Dịch vụ thanh tra bảo hiểm xã hội – Từ 500.000 đồng

Khi doanh nghiệp nhận được quyết định thanh tra bảo hiểm xã hội (BHXH), việc chuẩn bị hồ sơ và đối chiếu số liệu cần được thực hiện thống nhất giữa hồ sơ lao động, tiền lương, hồ sơ tham gia BHXH và chứng từ kế toán. Kết quả thanh tra có thể liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ truy đóng, tiền chậm đóng, xử lý vi phạm và quyền lợi BHXH của người lao động.

Kế toán Navi cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, rà soát số liệu và làm việc với cơ quan BHXH khi có thanh tra, với chi phí từ 500.000 đồng, chưa bao gồm VAT.

Căn cứ pháp lý

[1] Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025;

[2] Luật Thanh tra số 84/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025;

[3] Nghị định 158/2025/NĐ-CP ngày 25/06/2025 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc;

[4] Nghị định 274/2025/NĐ-CP ngày 16/10/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật BHXH về chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc, BHTN; khiếu nại, tố cáo về BHXH;

[5] Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, BHXH và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, có hiệu lực từ ngày 10/09/2026.

I. Phí dịch vụ thanh tra bảo hiểm xã hội tại Kế toán Navi

Chi phí dịch vụ từ 500.000 đồng, chưa bao gồm VAT.

Mức phí cụ thể được xác định theo phạm vi công việc, số lượng người lao động, thời kỳ được thanh tra và tình trạng hồ sơ BHXH của từng doanh nghiệp.

Mức phí cụ thể được xác định dựa trên:

➤ Số lượng người lao động.

➤ Thời kỳ cơ quan BHXH yêu cầu thanh tra.

➤ Nội dung và phạm vi thanh tra.

➤ Tình trạng hồ sơ lao động, tiền lương và BHXH.

➤ Khối lượng số liệu cần đối chiếu, rà soát.

Liên hệ Kế toán Navi để được báo giá chi tiết theo hồ sơ thực tế của doanh nghiệp.

II. Thanh tra bảo hiểm xã hội là gì?

Thanh tra bảo hiểm xã hội (BHXH) là hoạt động kiểm tra, xem xét và đánh giá việc chấp hành các quy định của pháp luật về BHXH của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người tham gia BHXH. Thông qua hoạt động thanh tra, cơ quan có thẩm quyền xác định những vấn đề còn tồn tại, phát hiện hành vi vi phạm và yêu cầu đơn vị thực hiện các biện pháp khắc phục theo quy định pháp luật.

Theo Điều 16 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, cơ quan BHXH có nhiệm vụ kiểm tra việc thực hiện pháp luật về BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện; việc đóng, chi trả BHTN, BHYT và thanh tra chuyên ngành về đóng BHXH, BHTN, BHYT. Luật cũng xác định cơ quan BHXH là cơ quan nhà nước có chức năng thực hiện chính sách BHXH và thực hiện thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực này.

Theo Điều 2 Luật BHXH 2024, người sử dụng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc bao gồm doanh nghiệp, tổ hợp tác, hợp tác xã, hộ kinh doanh, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động; đồng thời bao gồm cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.

Đối với người lao động là công dân nước ngoài, Luật BHXH 2024 cũng quy định trường hợp thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc khi làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam, trừ các trường hợp luật định.

III. Các trường hợp bị thanh tra bảo hiểm xã hội ?

Thanh tra BHXH được thực hiện theo chương trình, kế hoạch thanh tra hoặc khi có căn cứ phát sinh vụ việc cần xem xét theo quy định pháp luật về thanh tra.

Một số tình huống thực tế có thể làm phát sinh việc cơ quan chức năng xem xét, thanh tra về nghĩa vụ đóng bảo hiểm gồm:

[1] Có dấu hiệu chậm đóng hoặc trốn đóng BHXH

Doanh nghiệp phát sinh số tiền BHXH chưa đóng, đóng không đầy đủ hoặc có dấu hiệu trốn đóng có thể thuộc diện được cơ quan có thẩm quyền xem xét.

