Dịch vụ xây dựng thang bảng lương – Từ 500.000 đồng

Thang bảng lương là căn cứ để doanh nghiệp xây dựng chính sách tiền lương, tuyển dụng và thỏa thuận mức lương với người lao động. Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.

Kế toán Navi cung cấp dịch vụ xây dựng thang bảng lương từ 500.000 đồng, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và rà soát hệ thống tiền lương phù hợp với cơ cấu nhân sự, mức lương tối thiểu vùng và hồ sơ lao động thực tế.

I. Bảng giá dịch vụ xây dựng thang bảng lương

Mức phí trên chưa bao gồm VAT. Ngoài ra, chi phí thực tế có thể thay đổi tùy theo quy mô lao động, số lượng chức danh, ngành nghề kinh doanh và yêu cầu về hồ sơ.

Dịch vụ của Kế toán Navi bao gồm:

➤ Rà soát thông tin doanh nghiệp và cơ cấu nhân sự.

➤ Phân nhóm chức danh, vị trí công việc.

➤ Xây dựng hệ thống thang, bảng lương.

➤ Xác định mức lương phù hợp với quy định về lương tối thiểu.

➤ Xây dựng nguyên tắc xếp lương, nâng bậc lương.

➤ Đối chiếu với chính sách tiền lương và hồ sơ BHXH.

➤ Hoàn thiện hồ sơ, biểu mẫu liên quan.

II. Thang bảng lương là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ xây dựng thang bảng lương?

1. Thang bảng lương là gì?

Thang lương là một hệ thống gồm các ngạch lương, bậc lương và nhóm lương được doanh nghiệp xây dựng sẵn để làm căn cứ trả lương và xét nâng lương định kỳ cho người lao động. Thông qua thang lương, doanh nghiệp có thể phân loại các nhóm công việc, chức danh và mức độ năng lực của người lao động, từ đó xây dựng chính sách tiền lương phù hợp, bảo đảm tính công bằng và minh bạch trong trả lương.

Bảng lương là bảng tổng hợp các khoản tiền doanh nghiệp trả cho người lao động trong một khoảng thời gian xác định, có thể bao gồm tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản bổ sung, trợ cấp khác theo chính sách của doanh nghiệp và thỏa thuận với người lao động.

Nói đơn giản, thang lương là cơ sở để xác định và phân loại mức lương theo từng nhóm, ngạch và bậc; bảng lương thể hiện các khoản thu nhập doanh nghiệp thực tế chi trả cho người lao động.

2. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ xây dựng thang bảng lương?

Mỗi doanh nghiệp có cơ cấu nhân sự, chức danh và cách trả lương khác nhau. Vì vậy, khi xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp cần xác định mức lương phù hợp cho từng vị trí, số bậc lương, điều kiện nâng bậc.

Đặc biệt, thang bảng lương cần được đối chiếu với hợp đồng lao động, bảng lương, chính sách tiền lương và hồ sơ BHXH để bảo đảm các thông tin được thống nhất. Nếu chỉ lập thang bảng lương mà không kiểm tra các hồ sơ liên quan, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng mức lương trên thang bảng lương khác với mức ghi trong hợp đồng hoặc mức thực tế chi trả cho người lao động.

Với doanh nghiệp chưa có bộ phận nhân sự hoặc chưa có người am hiểu về tiền lương, việc tự xây dựng hồ sơ có thể mất khá nhiều thời gian, nhất là khi phải cập nhật các quy định mới về mức lương tối thiểu và rà soát lại hồ sơ đang sử dụng.

Sử dụng dịch vụ xây dựng thang bảng lương giúp doanh nghiệp có một hệ thống tiền lương được thiết kế phù hợp với ngành nghề, cơ cấu nhân sự, địa bàn hoạt động và chính sách trả lương thực tế, đồng thời hạn chế những sai sót có thể phát sinh khi tự thực hiện.

Kế toán Navi tiếp nhận thông tin của từng doanh nghiệp, rà soát hồ sơ hiện có và xây dựng thang bảng lương theo tình hình thực tế, thay vì áp dụng một mẫu chung cho tất cả doanh nghiệp.

3. Trách nhiệm xây dựng thang bảng lương

Theo khoản 1 Điều 93 Bộ luật lao động 2019 quy định:

“…Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động…”

Quy định này xác định rõ người sử dụng lao động là chủ thể có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương tại doanh nghiệp. Thang bảng lương không phải là một biểu mẫu mang tính hình thức mà được sử dụng làm căn cứ trong quá trình tuyển dụng, thỏa thuận tiền lương trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Bên cạnh trách nhiệm xây dựng, doanh nghiệp còn phải thực hiện đúng quy định trong quá trình ban hành và áp dụng thang bảng lương. Theo khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019:

“…Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện…”

Như vậy, khi xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp cần bảo đảm:

• Xây dựng thang lương, bảng lương phù hợp với các công việc, chức danh và cơ cấu lao động thực tế tại doanh nghiệp;
• Sử dụng thang bảng lương làm căn cứ để tuyển dụng, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động;
• Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu doanh nghiệp có tổ chức này;
• Công bố công khai thang lương, bảng lương tại nơi làm việc trước khi áp dụng;
• Khi xác định mức lương theo từng công việc, chức danh, doanh nghiệp phải bảo đảm không thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định.

Doanh nghiệp được chủ động xây dựng cơ cấu và số bậc lương phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh và khả năng trả lương của mình. Pháp luật hiện hành không quy định doanh nghiệp phải xây dựng một mẫu thang bảng lương cố định hoặc bắt buộc phải có bao nhiêu bậc lương.

4. Khi xây dựng thang bảng lương cần thực hiện những gì?

Doanh nghiệp cần lưu ý hai nội dung quan trọng:

(1) Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu doanh nghiệp có tổ chức này.

(2) Công bố công khai thang lương, bảng lương tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Đây là bước thường bị bỏ qua nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc lập bảng mức lương.

➤ Để xây dựng hồ sơ thang bảng lương, doanh nghiệp cần lưu giữ các thông tin này

(1) Thang lương, bảng lương

(2) Quyết định ban hành thang bảng lương

(3) Quy định về chức danh và tiêu chuẩn công việc

(4) Quy định về nguyên tắc xếp lương, nâng bậc

(5) Hồ sơ tham khảo ý kiến người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động (nếu có).

(6) Tài liệu thể hiện việc công khai thang bảng lương tại nơi làm việc.

III. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương

Pháp luật hiện hành không áp dụng một hệ số lương cứng cho tất cả doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quyền chủ động xây dựng hệ thống tiền lương dựa trên cơ cấu công việc và chính sách nhân sự của mình.

Tuy nhiên, sự chủ động này không có nghĩa doanh nghiệp có thể xây dựng mức lương hoàn toàn tùy ý.

Một thang bảng lương được xây dựng tốt cần phản ánh được sự khác nhau về công việc, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm và trách nhiệm giữa các vị trí.

1. Mức lương phải phù hợp với công việc và chức danh

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ việc xác định công việc thực tế của từng vị trí.

Ví dụ, nhân viên kế toán và kế toán trưởng đều làm việc trong bộ phận kế toán nhưng phạm vi trách nhiệm hoàn toàn khác nhau. Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lý, kiểm soát và tổ chức công tác kế toán nên mức lương cần được thiết kế tương ứng với trách nhiệm của chức danh.

Tương tự, trong bộ phận kinh doanh, nhân viên kinh doanh, trưởng nhóm và trưởng phòng có thể được xây dựng thành các nhóm chức danh hoặc bậc lương khác nhau.

Việc phân loại ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tất cả chức danh được đưa vào cùng một nhóm nhưng không có sự khác biệt về mức lương.

2. Doanh nghiệp được chủ động xác định số bậc

Doanh nghiệp có thể xây dựng 2, 3, 4, 5 bậc hoặc số bậc khác tùy theo chính sách nhân sự.

Chẳng hạn:

Doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng cùng một số bậc cho tất cả chức danh.

