Dịch vụ bảo hiểm xã hội cho công ty nước ngoài – Từ 1.500.000 đồng

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài khi sử dụng lao động tại Việt Nam phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo từng nhóm đối tượng.

Kế toán Navi cung cấp dịch vụ bảo hiểm xã hội cho công ty nước ngoài, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu xác định đối tượng tham gia, đăng ký đơn vị, báo tăng – giảm lao động đến điều chỉnh hồ sơ và thực hiện các thủ tục bảo hiểm trong quá trình hoạt động.

I. Dịch vụ bảo hiểm xã hội cho công ty nước ngoài tại Kế toán Navi

Kế toán Navi cung cấp dịch vụ BHXH cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, hỗ trợ từ khâu rà soát đối tượng tham gia, chuẩn bị hồ sơ, đăng ký tăng giảm lao động đến thực hiện các thủ tục BHXH phát sinh trong quá trình hoạt động.

Dịch vụ Bảo hiểm xã hội của Navi có thể bao gồm:

➤ Tư vấn đối tượng phải tham gia BHXH bắt buộc.

➤ Kiểm tra điều kiện tham gia BHXH đối với người lao động nước ngoài.

➤ Kiểm tra hợp đồng lao động và tiền lương làm căn cứ đóng.

➤ Đăng ký tham gia BHXH, BHYT cho doanh nghiệp.

➤ Thực hiện báo tăng, báo giảm lao động.

➤ Điều chỉnh thông tin người lao động, mức đóng khi có thay đổi.

➤ Hỗ trợ xử lý hồ sơ liên quan đến quá trình tham gia BHXH.

➤ Hỗ trợ doanh nghiệp rà soát tình trạng đóng và hồ sơ khi người lao động nghỉ việc.

Navi không chỉ thực hiện việc nộp hồ sơ mà còn rà soát căn cứ tham gia và mức đóng trước khi thực hiện, giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình quản lý lao động.

II. Công ty nước ngoài có bắt buộc tham gia BHXH tại Việt Nam không?

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam thuộc nhóm người sử dụng lao động tham gia BHXH bắt buộc khi sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia.

Do đó, doanh nghiệp FDI hoạt động tại Việt Nam phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định. Nghĩa vụ tham gia được xác định dựa trên đối tượng lao động, loại hợp đồng và các điều kiện cụ thể theo pháp luật Việt Nam.

[1] Đối với người lao động Việt Nam

Người lao động Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc nếu đáp ứng điều kiện theo Luật BHXH.

Đối với nhóm lao động này, doanh nghiệp thường phải thực hiện đồng thời các khoản: BHXH bắt buộc; BHYT; BHTN; BHTNLĐ-BNN.

Việc xác định nghĩa vụ đóng không chỉ dựa vào chức danh hoặc tên gọi trên hợp đồng mà cần xem xét bản chất quan hệ lao động và tiền lương thực tế.

[2] Đối với người lao động là công dân nước ngoài

Luật BHXH 2024 quy định thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc khi đáp ứng điều kiện:

(-) Làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động xác định thời hạn;

(-) Hợp đồng có thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên;

(-) Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia.

Tuy nhiên, có các trường hợp loại trừ, đáng chú ý gồm:

(-) Người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định;

(-) Người lao động tại thời điểm giao kết hợp đồng đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định;

(-) Trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.

Vì vậy, đối với doanh nghiệp FDI, việc xác định quốc tịch, loại hợp đồng, thời hạn hợp đồng, hình thức làm việc và tình trạng di chuyển nội bộ doanh nghiệp là bước cần thực hiện trước khi đăng ký BHXH.

III. Mức đóng BHXH, BHYT, BHTN mới nhất đối với công ty FDI

Một trong những nội dung Kế toán Navi thường phải rà soát khi thực hiện BHXH cho doanh nghiệp nước ngoài là tỷ lệ đóng theo từng nhóm lao động.

1. Người lao động Việt Nam

Đối với người lao động Việt Nam thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, tỷ lệ đóng BHXH được xác định theo Luật BHXH 2024

* Mức đóng BHTNLĐ-BNN có thể được áp dụng mức thấp hơn trong trường hợp doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định pháp luật.