Theo Điều 38 và Điều 39 Luật BHXH 2024, pháp luật quy định cụ thể về hành vi chậm đóng và trốn đóng BHXH bắt buộc, BHTN. Bên cạnh đó, Nghị định 274/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 30/11/2025, hướng dẫn chi tiết việc xác định hành vi chậm đóng, trốn đóng và thời điểm chuyển từ chậm đóng sang trốn đóng.

Trường hợp vi phạm, doanh nghiệp có thể phải đóng đủ số tiền còn thiếu và các khoản phát sinh theo quy định, đồng thời có thể bị xử lý vi phạm tùy theo tính chất và mức độ.

[2] Số lao động thực tế khác với số lao động tham gia BHXH

Ví dụ doanh nghiệp có 25 người lao động làm việc theo hợp đồng thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nhưng dữ liệu tham gia chỉ thể hiện 18 người.

Khi rà soát, cơ quan chức năng có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ nhân sự và dữ liệu BHXH để xác định nguyên nhân chênh lệch.

[3] Tiền lương thực tế và tiền lương đóng BHXH có sự chênh lệch

Việc đối chiếu giữa tiền lương thực tế doanh nghiệp trả cho người lao động và mức tiền lương sử dụng để đóng BHXH là một nội dung thường được rà soát khi thanh tra. Nếu hai mức này có sự chênh lệch, doanh nghiệp có thể được yêu cầu giải trình về căn cứ xác định tiền lương đóng BHXH.

Ví dụ:

• Hợp đồng lao động: 12 triệu đồng/tháng;
• Phụ cấp và khoản bổ sung trả thường xuyên: 3 triệu đồng/tháng;
• Mức tiền lương đóng BHXH: 8 triệu đồng/tháng.

Khi thanh tra, cơ quan chức năng có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình căn cứ xác định tiền lương làm căn cứ đóng và hồ sơ chứng minh từng khoản.

Theo Luật BHXH 2024, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động thuộc chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật về lao động. Vì vậy, việc xây dựng cơ cấu tiền lương và xác định khoản nào thuộc tiền lương làm căn cứ đóng có ý nghĩa trực tiếp trong quá trình rà soát.

[4] Báo tăng, báo giảm hoặc điều chỉnh thông tin chưa phù hợp

Các trường hợp báo tăng muộn, báo giảm không đúng thời điểm, điều chỉnh mức lương nhưng hồ sơ nội bộ chưa đồng nhất hoặc dữ liệu giữa các kỳ có biến động bất thường đều có thể trở thành nội dung cần giải trình.

[5] Có phản ánh, khiếu nại, tố cáo liên quan đến BHXH

Phản ánh của người lao động về việc chưa được tham gia BHXH, đóng BHXH thấp hơn tiền lương thực tế, chậm chốt sổ hoặc các vấn đề liên quan đến nghĩa vụ bảo hiểm có thể dẫn đến việc cơ quan có thẩm quyền xem xét vụ việc theo quy định về thanh tra, khiếu nại, tố cáo.

[6] Có yêu cầu từ cơ quan quản lý nhà nước

Việc thanh tra còn có thể được thực hiện theo chương trình, kế hoạch hoặc yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về thanh tra.

IV. Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị khi thanh tra BHXH

Hồ sơ phục vụ thanh tra được xác định theo nội dung, phạm vi và thời kỳ ghi trong quyết định thanh tra hoặc yêu cầu của Đoàn thanh tra.

Từ thực tế hồ sơ doanh nghiệp và các nhóm tài liệu thường được yêu cầu, Kế toán Navi phân loại thành các nhóm sau:

[1] Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

(-) Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

(-) Hồ sơ liên quan đến đơn vị, chi nhánh, địa điểm sử dụng lao động (nếu có).

