Trong môi trường kinh doanh hiện nay, việc xây dựng và áp dụng nội quy lao động không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, duy trì kỷ cương, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cả người sử dụng lao động và người lao động.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường chưa hiểu rõ về thủ tục đăng ký nội quy lao động, dẫn đến việc thực hiện sai, chậm hoặc bỏ sót, gây ảnh hưởng đến hoạt động quản trị nhân sự và thậm chí đối mặt với nguy cơ bị xử phạt hành chính.
Để hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết triệt để những vướng mắc này, Kế Toán Navi mang đến dịch vụ đăng ký nội quy lao động chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
dịch vụ đăng ký nội quy lao động
1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh nội quy lao động
Nội quy lao động và việc đăng ký nội quy được quy định cụ thể tại:
Theo điều 119 Bộ luật Lao động 2019 – văn bản pháp lý cao nhất quy định về quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm giữa người lao động và người sử dụng lao động.
Nghị định 145/2020/NĐ-CP – hướng dẫn chi tiết một số điều của Bộ luật Lao động liên quan đến điều kiện lao động và quan hệ lao động.
Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP – quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
Quyết định 338/QĐ-LĐTBXH năm 2021 – công bố thủ tục hành chính mới, sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực lao động, tiền lương.
Quyết định số 03/QĐ-SNV ngày 01 tháng 07 năm 2025 của Sở Nội vụ.
Những căn cứ pháp lý này tạo nền tảng cho việc soạn thảo, ban hành và đăng ký nội quy lao động, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp.
2. Nội quy lao động là gì?
Mặc dù pháp luật hiện hành chưa đưa ra khái niệm chính thức, nhưng có thể hiểu nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, bao gồm những quy định mang tính bắt buộc mà người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc.
► Nội quy lao động thường bao gồm các nội dung như:
Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc
Trật tự trong doanh nghiệp.
An toàn, vệ sinh lao động.
Quy định về bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ.
Chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động
Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý.
Như vậy, nội quy lao động đóng vai trò như một “bộ luật nhỏ” của doanh nghiệp, điều chỉnh hành vi và trách nhiệm của người lao động, đồng thời giúp doanh nghiệp thiết lập cơ chế quản trị minh bạch, công bằng.
Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký nội quy lao động?
3. Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký nội quy lao động?
Theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019:
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động bằng văn bản tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh.
Doanh nghiệp dưới 10 lao động không bắt buộc phải ban hành và đăng ký nội quy lao động bằng văn bản.
Việc đăng ký này nhằm đảm bảo:
Nhà nước kiểm soát tính hợp pháp của nội quy, ngăn chặn tình trạng người sử dụng lao động đặt ra những quy định trái luật gây bất lợi cho người lao động.
Tạo cơ sở pháp lý cho doanh nghiệp trong việc xử lý vi phạm kỷ luật lao động, tránh tranh chấp pháp lý phát sinh.
4. Thẩm quyền tiếp nhận và xác nhận nội quy lao động
Cơ quan tiếp nhận và giải quyết thủ tục hồ sơ đăng ký nội quy lao động là Phòng Văn hóa – Xã hội cấp phường/xã.
Điều này giúp tạo thuận lợi cho doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục, tránh tình trạng phải đi lại nhiều lần đến cơ quan cấp tỉnh.
5. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động
Theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:
Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
Nội quy lao động của doanh nghiệp.
Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
Các văn bản quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất (nếu có).
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác để tránh bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung, gây mất thời gian.
6. Thủ tục đăng ký nội quy lao động
► Bước 1: Nộp hồ sơ
Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đến cơ quan chuyên môn về lao động.
Hình thức nộp hồ sơ:
Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công.
Nộp trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận.
Nộp qua đường bưu điện.
► Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ
Trong vòng 07 ngày làm việc, nếu nội dung nội quy có điểm trái pháp luật, cơ quan tiếp nhận sẽ có văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Nếu không có phản hồi, sau 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, nội quy lao động sẽ mặc nhiên có hiệu lực.
7. Xử phạt khi không đăng ký nội quy lao động
Theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động theo quy định, mức phạt hành chính dao động từ 5 triệu đến 10 triệu đồng.
Ngoài ra, các trường hợp sau cũng bị xử phạt:
Không ban hành nội quy bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên.
Áp dụng nội quy chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.
Điều này cho thấy việc đăng ký nội quy lao động không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là nghĩa vụ bắt buộc, gắn liền với trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp.
8. Một số lưu ý quan trọng
Thủ tục đăng ký nội quy lao động không mất phí, lệ phí.
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, đơn vị sản xuất kinh doanh đặt tại các tỉnh khác nhau cần gửi bản nội quy đã đăng ký đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi có chi nhánh.
Khi xây dựng nội quy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của người lao động để đảm bảo tính thực tiễn và khả năng áp dụng.
Nội quy lao động cần được niêm yết công khai tại nơi làm việc.
Dịch vụ đăng ký nội quy lao động tại Kế Toán Navi
9. Dịch vụ đăng ký nội quy lao động tại Kế Toán Navi
Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý và hỗ trợ doanh nghiệp, Kế Toán Navi cung cấp dịch vụ đăng ký nội quy lao động trọn gói với các nội dung:
Tư vấn và soạn thảo nội quy lao động phù hợp đặc thù doanh nghiệp.
Kiểm tra, rà soát các quy định để đảm bảo không trái luật.
Đại diện khách hàng nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Theo dõi, nhận kết quả và bàn giao cho doanh nghiệp.
Tư vấn pháp luật lao động, hỗ trợ xử lý tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động.
đăng ký nội quy lao động tại Kế Toán Navi
10. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của Kế Toán Navi
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Doanh nghiệp không phải tự tìm hiểu thủ tục phức tạp.
Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Nội quy lao động được xây dựng đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý.
Tối ưu quản trị nhân sự: Nội quy chặt chẽ, dễ áp dụng giúp nâng cao hiệu quả quản lý.
Đồng hành lâu dài: Navi luôn sẵn sàng tư vấn khi doanh nghiệp có nhu cầu điều chỉnh, bổ sung nội quy.
Nội quy lao động là công cụ quan trọng để doanh nghiệp thiết lập kỷ cương, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả người sử dụng lao động và người lao động. Việc đăng ký nội quy lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên, đồng thời là cơ sở pháp lý giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro trong quản trị nhân sự.
Với dịch vụ đăng ký nội quy lao động chuyên nghiệp, Kế Toán Navi cam kết mang đến cho doanh nghiệp giải pháp toàn diện, nhanh chóng và đúng pháp luật.