Như vậy, trong trường hợp thông thường, tổng các khoản bảo hiểm mà doanh nghiệp phải đóng trên tiền lương làm căn cứ đóng của người lao động Việt Nam là khoảng 21,5%, trong khi người lao động đóng 10,5%.

2. Người lao động nước ngoài thuộc diện BHXH bắt buộc

Đối với người lao động nước ngoài thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, cần phân biệt với lao động Việt Nam vì không áp dụng BHTN theo cách tính của lao động Việt Nam.

Đối với BHXH bắt buộc, tỷ lệ cơ bản gồm:

Như vậy, đối với người lao động nước ngoài thuộc diện tham gia đầy đủ các khoản nêu trên, tổng phần người lao động và doanh nghiệp đóng có thể được xác định theo từng quỹ, thay vì áp dụng một tỷ lệ “30% tổng thu nhập” như cách trình bày trong một số tài liệu cũ.

3. Tiền lương nào được dùng để tính BHXH?

Theo Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH gồm:

(-) Mức lương theo công việc hoặc chức danh;

(-) Phụ cấp lương;

(-) Các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Đối với doanh nghiệp FDI, việc xác định đúng tiền lương đóng BHXH cần được thực hiện ngay từ khi xây dựng hợp đồng lao động và bảng lương. Doanh nghiệp nên phân loại rõ từng khoản thu nhập của người lao động để xác định khoản nào thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH theo quy định.

➤ Mức tiền lương đóng BHXH

Theo Luật BHXH 2024, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được giới hạn:

Việc xác định đúng tiền lương làm căn cứ đóng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ BHXH, đảm bảo quyền lợi của người lao động và hạn chế các vấn đề phát sinh trong quá trình kê khai, đóng và điều chỉnh BHXH.

IV. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội cho công ty nước ngoài

Đối với doanh nghiệp FDI đăng ký tham gia BHXH lần đầu, hồ sơ cần được chuẩn bị theo thông tin thực tế của doanh nghiệp và người lao động.

1. Hồ sơ của doanh nghiệp

Thông thường cần chuẩn bị:

(-) Mẫu TK3-TS – Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT;

(-) Mẫu D02-TS – Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu áp dụng tại thời điểm thực hiện;

(-) Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh;

2. Hồ sơ của người lao động Việt Nam

Đối với người lao động tham gia lần đầu hoặc chưa đầy đủ thông tin trên hệ thống BHXH, cần thực hiện Mẫu TK1-TS và cung cấp các thông tin cần thiết để xác định mã số BHXH.

3. Hồ sơ của người lao động nước ngoài

Doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin nhân thân và hồ sơ lao động của người nước ngoài để xác định đúng đối tượng tham gia.

Tùy trường hợp, doanh nghiệp cần rà soát:

(-) Hộ chiếu;

(-) Giấy phép lao động hoặc giấy tờ xác nhận thuộc trường hợp được phép làm việc tại Việt Nam;

(-) Hợp đồng lao động;

(-) Hồ sơ chứng minh trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp nếu thuộc diện loại trừ;

(-) Mã số BHXH hoặc thông tin tham gia BHXH trước đó nếu có.

Đối với hồ sơ có giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu về bản dịch, chứng thực hoặc các giấy tờ liên quan trước khi nộp để tránh phải bổ sung hồ sơ.

V. Thủ tục đăng ký và thực hiện BHXH cho công ty nước ngoài

Khi sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy trình cơ bản sau:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra thông tin

Kế toán Navi tiếp nhận thông tin doanh nghiệp, số lượng lao động, tình trạng tham gia BHXH và hồ sơ của người lao động.

Đối với lao động nước ngoài, Navi kiểm tra riêng thời hạn hợp đồng, giấy phép lao động, hình thức làm việc và các điều kiện liên quan.

Bước 2: Xác định đối tượng và mức đóng

Sau khi kiểm tra hồ sơ, Navi xác định:

• Lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội;
• Mức tiền lương làm căn cứ đóng;
• Các khoản bảo hiểm doanh nghiệp và người lao động phải đóng;
• Thời điểm bắt đầu tham gia hoặc điều chỉnh.

Đây là bước quan trọng vì nếu xác định sai ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hồ sơ hoặc truy đóng về sau.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ

Kế toán Navi chuẩn bị hồ sơ theo thủ tục doanh nghiệp thực hiện, kiểm tra thông tin trước khi gửi cơ quan BHXH.