[2] Hồ sơ lao động

(-) Danh sách người lao động;

(-) Hợp đồng lao động;

(-) Phụ lục hợp đồng lao động;

(-) Quyết định tuyển dụng; điều chuyển; bổ nhiệm; tăng lương

(-) Hồ sơ chấm dứt hợp đồng;

(-) Hồ sơ về thời gian làm việc và các biến động nhân sự.

Đây là nhóm hồ sơ được sử dụng để đối chiếu với danh sách người đang tham gia BHXH.

[3] Hồ sơ tiền lương

Doanh nghiệp cần tập hợp hồ sơ tiền lương tương ứng với thời kỳ thanh tra, chẳng hạn:

(-) Thang, bảng lương.

(-) Quy chế tiền lương, thưởng nếu có.

(-) Bảng chấm công.

(-) Bảng thanh toán tiền lương.

(-) Hợp đồng và phụ lục hợp đồng thể hiện mức lương.

(-) Chứng từ thanh toán tiền lương.

(-) Các hồ sơ thể hiện khoản bổ sung hoặc điều chỉnh tiền lương.

[4] Hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN

Bao gồm:

(-) Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin

(-) Hồ sơ báo tăng, báo giảm lao động.

(-) Bảng đối chiếu số phải đóng và số đã đóng.

(-) Chứng từ nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN.

[5] Hồ sơ chế độ BHXH

Tùy phạm vi thanh tra, doanh nghiệp có thể phải cung cấp hồ sơ liên quan đến:

(-) Chế độ ốm đau, thai sản.

(-) Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

[6] Hồ sơ kế toán, thuế phục vụ đối chiếu

Trong trường hợp nội dung thanh tra yêu cầu đối chiếu số liệu, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị:

(-) Sổ kế toán liên quan đến chi phí tiền lương;

(-) Chứng từ kế toán về tiền lương;

(-) Hồ sơ quyết toán thuế TNCN;

(-) Bảng kê thu nhập người lao động;

(-) Chứng từ thanh toán tiền lương;

V. Quy trình Kế toán Navi hỗ trợ doanh nghiệp khi thanh tra BHXH

Khi nhận được yêu cầu thanh tra, kiểm tra hoặc đối chiếu về BHXH, doanh nghiệp cần xác định đúng phạm vi hồ sơ, rà soát số liệu và chuẩn bị tài liệu trước khi làm việc. Kế toán Navi có thể hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt các bước liên quan đến hồ sơ và số liệu BHXH.

Bước 1: Tiếp nhận và xác định phạm vi làm việc

Kế toán Navi tiếp nhận các quyết định, thông báo hoặc yêu cầu làm việc của cơ quan có thẩm quyền để xác định:

(-) Cơ quan thực hiện.

(-) Nội dung được yêu cầu làm việc.

(-) Đối tượng và phạm vi hồ sơ.

(-) Thời gian và địa điểm làm việc.

Từ nội dung này, Navi xác định các nhóm hồ sơ cần rà soát và xây dựng phương án xử lý phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Bước 2: Rà soát hồ sơ lao động và BHXH

Navi tiến hành kiểm tra, đối chiếu các nhóm hồ sơ có liên quan, tập trung vào:

(-) Danh sách và hồ sơ người lao động.

(-) Hợp đồng lao động.

(-) Bảng lương, thang bảng lương và các khoản thu nhập.

(-) Dữ liệu tham gia BHXH, BHYT, BHTN.

(-) Chứng từ đóng BHXH.

(-) Hồ sơ giải quyết chế độ cho người lao động.

Việc rà soát được thực hiện theo từng người lao động, từng thời kỳ và từng nội dung được yêu cầu để xác định các thông tin chưa thống nhất.

