Hạch toán Chi phí bán hàng theo Tài khoản 641 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Chi phí bán hàng là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Việc hạch toán chi phí bán hàng chính xác giúp doanh nghiệp đánh giá đúng hiệu quả hoạt động và lập báo cáo tài chính chuẩn xác. Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, phản ánh các chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nguyên tắc, kết cấu và cách hạch toán chi phí bán hàng trên Tài khoản 641 theo quy định.
Nguyên tắc kế toán chi phí bán hàng
Tài khoản 641 được sử dụng để phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ. Những chi phí này bao gồm các khoản chi cho việc chào hàng, quảng cáo, hoa hồng cho nhân viên bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm và dịch vụ, chi phí vận chuyển, đóng gói, bảo quản, v.v.
Chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng theo Thông tư 200 là các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng, bao gồm:
Chi phí cho việc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm.
Chi phí hoa hồng cho nhân viên bán hàng.
Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ các hoạt động xây lắp).
Các chi phí liên quan đến bảo quản, đóng gói và vận chuyển sản phẩm.
Hạch toán chi phí bán hàng và ảnh hưởng đến thuế TNDN
Theo quy định tại Luật thuế TNDN, các khoản chi phí bán hàng không được phép trừ vào chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Tuy nhiên, các chi phí này phải được ghi nhận đầy đủ, có chứng từ hợp pháp và hạch toán đúng theo chế độ kế toán. Khi tính thuế TNDN, các doanh nghiệp cần điều chỉnh các khoản chi phí này để làm tăng số thuế phải nộp.
Chi tiết hạch toán chi phí bán hàng
Tài khoản 641 có thể được mở chi tiết theo các nội dung chi phí khác nhau, bao gồm chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, chi phí bao bì, chi phí khấu hao TSCĐ, dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền. Các doanh nghiệp có thể mở thêm các chi phí khác tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của mình. Cuối kỳ, các chi phí bán hàng sẽ được kết chuyển vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Tài khoản 641 có kết cấu gồm hai bên: bên Nợ và bên Có. Cụ thể như sau:
Bên Nợ: Phản ánh tất cả các chi phí thực tế phát sinh trong kỳ liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ. Đây là các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm.
Bên Có: Bao gồm các khoản giảm chi phí bán hàng trong kỳ (nếu có), hoặc kết chuyển các chi phí bán hàng vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ.
Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ vì các chi phí bán hàng sau khi hạch toán sẽ được kết chuyển vào tài khoản 911 để tính toán kết quả kinh doanh.
Các tài khoản cấp 2 của Tài khoản 641
Tài khoản 641 có 7 tài khoản cấp 2, mỗi tài khoản cấp 2 sẽ phản ánh một nhóm chi phí cụ thể trong quá trình bán hàng. Cụ thể như sau:
Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên
Tài khoản này phản ánh các khoản chi phí phải trả cho nhân viên tham gia vào quá trình bán hàng, bao gồm:
Lương, tiền công của nhân viên bán hàng, nhân viên vận chuyển, đóng gói và bảo quản sản phẩm.
Các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn, tiền ăn giữa ca và các khoản phúc lợi khác cho nhân viên.
Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì
Chi phí này phản ánh các khoản chi dùng cho vật liệu và bao bì phục vụ cho quá trình bảo quản, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Các chi phí này bao gồm:
Chi phí bao bì đóng gói sản phẩm, hàng hoá.
Chi phí vật liệu dùng trong quá trình bảo quản, vận chuyển sản phẩm.
Vật liệu phục vụ cho sửa chữa và bảo trì tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho bộ phận bán hàng.
Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng
Tài khoản này phản ánh chi phí cho các dụng cụ, công cụ phục vụ cho hoạt động bán hàng, bao gồm:
Dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, thiết bị làm việc cho nhân viên bán hàng.
Các đồ dùng khác phục vụ cho công tác bán hàng và tiêu thụ sản phẩm.
Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao tài sản cố định
Tài khoản này dùng để ghi nhận chi phí khấu hao của TSCĐ dùng trong quá trình bán hàng. Những tài sản cố định này có thể bao gồm:
Nhà kho, cửa hàng, bến bãi.
Các phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, hoặc các thiết bị dùng để kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm.
Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành
Chi phí bảo hành được ghi nhận trong tài khoản này và phản ánh các chi phí phát sinh từ việc bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã bán. Tuy nhiên, chi phí bảo hành công trình xây lắp sẽ không được phản ánh ở tài khoản này mà được ghi nhận ở tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung”.
Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
Các chi phí này liên quan đến việc thuê các dịch vụ bên ngoài để hỗ trợ cho quá trình bán hàng, bao gồm:
Chi phí thuê kho, thuê bãi để bảo quản hàng hoá.