Doanh nghiệp cung cấp thông tin và giấy tờ cần thiết; Navi hỗ trợ kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ theo phạm vi dịch vụ.

Bước 4: Thực hiện thủ tục

Hồ sơ có thể được thực hiện thông qua phương thức điện tử hoặc các phương thức tiếp nhận hồ sơ BHXH theo quy định.

Sau khi cơ quan BHXH xử lý, Navi theo dõi tình trạng hồ sơ và phối hợp xử lý nếu phát sinh yêu cầu bổ sung, điều chỉnh.

Bước 5: Theo dõi trong quá trình doanh nghiệp hoạt động

Dịch vụ BHXH không chỉ dừng ở việc đăng ký ban đầu.

Khi doanh nghiệp có nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc, thay đổi mức lương hoặc thay đổi thông tin, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm hoặc điều chỉnh tương ứng.

Navi có thể hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ này định kỳ, giúp bộ phận nhân sự – kế toán giảm thời gian xử lý hồ sơ bảo hiểm.

VI. Những vấn đề doanh nghiệp FDI cần đặc biệt lưu ý khi đóng BHXH

1. Không áp dụng một tỷ lệ đóng cho tất cả người lao động

Đây là sai sót khá phổ biến.

Lao động Việt Nam và lao động nước ngoài có thể có phạm vi tham gia và tỷ lệ đóng khác nhau. Do đó, doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi riêng từng nhóm lao động thay vì lấy một tỷ lệ cố định nhân với tổng quỹ lương.

2. Không nhầm lương thực nhận với tiền lương đóng BHXH

Lương NET, lương GROSS và tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là những khái niệm cần được phân biệt.

Ví dụ, hợp đồng lao động của chuyên gia nước ngoài ghi mức lương 80 triệu đồng/tháng nhưng doanh nghiệp cần xác định chính xác khoản nào thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH và mức trần áp dụng theo pháp luật trước khi tính số tiền phải đóng.

3. Cần rà soát mức tham chiếu và mức trần

Luật BHXH 2024 quy định mức tham chiếu là căn cứ để xác định một số mức đóng, mức hưởng BHXH và tiền lương đóng BHXH có giới hạn tối đa 20 lần mức tham chiếu.

Doanh nghiệp không nên đồng nhất mức lương tối thiểu vùng với mức tham chiếu BHXH. Đây là hai khái niệm có mục đích và phạm vi áp dụng khác nhau.

Trong khi đó, mức lương tối thiểu vùng từ ngày 01/01/2026 được quy định tại Nghị định 293/2025/NĐ-CP là:

• Vùng I: 5.310.000 đồng/tháng;
• Vùng II: 4.730.000 đồng/tháng;
• Vùng III: 4.140.000 đồng/tháng;
• Vùng IV: 3.700.000 đồng/tháng.

Mức lương tối thiểu vùng chủ yếu là căn cứ trong quan hệ tiền lương theo Bộ luật Lao động và có ý nghĩa khi xác định mức lương tối thiểu mà doanh nghiệp phải bảo đảm cho người lao động; không nên lấy các mức này để thay thế cho mức tham chiếu khi tính BHXH.

4. Người nước ngoài nghỉ việc cần được xử lý đồng thời nhiều hồ sơ

Đặc thù của doanh nghiệp FDI là thường có nhân sự nước ngoài đến Việt Nam theo từng dự án hoặc thời hạn nhất định. Vì vậy, khi người lao động nước ngoài chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Ngày chấm dứt hợp đồng;
• Thời hạn giấy phép lao động;
• Báo giảm BHXH;
• Tiền lương và các khoản phải trả;
• Thời gian đóng BHXH;
• Hồ sơ chốt quá trình tham gia;
• Nghĩa vụ thuế TNCN nếu có.

Việc chỉ thực hiện báo giảm BHXH mà không kiểm tra các hồ sơ lao động, thuế và tiền lương liên quan có thể dẫn đến sai lệch dữ liệu giữa các bộ phận.

VII. Kế toán Navi cung cấp dịch vụ BHXH cho công ty nước ngoài

Với doanh nghiệp FDI, Kế toán Navi không chỉ thực hiện thao tác kê khai mà tập trung vào việc rà soát đúng đối tượng, đúng căn cứ đóng và đúng hồ sơ trước khi thực hiện thủ tục.