Bước 3: Đối chiếu và xác định chênh lệch

Kế toán Navi lập bảng đối chiếu giữa hồ sơ thực tế của doanh nghiệp và dữ liệu BHXH, trong đó có thể kiểm tra:

Qua bảng đối chiếu, Navi xác định những khoản đã thực hiện đúng, những nội dung cần điều chỉnh và các vấn đề cần chuẩn bị hồ sơ giải trình.

Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ và nội dung giải trình

Sau khi hoàn tất việc rà soát, Kế toán Navi phân loại và sắp xếp hồ sơ theo từng nhóm, từng thời kỳ và từng nội dung được yêu cầu.

Đối với các vấn đề có chênh lệch, Navi kiểm tra lại hồ sơ gốc, chứng từ và dữ liệu liên quan để xác định nguyên nhân. Trên cơ sở đó, Navi hỗ trợ chuẩn bị nội dung giải trình và tài liệu chứng minh phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Trường hợp phát sinh khoản BHXH phải đóng bổ sung, tiền chậm đóng hoặc nội dung cần điều chỉnh, Navi hỗ trợ doanh nghiệp xác định số liệu và hướng xử lý theo quy định.

Bước 5: Hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình làm việc

Kế toán Navi hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình cung cấp hồ sơ, trao đổi và giải trình các nội dung liên quan đến hồ sơ, số liệu BHXH thuộc phạm vi dịch vụ.

Tùy trường hợp, Navi có thể hỗ trợ:

(-) Chuẩn bị hồ sơ theo danh mục được yêu cầu.

(-) Giải thích số liệu giữa hồ sơ lao động, kế toán và BHXH.

(-) Rà soát các nội dung cơ quan có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp bổ sung.

(-) Chuẩn bị tài liệu và nội dung giải trình.

Bước 6: Hỗ trợ xử lý kết quả sau thanh tra, kiểm tra

Sau khi có kết luận, quyết định hoặc yêu cầu xử lý, Kế toán Navi tiếp tục rà soát các nội dung liên quan đến doanh nghiệp để xác định phần hồ sơ, số liệu và nghĩa vụ cần thực hiện.

Navi hỗ trợ doanh nghiệp:

(-) Đối chiếu lại số liệu theo kết quả làm việc.

(-) Xác định khoản BHXH cần đóng bổ sung hoặc điều chỉnh.

(-) Chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh nếu có.

(-) Hỗ trợ xử lý các nội dung còn tồn tại thuộc phạm vi dịch vụ.

(-) Theo dõi việc hoàn thiện hồ sơ và thực hiện các nghĩa vụ liên quan.

Kế toán Navi đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc rà soát hồ sơ, đối chiếu số liệu và chuẩn bị nội dung làm việc liên quan đến BHXH, giúp doanh nghiệp có một bộ hồ sơ được hệ thống hóa và thống nhất trước khi làm việc với cơ quan có thẩm quyền.

VI. Mức phạt vi phạm đóng BHXH từ ngày 10/09/2026

Từ ngày 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực và thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.

1. Phạt hành vi chậm đóng BHXH bắt buộc

Theo khoản 3 Điều 43 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi chậm đóng BHXH bắt buộc thuộc các trường hợp quy định có thể bị:

Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền BHXH bắt buộc chậm đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính, nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng.

Các trường hợp được quy định gồm, chẳng hạn:

• Chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ số tiền phải đóng theo hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc kể từ sau thời hạn đóng;
• Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền đã đăng ký sau 60 ngày kể từ ngày đóng BHXH bắt buộc chậm nhất và đã được cơ quan có thẩm quyền đôn đốc nhưng chưa thuộc trường hợp trốn đóng.

2. Phạt hành vi trốn đóng BHXH bắt buộc

Đối với hành vi trốn đóng BHXH bắt buộc, khoản 2 Điều 44 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định:

“…Phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng…”

Một trong các trường hợp được quy định là:

• Đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp hơn quy định;
• Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền đã đăng ký sau 60 ngày kể từ thời hạn đóng và đã được cơ quan có thẩm quyền đôn đốc nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

3. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn phải đóng đủ số tiền BHXH

Việc xử phạt vi phạm hành chính không thay thế nghĩa vụ đóng BHXH của doanh nghiệp. Trường hợp có hành vi chậm đóng hoặc trốn đóng, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH theo quy định, đồng thời nộp khoản tiền tính trên số tiền và thời gian chậm đóng, trốn đóng.