Chi phí thuê phương tiện vận chuyển, chi phí bốc vác.
Chi phí trả hoa hồng cho đại lý bán hàng hoặc các đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu.
Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác
Tài khoản này phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong quá trình bán hàng ngoài các khoản chi phí đã nêu trên. Các chi phí này có thể bao gồm:
Chi phí tiếp khách, chi phí tiếp thị.
Chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm.
Các khoản chi phí tổ chức hội nghị khách hàng, sự kiện để giới thiệu sản phẩm hoặc duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí bán hàng
Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, các doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều giao dịch kinh tế liên quan đến chi phí bán hàng. Việc hạch toán các giao dịch này chính xác là rất quan trọng để đảm bảo báo cáo tài chính của doanh nghiệp được phản ánh đúng thực tế. Dưới đây là các phương pháp kế toán đối với một số giao dịch kinh tế chủ yếu liên quan đến chi phí bán hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
a) Tính tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản hỗ trợ khác cho nhân viên bán hàng
Khi doanh nghiệp phải tính toán tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn và các khoản hỗ trợ khác cho nhân viên phục vụ trực tiếp trong quá trình bán hàng, kế toán thực hiện như sau:
Ghi nhận chi phí lương và các khoản bảo hiểm, phụ cấp cho nhân viên bán hàng:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các tài khoản 334 (Phải trả người lao động), 338 (Phải trả, phải nộp khác).
Việc ghi nhận này giúp đảm bảo các chi phí liên quan đến nhân viên bán hàng được hạch toán đúng vào chi phí bán hàng trong kỳ.
b) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng
Các khoản chi phí về vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng (như bao bì, dụng cụ phục vụ vận chuyển, bảo quản sản phẩm) sẽ được ghi nhận như sau:
Ghi nhận chi phí vật liệu và dụng cụ:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), 153 (Công cụ dụng cụ), 242 (Chi phí trả trước).
Cách hạch toán này giúp theo dõi chính xác các chi phí vật liệu và dụng cụ được sử dụng trong quá trình bán hàng.
c) Trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) của bộ phận bán hàng
Khi trích khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng (như kho bãi, phương tiện vận chuyển), kế toán thực hiện như sau:
Ghi nhận chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định.
Việc ghi nhận chi phí khấu hao giúp doanh nghiệp tính toán đúng đắn mức độ hao mòn của tài sản cố định và phân bổ chi phí này vào các chi phí bán hàng.
d) Chi phí điện, nước, thông tin, thuê ngoài sửa chữa TSCĐ
Chi phí cho điện, nước, thông tin (như điện thoại, fax) và chi phí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định có giá trị không lớn liên quan đến hoạt động bán hàng được tính vào chi phí bán hàng và hạch toán như sau:
Ghi nhận chi phí điện, nước và chi phí thông tin:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các tài khoản 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng), 141 (Tạm ứng), 331 (Phải trả người bán), v.v.
Việc ghi nhận này giúp theo dõi các khoản chi phí liên quan đến các dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình bán hàng.
e) Chi phí sửa chữa tài sản cố định phục vụ cho bán hàng
Khi sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) phục vụ cho bán hàng, nếu sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định, kế toán thực hiện như sau:
Trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu sửa chữa đã thực hiện nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (Nếu trích trước chi phí sửa chữa theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ).
Chi phí sửa chữa thực tế phát sinh:
Nợ các tài khoản 335, 352
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các tài khoản 331 (Phải trả người bán), 241 (Chi phí sửa chữa tài sản cố định), 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng), v.v.
Trong trường hợp chi phí sửa chữa lớn có giá trị lớn và liên quan đến bán hàng trong nhiều kỳ, kế toán sẽ phân bổ chi phí này vào chi phí bán hàng từng phần:
Phân bổ chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định vào chi phí bán hàng:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
f) Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá
Khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hoá kèm theo bảo hành sửa chữa cho các hỏng hóc do lỗi sản xuất, kế toán sẽ phải xác định dự phòng chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm và ghi nhận như sau:
Xác định chi phí bảo hành sản phẩm:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp phải tính toán và điều chỉnh dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hoá:
Trường hợp số dự phòng bảo hành phải trích thêm:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
Trường hợp số dư dự phòng bảo hành đã trích trước lớn hơn thực tế sử dụng:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
g) Đối với sản phẩm, hàng hóa sử dụng cho mục đích khuyến mại, quảng cáo
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do chính mình sản xuất để thực hiện chương trình khuyến mại, quảng bá:
Nếu việc xuất kho sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không đi kèm điều kiện, không thu tiền (tức là người nhận không phải mua sản phẩm khác để được tặng), kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (bao gồm chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hóa) Có các TK 155, 156 – Thành phẩm, Hàng hóa.
