Hạch toán tài khoản 138 theo TT200 – Phải thu khác

Cách hạch toán Tài khoản 138 theo thông tư 200 – Phải thu khác, theo quy định của Thông tư 200/2014/TTBTC, được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu mà không thuộc phạm vi của các tài khoản phải thu khác như TK 131, 136. Đồng thời, nó phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này.

1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 138 theo thông tư 200

Tài khoản 138 được sử dụng để ghi nhận các khoản nợ phải thu nằm ngoài phạm vi của các tài khoản phải thu khác như TK 131, 136, đồng thời theo dõi tình hình thanh toán của các khoản nợ này. Cụ thể, tài khoản này bao gồm các thông tin chính sau:

Giá trị tài sản thiếu: Ghi nhận giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, đang chờ quá trình xử lý.
Các khoản phải thu về bồi thường vật chất: Bao gồm các khoản phải thu liên quan đến bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp), như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn, đã được xử lý và bắt buộc phải thu hồi.
Các khoản cho mượn bằng tài sản phi tiền tệ: Ghi nhận các khoản đã cho mượn bằng tài sản không phải là tiền tệ. (Lưu ý: Nếu cho mượn bằng tiền, phải sử dụng TK 1283).
Các khoản chi không được cấp có thẩm quyền phê duyệt: Ghi nhận các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt, phải thu hồi.
Các khoản chi hộ phải thu hồi: Bao gồm các khoản bên nhận uỷ thác xuất nhập khẩu chi hộ, cho bên giao uỷ thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, thuế, và các khoản tương tự.
Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp: Ghi nhận các khoản phải thu liên quan đến chi phí cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hóa.
Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ hoạt động đầu tư tài chính: Ghi nhận các khoản phải thu liên quan đến tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận từ các hoạt động đầu tư tài chính.
Các khoản phải thu khác: Bao gồm các khoản phải thu khác nằm ngoài phạm vi của các khoản đã nêu trên.

Tham khảo:

>>> Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ theo thông tư 200

Hạch toán tài khoản 138 theo thông tư 200 |Kế toán Navi

2. Nội dung và kết cấu tài khoản 138 – Phải thu khác

Bên Nợ:

Giá trị tài sản thiếu đang chờ quá trình giải quyết;
Phải thu từ cá nhân, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đã được xác định rõ nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay;
Số tiền phải thu về các khoản phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước;
Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận từ các hoạt động đầu tư tài chính;
Các khoản chi hộ từ bên thứ ba cần phải thu hồi, cùng với các khoản nợ phải thu khác;
Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).

Bên Có:

Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
Kết chuyển các khoản phải thu về từ quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước;
Số tiền đã thu được từ các khoản nợ phải thu khác;
Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).

Số dư bên Nợ:

Bao gồm các khoản nợ phải thu khác mà chưa thực hiện được thu hồi.

Tài khoản này có thể có số dư bên Có trong trường hợp đã thu được một lượng tiền nhiều hơn so với số phải thu (trong những trường hợp cá biệt và chi tiết đối với từng đối tượng cụ thể).

Tài khoản 138 – Phải thu khác, bao gồm 3 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý:
- Được sử dụng để phản ánh giá trị của tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân và đang chờ quyết định xử lý.
- Theo nguyên tắc, khi phát hiện thiếu tài sản, cần truy tìm nguyên nhân và xác định người có liên quan để thực hiện biện pháp xử lý cụ thể.
- Chỉ hạch toán vào tài khoản 1381 trong trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp và đang chờ xử lý. Trong trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ, ghi vào các tài khoản liên quan mà không sử dụng tài khoản 1381.
Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hóa:
- Phản ánh số phải thu liên quan đến quá trình cổ phần hóa mà doanh nghiệp đã chi ra, bao gồm chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, và hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá.
Tài khoản 1388 – Phải thu khác:
- Sử dụng để phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp nằm ngoài phạm vi các tài khoản phải thu phản ánh ở các tài khoản 131, 133, 136, cũng như không thuộc các tài khoản 1381 và 1385.
- Bao gồm các khoản phải thu như cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi, cũng như các khoản phải thu liên quan đến bồi thường do làm mất tiền, tài sản, và các khoản phải thu khác

3. Hạch toán tài khoản 138 theo thông tư 200

3.1. Xử lý Tài sản cố định hữu hình thiếu:

Khi phát hiện thiếu Tài sản cố định hữu hình trong hoạt động sản xuất, kinh doanh mà chưa xác định rõ nguyên nhân và đang chờ xử lý, thực hiện ghi chứng như sau:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại của TSCĐ).

Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn).

Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).

3.2. Xử lý TSCĐ hữu hình cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc hoạt động phúc lợi thiếu:

Khi phát hiện thiếu TSCĐ hữu hình trong hoạt động sự nghiệp, dự án, hoặc hoạt động phúc lợi mà chưa xác định rõ nguyên nhân và đang chờ xử lý, thực hiện ghi chứng giảm TSCĐ như sau:

Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn).

Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án).

Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi).

Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).

- Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381).

Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532).

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (TSCĐ dùng cho sự nghiệp, DA).

3.3. Xử lý thiếu tiền mặt, vật tư, hàng hóa khi kiểm kê:

a) Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381).

Có các TK 111, 152, 153, 155, 156. b) Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường).

Nợ TK 1388 – Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường).

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương).

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý).

Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp).

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý. c) Trường hợp đã xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác) (số phải bồi thường).

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương).

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý).

Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.

Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung.

Có các TK 152, 153, 155, 156.

Có các TK 111, 112.

3.4. Xử lý khoản cho mượn tài sản tạm thời:

Ghi chứng khi có các khoản cho mượn tài sản tạm thời:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388).

Có các TK 152, 153, 155, 156,…

Xem thêm:

>>> Cách hạch toán tài khoản 141 – Tạm ứng theo thông tư 200

3.5. Xử lý khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi và các khoản phải thu khác:

Ghi chứng khi có các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi và các khoản phải thu khác:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388).

Có các TK liên quan.

3.6. Kế toán giao dịch ủy thác xuất – nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:

a) Khi bên nhận uỷ thác chi hộ cho bên giao uỷ thác:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền).

Nợ TK 3388- Phải trả phải nộp khác (trừ vào tiền nhận của bên giao ủy thác).

Có các TK 111, 112,… b) Khi được doanh nghiệp uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ:

Nợ TK 338 – Phải trả khác (3388).

Có TK 138 – Phải thu khác (1388). c) Kế toán chi tiết các giao dịch thanh toán xuất – nhập khẩu ủy thác:

Sử dụng tài khoản 338 – Phải trả khác.

Kế toán các khoản thuế GTGT, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu theo hướng dẫn của tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

3.7. Xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu:

Ghi chứng khi xác định các khoản tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu:

Nợ các TK 111, 112,… (số đã thu được tiền).

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388).

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

3.8. Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác:

Ghi chứng khi thu được tiền từ các khoản nợ phải thu khác:

Nợ TK 111 – Tiền mặt.

Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng.

Có TK 138 – Phải thu khác (1388).

3.9. Xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi:

Ghi chứng khi có quyết định xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (số bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan).

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương).

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi).

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số hạch toán vào chi phí).

Có TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác).

3.10. Khi hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu khác cho công ty mua bán nợ:

Ghi chứng khi bán các khoản nợ phải thu khác:

Nợ các TK 111, 112,… (số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu).

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi).

Nợ các TK liên quan (số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi).

Có TK 138 – Phải thu khác (1388).

3.11. Khi phát sinh chi phí cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước: