Văn phòng đại diện của công ty không trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh nhưng vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ về lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội khi sử dụng nhân sự. Việc đăng ký đơn vị, xác định đúng đối tượng tham gia, tính tiền lương làm căn cứ đóng và thực hiện báo tăng, báo giảm cần được thực hiện thống nhất ngay từ đầu.
Kế toán Navi cung cấp dịch vụ bảo hiểm xã hội cho văn phòng đại diện, hỗ trợ từ khâu đăng ký tham gia, xử lý hồ sơ lao động đến kê khai tăng giảm và theo dõi quá trình đóng bảo hiểm.
I. Phí dịch vụ bảo hiểm xã hội cho văn phòng đại diện
Chi phí dịch vụ từ 500.000 đồng, chưa bao gồm VAT.
Mức phí trên áp dụng tùy theo phạm vi công việc và số lượng người lao động của từng văn phòng đại diện. Trường hợp phát sinh lao động nước ngoài, hồ sơ tăng giảm nhiều nhân sự, điều chỉnh quá trình đóng, truy đóng hoặc các thủ tục liên quan khác, Kế toán Navi sẽ kiểm tra tình trạng thực tế và liên hệ để báo giá chi tiết.
Phạm vi dịch vụ có thể bao gồm:
➤ Kiểm tra hồ sơ lao động và hợp đồng lao động.
➤ Đăng ký đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
➤ Thực hiện báo tăng, báo giảm lao động.
➤ Tính tiền lương làm căn cứ đóng và số tiền bảo hiểm phải nộp.
➤ Theo dõi tình trạng đóng BHXH, BHYT, BHTN.
➤ Hỗ trợ điều chỉnh thông tin khi có thay đổi về lao động, tiền lương.
➤ Hỗ trợ thủ tục chốt và xác nhận quá trình đóng khi người lao động nghỉ việc.
➤ Tư vấn các vấn đề liên quan đến lao động, tiền lương và bảo hiểm trong quá trình hoạt động của văn phòng đại diện.
Việc sử dụng dịch vụ giúp văn phòng đại diện hạn chế việc phải tự xử lý nhiều thủ tục hành chính, đặc biệt trong trường hợp văn phòng có ít nhân sự nhưng người phụ trách lại đồng thời đảm nhiệm nhiều công việc hành chính, nhân sự và kế toán.
II. Văn phòng đại diện có phải tham gia BHXH không?
Theo khoản 3 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người sử dụng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc bao gồm cả cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam và các tổ chức, cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.
Đối với người lao động Việt Nam, khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 2024 quy định người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Quy định cũng bao quát trường hợp hai bên sử dụng tên gọi khác cho thỏa thuận nhưng thực tế có việc làm, có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.
Như vậy, một văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có nhân viên Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động đáp ứng điều kiện thì phải thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm theo quy định.
Đối với người lao động nước ngoài, điều kiện tham gia được xác định riêng. Theo khoản 2 Điều 2 Luật BHXH 2024, người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc khi ký hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.
Các trường hợp loại trừ gồm người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; tại thời điểm giao kết hợp đồng đã đủ tuổi nghỉ hưu; hoặc thuộc trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.
III. Mức đóng BHXH, BHYT, BHTN tại văn phòng đại diện
Từ ngày 01/07/2025, Luật BHXH 2024 được áp dụng cùng các văn bản hướng dẫn mới, trong đó có Nghị định 158/2025/NĐ-CP.