Cụ thể, doanh nghiệp có trách nhiệm:

• Đóng đủ số tiền BHXH bắt buộc còn thiếu hoặc số tiền trốn đóng;
• Nộp khoản tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm đóng hoặc trốn đóng và số ngày tương ứng theo quy định;
• Thực hiện nghĩa vụ nộp phạt vi phạm hành chính nếu thuộc trường hợp bị xử phạt.

Ví dụ, trường hợp doanh nghiệp chậm đóng 100 triệu đồng trong 30 ngày, khoản tiền tính theo mức 0,03%/ngày là:

100.000.000 × 0,03% × 30 = 900.000 đồng.

Như vậy, ngoài số tiền BHXH phải đóng, doanh nghiệp còn có thể phát sinh khoản tiền do chậm đóng, trốn đóng và tiền phạt vi phạm hành chính theo tính chất, mức độ vi phạm và quy định pháp luật hiện hành.

4. Không đăng ký đầy đủ người lao động cũng có thể bị xử phạt

Nghị định 283/2026/NĐ-CP còn quy định mức phạt đối với hành vi không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia BHXH bắt buộc trong thời hạn luật định nhưng chưa thuộc trường hợp trốn đóng.

Mức phạt được xác định theo số lượng người lao động vi phạm, từ:

Các mức này được quy định tại Điều 43 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

5. Vi phạm nghiêm trọng có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự

Ngoài xử phạt hành chính, hành vi trốn đóng BHXH nếu đáp ứng đầy đủ dấu hiệu cấu thành tội phạm còn có thể bị xem xét theo quy định của Bộ luật Hình sự.

Do đó, đối với các trường hợp có số tiền trốn đóng lớn, kéo dài hoặc có dấu hiệu gian dối, doanh nghiệp cần được rà soát hồ sơ và đánh giá riêng thay vì chỉ tính mức phạt hành chính.

VII. Một số câu hỏi thường gặp về thanh tra bảo hiểm xã hội

1. Doanh nghiệp bị thanh tra BHXH thường kiểm tra những hồ sơ nào?

Thông thường, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ pháp lý, hồ sơ lao động, hợp đồng lao động, bảng lương, bảng chấm công, hồ sơ tham gia BHXH, báo tăng – giảm, chứng từ đóng BHXH, hồ sơ chế độ và các tài liệu kế toán, thuế được yêu cầu để đối chiếu.

Phạm vi hồ sơ thực tế phụ thuộc vào nội dung ghi trong quyết định thanh tra và yêu cầu của Đoàn thanh tra.

2. Thanh tra BHXH có kiểm tra tiền lương của người lao động không?

Có. Tiền lương là một trong những nội dung quan trọng khi xác định căn cứ đóng BHXH. Cơ quan thanh tra có thể đối chiếu hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương, các khoản phụ cấp, khoản bổ sung và chứng từ chi trả với dữ liệu tham gia BHXH.

3. Doanh nghiệp nhận quyết định thanh tra BHXH thì Kế toán Navi có thể hỗ trợ trực tiếp không?

Có. Kế toán Navi có thể hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu đọc và phân tích nội dung quyết định thanh tra, lập danh mục hồ sơ, rà soát lao động – tiền lương – BHXH, đối chiếu số liệu, chuẩn bị nội dung giải trình đến rà soát nghĩa vụ thực hiện sau thanh tra.

Xem thêm:

► Dịch vụ BHXH cho văn phòng đại diện

► Dịch vụ bảo hiểm xã hội trọn gói tại TP.HCM

► Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội 

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.