Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới 2025

Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập năm 2025: Bước khởi đầu không thể thiếu.

Bạn đang chuẩn bị đưa doanh nghiệp đầu tiên của mình vào hoạt động? Hãy dừng lại một chút. Trước khi bắt đầu xuất bất kỳ hóa đơn nào, có một “chiếc chìa khóa” bắt buộc mà bạn phải sở hữu: Hóa đơn điện tử.

Không chỉ là thủ tục pháp lý, đăng ký hóa đơn điện tử còn là dấu hiệu đầu tiên thể hiện tính chuyên nghiệp, minh bạch và hiện đại của doanh nghiệp bạn. Nhưng làm sao để đăng ký hóa đơn điện tử đúng chuẩn, nhanh chóng và hiệu quả trong năm 2025, khi các quy định pháp luật không ngừng cập nhật?

Hãy cùng bóc tách mọi quy định, hướng dẫn từng bước, từ chuẩn bị hồ sơ đến khi phát hành được hóa đơn hợp lệ, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh mọi rủi ro pháp lý.

1. Vì sao đăng ký hóa đơn điện tử là bước đi đầu tiên quan trọng?

Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

“Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

Từ ngày 01/07/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Điều này áp dụng với:

• Tất cả tổ chức, doanh nghiệp trên toàn quốc.
• Hộ và cá nhân kinh doanh kê khai thuế.

Nếu không có hóa đơn điện tử hợp lệ, doanh nghiệp không thể xuất hóa đơn, không thể kê khai thuế đúng quy định và nghiêm trọng hơn — có thể bị xử phạt hành chính.

Vì vậy, nếu bạn vừa thành lập công ty, hãy coi việc đăng ký hóa đơn điện tử là ưu tiên pháp lý số 1 ngay sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký hóa đơn điện tử?

2.1. Chuẩn bị thông tin doanh nghiệp.

Đây là các thông tin cơ bản bạn cần thu thập để hoàn thiện thủ tục:

• Mã số thuế.
• Tên đơn vị, địa chỉ trụ sở.
• Số điện thoại, fax, email.
• Số tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng.
• Serial số của hóa đơn.
• Lựa chọn mẫu hóa đơn (nội dung, ký hiệu, mẫu số, có/không logo).
• Chữ ký số (USB Token).

Gợi ý: Nếu bạn chưa có chữ ký số, hãy ưu tiên đăng ký sớm vì đây là công cụ bắt buộc để ký và phát hành hóa đơn điện tử..

2.2. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử.

Theo quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà cung cấp phần mềm hóa đơn cung cấp)

Lưu ý quan trọng: Cả 3 tài liệu trên phải được scan, lưu chung vào một file Word để nộp lên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.

3. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử: 4 Bước cần làm ngay.

Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp nộp mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Các mục cần điền bao gồm:

• Loại hóa đơn: có mã hay không có mã của cơ quan thuế.
• Hình thức gửi dữ liệu.
• Phương thức chuyển dữ liệu: bảng tổng hợp hay từng hóa đơn.
• Loại hóa đơn áp dụng: GTGT, bán hàng, xuất khẩu…
• Chứng thư số (chữ ký số) doanh nghiệp đang sử dụng.
• Ủy nhiệm lập hóa đơn: nếu có.

Lưu ý quan trọng: Hầu hết doanh nghiệp mới đều sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.

Bước 2: Nhận thông báo tiếp nhận từ cơ quan thuế.

Trong vòng 3–5 ngày làm việc, Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, đây chưa phải là thông báo phê duyệt chính thức.

Bước 3: Nhận kết quả đăng ký.

Trong 01 ngày làm việc sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ gửi:

• Thông báo chấp nhận: theo mẫu 01/TB-ĐKĐT → Doanh nghiệp bắt đầu được xuất hóa đơn.
• Thông báo từ chối: yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ.

Căn cứ theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã/không có mã:

“Điều 15. Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.

Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử trực tiếp theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại điểm b1 khoản 3 Điều 22 của Nghị định này được cơ quan thuế ra thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB nhưng chưa phối hợp với Tổng cục Thuế về cấu hình hạ tầng kỹ thuật, kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thì chậm nhất trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB, tổ chức cần chuẩn bị đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối. Thời gian thực hiện trong 10 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế nhận được đề nghị của doanh nghiệp, tổ chức. Trường hợp kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công thì doanh nghiệp, tổ chức thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại Điều 22 Nghị định này. Trường hợp sau 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo theo Mẫu 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB, doanh nghiệp, tổ chức không thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối hoặc kết quả kiểm thử kết nối, truyền nhận dữ liệu không thành công, doanh nghiệp, tổ chức thay đổi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này và thực hiện chuyển dữ liệu qua Tổ chức kết nối, nhận, truyền lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.

Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này. Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và Cơ quan Thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.

Định kỳ hàng tháng, cơ quan thuế quản lý trực tiếp tiến hành rà soát các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này cho các đối tượng để thông báo về việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 4 Điều này.

6. Đối với các trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, định kỳ cơ quan thuế quản lý trực tiếp tiến hành rà soát để thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều này.”

Bước 4: Hủy hóa đơn cũ (Nếu có).

Nếu bạn đã từng phát hành hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ (trước 1/7/2022), thì cần:

• Lập hồ sơ tiêu hủy hóa đơn cũ.
• Không phải thông báo mẫu hóa đơn hay số lượng hóa đơn nữa (theo quy định mới tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã/không có mã).

4. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau:

Hãy ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có hỗ trợ kỹ thuật 24/7 để tránh gián đoạn khi phát hành hóa đơn.

5. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần 2 (Và các trường hợp đặc biệt).

5.1. Khi không thay đổi nội dung hóa đơn.

Chỉ cần gửi mẫu TB01/AC cho cơ quan thuế trước 5 ngày kể từ ngày sử dụng, không cần nộp mẫu hóa đơn lại.

5.2. Khi thay đổi địa chỉ (Không đổi cơ quan thuế).

• Thông báo điều chỉnh thông tin phát hành.
• Gửi mẫu số 3.13 (Phụ lục 3 – Thông tư 39).
• Thực hiện trước khi xuất hóa đơn mới.

5.3. Khi chuyển địa điểm dẫn đến đổi cơ quan thuế.

• Liên hệ cơ quan thuế cũ và mới.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chưa dùng.
• Hủy hóa đơn cũ (nếu cần).
• Phát hành hóa đơn mới tại cơ quan thuế mới.

5.4. Khi có chi nhánh sử dụng chung mẫu hóa đơn.

Tùy từng tình huống cụ thể:

• Nếu chi nhánh tự khai thuế, thì phải thông báo phát hành riêng.
• Nếu trụ sở chính khai thuế, chi nhánh không cần thông báo.

6. Câu Hỏi Thường Gặp (Q&A).

Câu hỏi 1: Doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc phải đăng ký hóa đơn điện tử ngay không?

Có. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả doanh nghiệp mới đều phải sử dụng hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn đầu tiên.

Câu hỏi 2: Nếu chưa có phần mềm hóa đơn điện tử thì sao?

Bạn cần lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chấp thuận. Chúng tôi có thể giúp bạn kết nối với các đối tác uy tín.

Câu hỏi 3: Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có mã của cơ quan thuế không?

Phần lớn doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn có mã, trừ một số ngành đặc thù như ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm…

Câu hỏi 4: Mất bao lâu để được cấp quyền sử dụng hóa đơn điện tử?

Tổng thời gian từ khi nộp hồ sơ đến khi được chấp thuận là khoảng 3–6 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

Câu hỏi 5: Có thể ủy quyền cho đơn vị khác lập hóa đơn không?

Có. Tuy nhiên, cần tích chọn trong mục ủy nhiệm ở mẫu đăng ký và đảm bảo đúng quy định pháp luật.

7. Hóa đơn điện tử là bước khởi sự cần làm ngay

Đừng để thủ tục hành chính cản trở bước phát triển đầu tiên của doanh nghiệp bạn. Hãy để việc đăng ký hóa đơn điện tử trở thành dấu mốc đầu tiên trong hành trình xây dựng thương hiệu minh bạch, chuyên nghiệp.

Xem thêm:

>> Thủ tục xin giấy phép kinh doanh đồ uống có cồn

>> Một cá nhân được thành lập bao nhiêu doanh nghiệp

>> Thành lập doanh nghiệp

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Ketoannavi hãy gọi ngay:

0967.461.861

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được tư vấn miễn phí.