Mở rộng địa bàn, tăng sức cạnh tranh – nhưng thủ tục pháp lý không thể bỏ qua.
Việc thành lập chi nhánh công ty ở tỉnh khác không chỉ là bước đi chiến lược để tăng độ phủ thị trường, mà còn là cách để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả phân phối, vận hành, và quản lý tại địa phương mới. Tuy nhiên, đi kèm với cơ hội là hàng loạt thủ tục pháp lý cần tuân thủ chặt chẽ.
Bài viết này là cẩm nang toàn diện, cập nhật đến năm 2025, giúp bạn:
Nắm rõ khái niệm và quy trình đăng ký chi nhánh khác tỉnh.
Chuẩn bị hồ sơ đúng loại hình doanh nghiệp.
Tránh các lỗi thường gặp khi kê khai thuế, con dấu, hạch toán.
Xử lý tình huống đặc biệt như ngành dịch vụ ăn uống, xây dựng, logistic, v.v.
Thủ tục thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh
1. Thành lập chi nhánh khác tỉnh là gì?
Chi nhánh công ty khác tỉnh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp mẹ nhưng đặt tại địa bàn tỉnh/thành phố khác, có chức năng thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng kinh doanh.
Căn cứ theo quy định tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
“Điều 45. Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh
Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.
Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”
Việc thành lập chi nhánh khác tỉnh sẽ tạo thuận lợi cho:
Phân phối sản phẩm/dịch vụ đến thị trường mục tiêu.
Giảm chi phí vận chuyển, quản lý kho.
Giao dịch, ký kết hợp đồng tại địa phương dễ dàng hơn.
Thành lập chi nhánh khác tỉnh là gì?
2. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh (chia theo loại hình).
2.1. Công ty TNHH một thành viên.
Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu Phụ lục II-11 – Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập chi nhánh.
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
Bản sao công chứng CCCD/CMND/hộ chiếu của người đứng đầu.
Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật).
2.2. Công ty TNHH hai thành viên trở lên.
Thêm vào các tài liệu ở trên, cần có:
Biên bản họp Hội đồng thành viên.
Quyết định thành lập chi nhánh có đầy đủ chữ ký của các thành viên góp vốn.
2.3. Công ty cổ phần.
Biên bản họp Hội đồng quản trị.
Quyết định thành lập chi nhánh.
Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
Bản sao giấy phép kinh doanh.
Hợp đồng thuê địa điểm chi nhánh (nếu hạch toán độc lập).
Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu cần).
Lưu ý: Tên chi nhánh phải viết đầy đủ theo mẫu: “Chi nhánh – Công ty ABC – tại Tỉnh XYZ”.
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh (chia theo loại hình).
3. Thủ tục thành lập chi nhánh khác tỉnh.
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.
Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt chi nhánh.
Theo Điều 31, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký bao gồm:
Thời gian xử lý: 03 ngày làm việc. Lệ phí: Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC: 50.000 đồng/lần (nộp hồ sơ giấy).
Bước 3: Công bố thông tin doanh nghiệp.
Trong 30 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận, doanh nghiệp phải đăng bố cáo trên Cổng thông tin quốc gia. Nếu không sẽ bị phạt từ 1 – 2 triệu đồng theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Bước 4: Khắc con dấu chi nhánh.
Chi nhánh có thể tự quyết định có dùng con dấu riêng hay không (theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2020). Nếu có:
Nộp thông báo mẫu dấu tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Sử dụng dấu để ký hợp đồng, hóa đơn độc lập
Bước 5: Nộp lệ phí môn bài.
Chi nhánh dù phụ thuộc hay độc lập đều phải nộp thuế môn bài 1.000.000 đồng/năm Khai và nộp tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi đặt chi nhánh.
Căn cứ theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP & Nghị định 22/2020/NĐ-CP.
Bước 6: Các thủ tục sau đăng ký.
Treo bảng tên chi nhánh.
Mở tài khoản ngân hàng.
Mua chữ ký số, đăng ký kê khai thuế điện tử.
Phát hành hóa đơn điện tử (nếu có hoạt động bán hàng).
Chuẩn bị đủ vốn điều lệ trong 90 ngày.
Đăng ký chứng chỉ hành nghề (nếu ngành yêu cầu).