Phạm vi hỗ trợ có thể bao gồm:

• Tư vấn đối tượng tham gia BHXH đối với lao động Việt Nam và lao động nước ngoài;
• Rà soát hợp đồng lao động và tiền lương làm căn cứ đóng;
• Kiểm tra tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN;
• Đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp;
• Chuẩn bị hồ sơ báo tăng, báo giảm;
• Điều chỉnh thông tin người lao động;
• Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ;
• Thực hiện hồ sơ chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức;
• Hỗ trợ chốt quá trình đóng BHXH khi người lao động nghỉ việc;
• Rà soát các khoản bảo hiểm phát sinh định kỳ;
• Hỗ trợ giải trình, bổ sung hồ sơ khi cơ quan BHXH yêu cầu.

Đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, hồ sơ thường liên quan đến nhiều loại giấy tờ bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, đồng thời có sự khác biệt giữa lao động Việt Nam và lao động nước ngoài. Vì vậy, việc kiểm tra ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro đóng sai đối tượng, sai mức lương, thiếu hồ sơ hoặc phải điều chỉnh, truy đóng về sau.

Kế toán Navi cung cấp dịch vụ bảo hiểm xã hội cho công ty nước ngoài từ 500.000 đồng, chưa bao gồm VAT. Chi phí cụ thể được xác định sau khi Navi kiểm tra số lượng lao động, tình trạng tham gia BHXH và phạm vi công việc doanh nghiệp cần thực hiện.

Doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký BHXH lần đầu, báo tăng lao động nước ngoài, điều chỉnh mức đóng hoặc thực hiện các chế độ BHXH có thể liên hệ Kế toán Navi để được rà soát hồ sơ và báo giá chi tiết theo tình trạng thực tế.

VIII. Câu hỏi công ty nước ngoài thường hỏi về bảo hiểm xã hội

1. Công ty có người lao động nước ngoài, có bắt buộc đóng bảo hiểm xã hội không?

Không phải tất cả người lao động nước ngoài đều bắt buộc tham gia.

Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện theo Luật BHXH 2024, trong đó trường hợp phổ biến là người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

Tuy nhiên, pháp luật có quy định loại trừ đối với một số trường hợp như người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, người đã đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm giao kết hợp đồng hoặc trường hợp điều ước quốc tế có quy định khác.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp có nhiều nhân sự nước ngoài với các hình thức làm việc khác nhau, nên kiểm tra từng trường hợp thay vì áp dụng chung một cách tính.

2. Người lao động nước ngoài nhận lương từ công ty mẹ ở nước ngoài thì công ty tại Việt Nam có phải đóng BHXH không?

Việc người lao động nhận lương từ công ty mẹ không phải là căn cứ duy nhất để xác định có phải tham gia BHXH tại Việt Nam hay không.

Doanh nghiệp cần xem xét bản chất quan hệ làm việc, hợp đồng, hình thức điều chuyển và người sử dụng lao động tại Việt Nam.

Đặc biệt, nếu người lao động thuộc trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thì cần xác định đúng tình trạng này theo quy định về lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Đây là trường hợp Kế toán Navi khuyến nghị doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ hồ sơ để được rà soát trước khi kê khai.

3. Công ty FDI mới thành lập chưa có nhân sự thì có cần đăng ký BHXH ngay không?

Doanh nghiệp cần phân biệt giữa thành lập doanh nghiệp và phát sinh người lao động thuộc diện tham gia BHXH.

Việc thành lập công ty không đồng nghĩa với việc mọi doanh nghiệp đều phải lập hồ sơ đóng BHXH cho người lao động ngay khi chưa phát sinh đối tượng tham gia.

Khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng người lao động thuộc diện tham gia, cần thực hiện đăng ký và báo tăng theo quy định, đồng thời xác định đúng mức tiền lương làm căn cứ đóng.

Đối với doanh nghiệp FDI mới thành lập, Kế toán Navi có thể hỗ trợ rà soát ngay từ giai đoạn tuyển dụng để xác định hồ sơ cần chuẩn bị và thời điểm thực hiện thủ tục bảo hiểm phù hợp.

Xem thêm:

► Dịch vụ lập hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp

► Dịch vụ BHXH cho văn phòng đại diện

►Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội 

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.