

3.2. Khi tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động phúc lợi bị thiếu hụt và chưa xác định rõ nguyên nhân, cần ghi giảm giá trị của tài sản cố định, thực hiện hạch toán như sau:

Nợ Tài khoản 214 – Hao mòn Tài sản cố định (Tài khoản con 2141) (tương ứng với giá trị hao mòn) Nợ Tài khoản 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành Tài sản cố định (tương ứng với giá trị còn lại) Có Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình (Tài khoản con 2111) (tương ứng với nguyên giá).

Đồng thời, cần phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý như sau:

Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1381) Có Tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Tài khoản con 3532).

3.3. Khi tiền mặt, tồn quỹ, vật tư, hàng hóa, và các tài sản khác bị thiếu hụt sau khi kiểm kê:

a) Khi chưa xác định rõ nguyên nhân và chờ xử lý:

Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1381) Có các Tài khoản 111, 152, 153, 155, hoặc Tài khoản 156 (tương ứng với từng khoản thiếu) hoặc Có Tài khoản 156 hàng hóa (nếu là hàng hóa).

b) Khi đã có biên bản xử lý của cơ quan có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, việc hạch toán như sau:

Nợ Tài khoản 111 – Tiền mặt (cho cá nhân hoặc tổ chức nộp tiền bồi thường) Nợ Tài khoản 1388 – Phải thu khác (cá nhân hoặc tổ chức phải nộp tiền bồi thường) Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (số tiền bồi thường trừ vào lương) Nợ Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (tương ứng với giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số tiền bồi thường theo quyết định xử lý) Nợ Tài khoản 811 – Chi phí khác (tương ứng với phần giá trị còn lại của tài sản thiếu qua kiểm kê, phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp) Có Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

c) Trong trường hợp tài sản thiếu đã xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm ngay, việc hạch toán sẽ như sau:

Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1388 – Phải thu khác) (tương ứng với số tiền bồi thường) Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (số tiền bồi thường trừ vào lương) Nợ Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán (tương ứng với giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số tiền bồi thường theo quyết định xử lý) Có các Tài khoản 152, 153, 155, 156 Có các Tài khoản 112, 111 (tùy theo từng trường hợp).

3.4. Khi có các khoản tài sản tạm thời được cho mượn, việc hạch toán như sau:

Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1388) Có các Tài khoản 152, 153, 155, 156,…

3.5. Khi phải thu hồi các khoản chi hộ từ bên thứ ba hoặc các khoản phải thu khác, việc hạch toán như sau:

Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1388) Có các Tài khoản liên quan.

3.6. Khi thực hiện giao dịch ủy thác xuất – nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:

a) Khi chi hộ cho bên giao ủy thác:

Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1388) (nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền) Nợ Tài khoản 3388 – Phải trả phải nộp khác (trừ vào tiền nhận từ bên giao ủy thác) Có các Tài khoản 111, 112, …

b) Khi bên giao ủy thác thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ, việc hạch toán như sau:

Nợ Tài khoản 338 – Phải trả phải nộp khác (Tài khoản con 3388) Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1388).

c) Kế toán chi tiết các giao dịch thanh toán xuất – nhập khẩu ủy thác thực hiện theo hướng dẫn của Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác. Kế toán các khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu tại bên giao và bên nhận ủy thác sẽ thực hiện theo hướng dẫn của Tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước.

3.7. Để xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu định kỳ, việc hạch toán như sau:

Nợ các Tài khoản 111, 112, và các tài khoản tương ứng (số tiền đã thu được) Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1388) Có Tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

3.8. Khi thu được tiền từ các khoản nợ phải thu khác, việc hạch toán như sau:

Nợ Tài khoản 111 – Tiền mặt (nếu tiền mặt được thu) Nợ Tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng (nếu tiền gửi được thu) Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1388).

3.9. Trong trường hợp nợ phải thu khác không khả năng thu hồi và đã có quyết định xử lý, việc hạch toán như sau:

Nợ Tài khoản 111 – Tiền mặt (số tiền bồi thường từ cá nhân hoặc tập thể liên quan) Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (số tiền bồi thường trừ vào lương) Nợ Tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (Tài khoản con 2293) (nếu được bù đắp bằng dự phòng phải thu khó đòi) Nợ Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (số tiền hạch toán vào chi phí) Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1388 – Phải thu khác).

3.10. Khi các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu khác cho công ty mua bán nợ, việc hạch toán như sau:

Nợ các Tài khoản 111, 112, và các tài khoản tương ứng (số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu) Nợ Tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (Tài khoản con 2293) (số chênh lệch được bù đắp bằng dự phòng phải thu khó đòi) Nợ Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi và số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng dự phòng nợ phải thu khó đòi) Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1388).

3.11. Khi thực hiện giao dịch cầm cố, thế chấp, ký cược, ký quỹ, việc hạch toán như sau:

a) Khi sử dụng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng để thực hiện ký cược hoặc ký quỹ:

Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1386) Có các Tài khoản 111, 112, và các tài khoản tương ứng.

b) Khi mang hàng tồn kho hoặc tài sản khác đi cầm cố hoặc thế chấp:

Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1386) (chi tiết theo từng khoản) Có các Tài khoản 152, 155, 156,…

c) Khi sử dụng tài sản cố định để cầm cố:

Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1386) (giá trị còn lại của tài sản cố định) Nợ Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn lũy kế) Có Tài khoản 211 – Tài sản cố định (nguyên giá).

d) Khi nhận lại tài sản cầm cố hoặc tiền ký quỹ, ký cược:

• Khi nhận lại số tiền ký quỹ hoặc ký cược, việc hạch toán như sau:

Nợ các Tài khoản 111, 112, và các tài khoản tương ứng Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1386)

• Khi nhận lại hàng tồn kho hoặc tài sản khác đã được cầm cố hoặc thế chấp:

Nợ các Tài khoản 152, 155, 156,… Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1386) (chi tiết theo từng khoản)

• Khi nhận lại tài sản cố định đã được cầm cố hoặc thế chấp:

Nợ Tài khoản 211 – Tài sản cố định (nguyên giá khi đưa đi cầm cố) Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1386) (giá trị còn lại) Có Tài khoản 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn lũy kế).

đ) Trong trường hợp doanh nghiệp không tuân thủ đúng các cam kết và bị phạt vi phạm hợp đồng, việc hạch toán như sau:

Nợ Tài khoản 811 – Chi phí khác (số tiền bị trừ) Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1386).

e) Khi sử dụng tiền từ khoản ký cược hoặc ký quỹ để thanh toán cho người bán, việc hạch toán như sau:

Nợ Tài khoản 331 – Phải trả người bán Có Tài khoản 138 – Phải thu khác (Tài khoản con 1386).

Có thể bạn cần xem: Hệ thống tài khoản kế toán theo TT133

3.12. Khi thực hiện việc lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu khác, là các khoản tiền có gốc ngoại tệ, sẽ được đánh giá theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch:

• Trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán, việc hạch toán như sau:

Nợ Tài khoản 138 – Phải thu khác Có Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Tài khoản con 4131).

• Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, việc hạch toán như sau:

Nợ Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Tài khoản con 4131) Có Tài khoản 138 – Phải thu khác

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng Dịch vụ kế toán trọn gói, hãy gọi ngay:

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được tư vấn miễn phí.