1. Đối với người lao động Việt Nam
Đối với lao động Việt Nam thuộc diện tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm bắt buộc, tỷ lệ đóng thông thường hiện nay được xác định như sau:
| Người lao động Việt Nam | Người sử dụng lao động | ||||||||
| BHXH | BHTN | BHYT | BHXH | BHTN | BHYT | ||||
| Hưu trí, tử tuất | Ốm đau,thai sản | TNLĐ-BNN | Hưu trí, tử tuất | Ốm đau,thai sản | TNLĐ-BNN | ||||
| 8% | – | – | 1 | 1,5% | 14% | 3% | 0,5%* | 1 | 3% |
| 10,5% | 21,5% | ||||||||
| Tổng cộng: 32% | |||||||||
Như vậy, dựa vào bảng tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội trên, nếu tiền lương làm căn cứ đóng của một nhân viên Việt Nam là 20.000.000 đồng/tháng, phần người lao động đóng theo tỷ lệ thông thường là 2.100.000 đồng/tháng, còn phần người sử dụng lao động là 4.300.000 đồng/tháng.
Tổng số tiền đóng các loại bảo hiểm là 6.400.000 đồng/tháng.
Các tỷ lệ trên được BHXH Việt Nam hướng dẫn áp dụng đối với lao động Việt Nam từ ngày 01/07/2025.
2. Đối với người lao động nước ngoài
Đối với lao động nước ngoài thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc tại văn phòng đại diện, mức đóng được xác định như sau:
| Người lao động nước ngoài | Người sử dụng lao động | ||||||||
| BHXH | BHTN | BHYT | BHXH | BHTN | BHYT | ||||
| Hưu trí, tử tuất | Ốm đau,thai sản | TNLĐ-BNN | Hưu trí, tử tuất | Ốm đau,thai sản | TNLĐ-BNN | ||||
| 8% | – | – | 1,5% | 14% | 3% | 0,5%* | 3% | ||
| 9,5% | 20,5% | ||||||||
| Tổng cộng: 30% | |||||||||
Như vậy, nếu thuộc diện tham gia đầy đủ, người lao động nước ngoài đóng 9,5%, còn văn phòng đại diện đóng 20,5% trên tiền lương làm căn cứ đóng. Tổng mức đóng của hai bên là 30%. Riêng BHTN không phát sinh đối với lao động nước ngoài theo quy định hiện hành.
IV. Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm tại văn phòng đại diện
Theo Điều 31 Luật BHXH 2024 và Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, đối với người lao động hưởng lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bao gồm:
(-) Mức lương theo công việc hoặc chức danh;
(-) Phụ cấp lương;
(-) Các khoản bổ sung khác được xác định bằng mức tiền cụ thể, thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.
Các khoản phụ cấp hoặc bổ sung phụ thuộc, biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc hoặc chất lượng thực hiện công việc được loại trừ theo điều kiện quy định tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP.
Ví dụ, hợp đồng lao động của nhân viên văn phòng đại diện quy định:
(-) Lương theo chức danh: 18.000.000 đồng;
(-) Phụ cấp chức vụ: 2.000.000 đồng/tháng;
(-) Khoản bổ sung cố định: 1.000.000 đồng/tháng;
(-) Thưởng theo kết quả công việc: thay đổi từng tháng.
Nếu ba khoản đầu đáp ứng điều kiện về tiền lương, phụ cấp và khoản bổ sung thường xuyên, ổn định theo quy định thì tiền lương làm căn cứ đóng có thể là 21.000.000 đồng/tháng. Khoản thưởng thay đổi theo kết quả công việc được xem xét riêng theo bản chất và cách thỏa thuận, chi trả.
Ngoài ra cần phân biệt mức lương tối thiểu theo vùng với mức trần tiền lương đóng BHXH. Từ ngày 01/01/2026, mức lương tối thiểu tháng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP là:
| Vùng | Mức lương tối thiểu tháng |
|---|---|
| Vùng I | 5.310.000 đồng |
| Vùng II | 4.730.000 đồng |
| Vùng III | 4.140.000 đồng |
| Vùng IV | 3.700.000 đồng |
Mức áp dụng cụ thể được xác định theo địa bàn nơi người sử dụng lao động hoạt động.
Đối với tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của người lao động hưởng lương do người sử dụng lao động quyết định, mức thấp nhất và mức cao nhất còn phải đối chiếu với quy định tại Điều 31 Luật BHXH 2024, trong đó mức cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng.