Các vị trí có tính chất công việc đơn giản có thể chỉ cần ít bậc, trong khi những vị trí có lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng có thể thiết kế nhiều bậc hơn.

3. Khoảng cách giữa các bậc phải có ý nghĩa

Một trong những nội dung cần quan tâm khi xây dựng thang lương là khoảng cách giữa các bậc.

Khoảng cách này không nên được tạo ra chỉ để hoàn thành một bảng biểu mà cần gắn với chính sách trả lương thực tế.

Ví dụ, doanh nghiệp quy định:

• Bậc 1: Nhân viên mới, đáp ứng yêu cầu cơ bản.
• Bậc 2: Có kinh nghiệm, có khả năng xử lý công việc độc lập.
• Bậc 3: Có chuyên môn tốt, xử lý công việc phức tạp hoặc có khả năng hướng dẫn nhân viên khác.

Khi đó, mỗi bậc lương có một tiêu chí tương đối rõ ràng và doanh nghiệp có cơ sở để xem xét việc nâng bậc.

4. Không nên xây dựng quá nhiều chức danh hoặc bậc lương

Doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng thang bảng lương nhưng nên bảo đảm tính thực tế.

Nếu doanh nghiệp chỉ có một số lượng nhỏ nhân sự nhưng xây dựng hàng chục nhóm chức danh và quá nhiều bậc lương mà không có sự khác biệt về công việc, hồ sơ sẽ trở nên khó quản lý và khó áp dụng.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp có nhiều phòng ban nhưng chỉ sử dụng một vài mức lương chung cho tất cả vị trí thì thang bảng lương có thể không phản ánh đúng cơ cấu nhân sự.

Vì vậy, việc xây dựng cần dựa trên quy mô và cơ cấu thực tế của doanh nghiệp, thay vì sao chép một mẫu có sẵn.

IV. Mức lương tối thiểu vùng khi xây dựng thang bảng lương 2026

Pháp luật hiện hành không yêu cầu doanh nghiệp phải áp dụng một hệ số lương cứng cho từng chức danh.

Doanh nghiệp có thể chủ động thiết kế hệ thống tiền lương dựa trên: tính chất công việc, mức độ phức tạp, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, trách nhiệm, điều kiện làm việc… Điều này cho phép doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống tiền lương phù hợp với quy mô thực tế thay vì phải áp dụng một mẫu duy nhất.

Tuy nhiên, sự chủ động này phải nằm trong giới hạn của pháp luật, đặc biệt là mức lương tối thiểu và các quy định về tiền lương trong Bộ luật Lao động.

1. Xác định đúng mức lương tối thiểu vùng năm 2026

Khi xây dựng thang bảng lương năm 2026, doanh nghiệp cần xác định đúng vùng lương tối thiểu để làm căn cứ xây dựng mức lương thấp nhất cho người lao động.

Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, mức lương tối thiểu từ ngày 01/01/2026 được áp dụng như sau:

Doanh nghiệp cần xác định đúng địa bàn hoạt động để lựa chọn mức lương tối thiểu tương ứng. Trường hợp có chi nhánh, đơn vị hoặc địa điểm hoạt động tại các địa bàn khác nhau, cần xác định mức lương tối thiểu theo địa bàn hoạt động tương ứng.

Đối với khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao hoặc khu công nghệ số tập trung nằm trên nhiều địa bàn, doanh nghiệp cần rà soát quy định về địa bàn áp dụng và thực hiện theo mức lương tối thiểu cao hơn khi thuộc trường hợp quy định.

2. Không phải cứ tăng lương tối thiểu là phải tăng toàn bộ thang bảng lương

Khi mức lương tối thiểu được điều chỉnh, doanh nghiệp cần rà soát mức lương thấp nhất đang áp dụng để bảo đảm không thấp hơn mức tối thiểu mới.

Việc điều chỉnh thang bảng lương không nhất thiết đồng nghĩa với việc tất cả các mức lương trong doanh nghiệp đều phải tăng theo cùng một tỷ lệ. Doanh nghiệp có thể căn cứ vào cơ cấu chức danh, khoảng cách giữa các bậc và chính sách tiền lương thực tế để điều chỉnh cho phù hợp.