4. Các hình thức hạch toán của chi nhánh khác tỉnh.
Tiêu chí
Hạch toán phụ thuộc
Hạch toán độc lập
Con dấu
Có thể không có
Bắt buộc có
Hóa đơn
Dùng của công ty mẹ
Có hóa đơn riêng
Thuế môn bài
Nộp tại nơi đặt chi nhánh
Như nhau
Thuế GTGT
Kê khai theo công ty mẹ
Kê khai riêng
Báo cáo tài chính
Báo cáo chung
Báo cáo riêng
Gợi ý: Nên chọn hạch toán phụ thuộc nếu chi nhánh không có hoạt động mua bán phát sinh nhiều, để giảm chi phí kế toán và thuế.
5. Trường hợp đặc biệt: Ngành ăn uống, dịch vụ.
Ngành ăn uống – bắt buộc hạch toán độc lập.
Theo quy định quản lý của từng địa phương:
Quán ăn, nhà hàng, quán cà phê đều bị quản lý theo quận/huyện riêng.
Vì vậy, chi nhánh bắt buộc phải kê khai thuế riêng.
Kèm theo việc báo cáo tài chính độc lập, hóa đơn riêng.
Nếu không tuân thủ, chi nhánh sẽ không được cấp mã số thuế riêng, gây khó khăn trong hoạt động.
6. Một số lưu ý quan trọng.
Tên chi nhánh không được trùng với tên chi nhánh khác đã đăng ký.
Không được đăng ký ngành nghề của chi nhánh khác với ngành nghề của công ty mẹ.
Nếu chi nhánh cùng ngành nghề nhưng khác quy mô, cần ghi rõ loại hình kinh doanh cụ thể.
Nếu chi nhánh phụ thuộc công ty mẹ, nhưng công ty mẹ bị giải thể → chi nhánh cũng bị giải thể theo.
Cập nhật ngành nghề kinh doanh theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg.
7. Câu hỏi thường gặp (Q&A) về Thủ tục thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh.
Q1: Mở chi nhánh khác tỉnh có cần đăng ký mã số thuế riêng không?
Có, nếu bạn chọn hình thức hạch toán độc lập, chi nhánh sẽ được cấp mã số thuế riêng và kê khai thuế riêng. Nếu hạch toán phụ thuộc, chi nhánh dùng chung mã số thuế với công ty mẹ.
Q2: Chi nhánh có được ký hợp đồng với khách hàng không?
Có. Theo Điều 45, Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh có quyền đại diện theo ủy quyền và được ký kết hợp đồng trong phạm vi ủy quyền.
Q3: Thành lập chi nhánh mất bao lâu?
Khoảng 3 – 5 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ tại Sở KH&ĐT.
Q4: Có thể đặt trụ sở chi nhánh tại nhà riêng không?
Có, nếu:
Có hợp đồng thuê/cho mượn hợp pháp.
Không bị cấm hoạt động kinh doanh tại khu vực đó theo quy định của địa phương.
Q5: Lỗi thường gặp khi thành lập chi nhánh?
Một số lỗi phổ biến:
Thiếu quyết định bổ nhiệm người đứng đầu.
Địa chỉ không rõ ràng (chỉ ghi tên đường).
Ngành nghề không phù hợp với công ty mẹ.
Không đăng bố cáo thành lập → bị phạt.
Việc thành lập chi nhánh ở tỉnh khác là cơ hội lớn để mở rộng thị phần và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ và chính xác các thủ tục theo quy định pháp luật để tránh các rủi ro về thuế, hợp đồng và xử phạt hành chính.
Tóm lại, hãy đảm bảo:
Chuẩn bị đúng hồ sơ theo loại hình công ty.
Lựa chọn hình thức hạch toán phù hợp với nhu cầu vận hành.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và công bố thông tin theo quy định.
Cuộc đời của bạn có thể khởi nghiệp từ bên kia “bức tường” nhà nước – nhưng chỉ khi bạn nắm rõ quy định pháp luật. Đi đúng luật, khởi nghiệp bền vững, sống tốt với cả hai phía – đó mới là hành trình đích thực!
Chúng tôi đồng hành cùng những người mơ lớn!
Bạn có thể không nắm nhiều cổ phần nhất, nhưng hãy là người hiểu luật rõ nhất. Vì hiểu luật – chính là nắm quyền.
Bạn muốn thành lập doanh nghiệp nhanh, đúng luật, không rườm rà? Hãy để đội ngũ chuyên viên của chúng tôi giúp bạn:
“Khởi nghiệp không phải là trò chơi của người đi một mình. Hãy bắt đầu thông minh, và đi xa cùng những người đúng đắn.”