V. Hồ sơ bảo hiểm xã hội cho văn phòng đại diện?
Văn phòng đại diện thực hiện đăng ký tham gia BHXH với cơ quan BHXH có thẩm quyền quản lý theo địa bàn nơi đơn vị đặt trụ sở và có thể thực hiện giao dịch bằng phương thức điện tử, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính theo quy định.
Hiện nay, hồ sơ đăng ký đối với đơn vị sử dụng lao động được BHXH Việt Nam hướng dẫn gồm Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT – mẫu TK3-TS; báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN – mẫu D02-LT; cùng hồ sơ của người lao động và giấy tờ liên quan đến đơn vị khi cần thiết. Người lao động thuộc trường hợp cần kê khai thông tin tham gia thì sử dụng mẫu TK1-TS.
Thời hạn nộp hồ sơ theo thủ tục hành chính hiện hành là trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng, đơn vị sử dụng lao động phải nộp hồ sơ theo quy định.
Hồ sơ cơ bản
Tùy tình trạng thực tế, hồ sơ có thể gồm:
- Hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin của văn phòng đại diện;
- Mẫu TK3-TS;
- Danh sách lao động tham gia theo mẫu đang được cơ quan BHXH áp dụng;
- TK1-TS của người lao động trong trường hợp cần kê khai;
- Hợp đồng lao động;
- Hồ sơ liên quan đến lao động nước ngoài nếu thuộc diện tham gia;
- Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan BHXH trong từng trường hợp.
Đối với văn phòng đại diện mới thành lập, việc xác định đúng thông tin đơn vị ngay từ lần đăng ký đầu tiên giúp hạn chế phải điều chỉnh dữ liệu sau này.
VI. Phương thức đóng và thời hạn đóng BHXH
Đối với phương thức đóng hàng tháng, thời hạn đóng BHXH bắt buộc của người sử dụng lao động chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
Đối với phương thức đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần trong trường hợp pháp luật cho phép, thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng.
Đối với văn phòng đại diện thông thường trả lương hàng tháng, việc theo dõi và thực hiện đóng theo tháng là phương thức phù hợp với cách quản lý tiền lương thực tế.
Ví dụ:
Văn phòng đại diện có 5 nhân viên, tiền lương tháng 8/2026 là căn cứ tính đóng BHXH. Đơn vị cần tổng hợp tiền đóng của tháng 8 và thực hiện đóng theo thời hạn áp dụng đối với phương thức đóng hàng tháng, thay vì hiểu rằng phải hoàn thành ngay trong tháng phát sinh tiền lương.
Việc chậm đóng, đóng thiếu người hoặc đóng không đúng mức có thể phát sinh nghĩa vụ truy đóng và các khoản liên quan. Theo quy định xử phạt hiện hành, hành vi chậm đóng, đóng không đúng mức hoặc không đủ số người thuộc diện tham gia có thể bị xử phạt; mức phạt cần xác định theo đúng hành vi và chủ thể vi phạm tại thời điểm xử lý.
Vì vậy, hồ sơ BHXH cần được theo dõi cùng với bảng lương hàng tháng để khi có nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc hoặc thay đổi tiền lương, dữ liệu bảo hiểm được điều chỉnh tương ứng.
VII. Thủ tục đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội cho văn phòng đại diện
Kế toán Navi sẽ thay mặt VPĐD rà soát hồ sơ, thực hiện đăng ký tham gia, kê khai mức đóng và theo dõi các thủ tục bảo hiểm trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ. Quy trình được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận và rà soát thông tin của VPĐD
Kế toán Navi tiếp nhận thông tin về VPĐD và người lao động, bao gồm thông tin đơn vị, hợp đồng lao động, mã số BHXH, mức tiền lương và các thông tin liên quan.