Trường hợp doanh nghiệp xuất hàng hóa khuyến mại nhưng khách hàng chỉ được nhận khi thỏa mãn điều kiện (ví dụ: mua 2 tặng 1), bản chất đây là hình thức giảm giá cho người mua, do đó giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn hàng bán.
Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, khi nhận hàng hóa (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất hoặc nhà phân phối để dùng trong các chương trình quảng cáo, khuyến mại cho khách mua sản phẩm của họ:
Khi tiếp nhận hàng hóa không mất phí từ nhà sản xuất, nhà phân phối để triển khai khuyến mại, doanh nghiệp cần theo dõi riêng số lượng hàng hóa này trong hệ thống quản trị nội bộ. Đồng thời, phải thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính về số lượng hàng đã nhận và số lượng đã sử dụng cho khuyến mại (tương tự như hàng giữ hộ, nhận hộ).
Sau khi kết thúc chương trình khuyến mại, nếu số hàng còn dư không phải trả lại nhà cung cấp, thì kế toán ghi nhận phần giá trị hàng hóa này là thu nhập khác, theo định khoản: Nợ TK 156 – Hàng hóa (theo giá trị hợp lý) Có TK 711 – Thu nhập khác.
h) Hạch toán sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ cho bán hàng
Khi sản phẩm hoặc hàng hoá tiêu dùng nội bộ phục vụ cho bán hàng, kế toán sẽ hạch toán như sau:
Ghi nhận chi phí tiêu dùng nội bộ:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có các tài khoản 155 (Hàng hoá), 156 (Hàng hoá thành phẩm).
Nếu sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ phải kê khai thuế GTGT, kế toán ghi:
Kê khai thuế GTGT đối với hàng hoá tiêu dùng nội bộ:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
i) Trường hợp sản phẩm, hàng hóa được sử dụng để biếu, tặng
Khi doanh nghiệp mang hàng hóa hoặc sản phẩm đi biếu, tặng cho các đối tượng bên ngoài tổ chức (ví dụ như khách hàng, đối tác…), và giá trị hàng hóa này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh:
Kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (bao gồm giá vốn của hàng hóa hoặc chi phí sản xuất sản phẩm)
Có các tài khoản 152, 153, 155, 156 – tương ứng với loại vật tư, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa sử dụng.
Nếu hoạt động biếu, tặng này thuộc đối tượng phải kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu ra, kế toán thực hiện thêm bút toán:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
Trường hợp doanh nghiệp biếu, tặng hàng hóa, nguyên vật liệu cho người lao động hoặc cán bộ công nhân viên và chi phí này được chi trả từ quỹ khen thưởng, phúc lợi:
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (chi tiết 33311).
Đồng thời, kế toán phản ánh giá vốn của hàng hóa, sản phẩm hoặc nguyên vật liệu được sử dụng để tặng nhân viên:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có các TK 152, 153, 155, 156 – phù hợp với từng loại tài sản đã sử dụng.
k) Trường hợp đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu thanh toán hộ các khoản chi phí và phí dịch vụ ủy thác
Khi phát sinh nghĩa vụ thanh toán cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu về các khoản chi hộ liên quan đến hàng hóa xuất khẩu cũng như phí ủy thác, kế toán căn cứ vào chứng từ hợp lệ để hạch toán như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu các khoản chi này có hóa đơn GTGT hợp lệ)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (chi tiết 3388).
l) Hoa hồng bán hàng phải trả cho đại lý nhận bán hàng
Đối với bên giao hàng đại lý, khi phải thanh toán hoa hồng cho bên nhận đại lý theo hợp đồng đại lý đã ký kết:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (trường hợp bên nhận đại lý lập hóa đơn GTGT hợp lệ)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
m) Ghi nhận các khoản làm giảm chi phí bán hàng
Trong kỳ, nếu phát sinh các khoản tiền liên quan đến việc hoàn lại, điều chỉnh hoặc giảm chi phí bán hàng đã hạch toán trước đó, kế toán thực hiện bút toán:
Nợ các TK tiền như 111 (Tiền mặt), 112 (Tiền gửi ngân hàng)…
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
n) Kết chuyển chi phí bán hàng cuối kỳ kế toán
Vào thời điểm cuối kỳ kế toán, toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ sẽ được kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh để xác định lãi/lỗ:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 – Chi phí bán hàng.
Đánh giá chất lượng bài viết, bạn nhé!
Chọn đánh giá
Đánh giá trung bình 0 / 5. Điểm đánh giá: 0
Chưa có phiếu bầu nào! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết này.
We are sorry that this post was not useful for you!