Từ hồ sơ được cung cấp, Navi rà soát từng trường hợp để xác định đối tượng tham gia, loại bảo hiểm phải đóng và mức tiền lương làm căn cứ đóng. Đối với VPĐD có cả lao động Việt Nam và lao động nước ngoài, Navi sẽ phân loại riêng để áp dụng đúng quy định đối với từng đối tượng.
Bước 2: Lập và thực hiện hồ sơ đăng ký BHXH
Sau khi hoàn tất việc rà soát, Kế toán Navi chuẩn bị hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cho VPĐD và người lao động theo quy định hiện hành.
Navi thực hiện kê khai và thay mặt VPĐD nộp hồ sơ đến cơ quan BHXH có thẩm quyền, đồng thời theo dõi tình trạng tiếp nhận, xử lý hồ sơ và phối hợp bổ sung, điều chỉnh nếu cơ quan BHXH yêu cầu.
Theo Luật BHXH 2024, người sử dụng lao động phải thực hiện đăng ký tham gia BHXH bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia.
Bước 3: Kê khai số tiền phải đóng và thực hiện đóng bảo hiểm
Sau khi VPĐD được đăng ký tham gia, Kế toán Navi căn cứ vào danh sách lao động và tiền lương làm căn cứ đóng để xác định số tiền BHXH, BHYT và các khoản bảo hiểm liên quan phải đóng trong từng kỳ.
Navi hỗ trợ VPĐD theo dõi số phải đóng, lập dữ liệu kê khai và thực hiện các công việc liên quan đến việc đóng bảo hiểm. Trường hợp VPĐD ủy quyền cho Navi thực hiện việc nộp tiền, Navi sẽ thực hiện theo phạm vi ủy quyền và hồ sơ đã thống nhất với VPĐD.
Bước 4: Theo dõi và xử lý các phát sinh trong quá trình tham gia
Sau khi hoàn tất đăng ký ban đầu, Kế toán Navi tiếp tục theo dõi tình hình tham gia BHXH của VPĐD. Khi phát sinh nhân sự mới, người lao động nghỉ việc, thay đổi tiền lương hoặc cần điều chỉnh thông tin, Navi sẽ thực hiện thủ tục báo tăng, báo giảm và điều chỉnh BHXH tương ứng.
Đồng thời, Navi hỗ trợ đối chiếu dữ liệu đóng bảo hiểm, theo dõi các thông báo từ cơ quan BHXH và xử lý những vấn đề phát sinh liên quan đến quá trình tham gia của người lao động.
VIII. Câu hỏi thường gặp về bảo hiểm xã hội cho văn phòng đại diện
1. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không có hoạt động kinh doanh tại Việt Nam có phải đóng BHXH không?
Nếu văn phòng đại diện sử dụng người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Việc văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh không làm mất đi nghĩa vụ bảo hiểm đối với người lao động thuộc diện tham gia.
2. Người nước ngoài làm việc tại văn phòng đại diện có phải đóng BHXH không?
Có thể phải đóng. Người lao động nước ngoài thuộc diện BHXH bắt buộc khi làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên và không thuộc các trường hợp loại trừ theo Luật BHXH 2024. Cần kiểm tra hồ sơ và tình trạng làm việc cụ thể trước khi xác định nghĩa vụ.
3. Văn phòng đại diện mới thành lập chưa có nhân viên thì có phải đăng ký BHXH ngay không?
Nghĩa vụ tham gia BHXH phát sinh khi đơn vị có người lao động thuộc diện tham gia. Khi bắt đầu sử dụng lao động, văn phòng đại diện cần chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký theo thời hạn quy định. Trường hợp văn phòng đã có nhân sự nhưng chưa đăng ký hoặc đăng ký chậm, cần rà soát thời điểm phát sinh nghĩa vụ để xử lý hồ sơ và nghĩa vụ đóng phù hợp.
Xem thêm:
► Hướng dẫn tra cứu mã đơn vị BHXH mới từ ngày 1/9/2026
► Dịch vụ thanh tra bảo hiểm xã hội
Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:
0968.153.486
Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.
Chi nhánh Phan Thiết