Điểm quan trọng là mức lương theo công việc hoặc chức danh của người lao động phải đáp ứng mức tối thiểu theo quy định, đồng thời các thỏa thuận có lợi hơn cho người lao động đã được ghi nhận hợp pháp vẫn phải được xem xét khi điều chỉnh

3. Lưu ý khi chuẩn bị thang bảng lương cho năm 2027

Đối với năm 2027, doanh nghiệp có thể theo dõi phương án điều chỉnh mức lương tối thiểu để chủ động dự toán chi phí và chuẩn bị phương án điều chỉnh thang bảng lương.

Theo phương án đã được Hội đồng Tiền lương Quốc gia thống nhất để trình Chính phủ và dự thảo Nghị định do Bộ Nội vụ công bố, mức lương tối thiểu vùng dự kiến từ 01/01/2027 là:

Mức tăng bình quân được thống nhất là 7,8% từ ngày 01/01/2027. Tuy nhiên, mức lương tối thiểu năm 2027 chỉ được xác định chính thức khi Chính phủ ban hành Nghị định mới. Vì vậy, trong giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp có thể tham khảo mức dự kiến nhưng không nên sử dụng mức dự thảo làm căn cứ pháp lý chính thức để ban hành thang bảng lương năm 2027.

V. Quy trình xử lý dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho doanh nghiệp

Kế toán Navi không sử dụng một mẫu thang bảng lương cố định cho tất cả doanh nghiệp. Hồ sơ được xây dựng dựa trên thông tin thực tế của từng đơn vị.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và rà soát cơ cấu nhân sự

Kế toán Navi tiếp nhận thông tin về doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, cơ cấu tổ chức, số lượng lao động, chức danh và mức lương đang áp dụng.

Trên cơ sở đó, Navi rà soát và phân nhóm các vị trí có tính chất công việc tương đồng để làm căn cứ xây dựng thang bảng lương phù hợp với thực tế doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định mức lương và xây dựng các bậc lương

Kế toán Navi xác định mức lương cho từng nhóm chức danh, số lượng bậc lương và khoảng cách giữa các bậc dựa trên yêu cầu công việc, trình độ, kinh nghiệm, trách nhiệm và chính sách trả lương của doanh nghiệp.

Đồng thời, Navi kiểm tra mức lương thấp nhất theo mức lương tối thiểu áp dụng tại địa bàn của doanh nghiệp, bảo đảm phương án xây dựng không thấp hơn mức quy định.

Bước 3: Rà soát phụ cấp và các khoản bổ sung

Kế toán Navi rà soát các khoản doanh nghiệp đang chi trả cho người lao động, phân loại tiền lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung.

Các khoản được thỏa thuận và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ lương sẽ được đối chiếu với quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, qua đó hạn chế chênh lệch giữa thang bảng lương, bảng lương thực tế và hồ sơ BHXH.

Bước 4: Trực tiếp hoàn thiện hồ sơ thang bảng lương

Sau khi thống nhất phương án, Kế toán Navi trực tiếp xây dựng và hoàn thiện bộ hồ sơ thang bảng lương cho doanh nghiệp, bao gồm các tài liệu cần thiết theo tình hình thực tế.

Navi đồng thời chuẩn bị nội dung liên quan đến việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu doanh nghiệp có tổ chức này, hoàn thiện hồ sơ ban hành và hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện việc công bố công khai trước khi áp dụng.

Bước 5: Đối chiếu hồ sơ và bàn giao cho doanh nghiệp áp dụng

Kế toán Navi đối chiếu phương án thang bảng lương đã xây dựng với hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương và hồ sơ BHXH đang sử dụng.

Sau khi hoàn tất, Navi bàn giao hồ sơ cho doanh nghiệp, đồng thời hướng dẫn cách áp dụng thang bảng lương vào quản lý tiền lương, hợp đồng lao động và hồ sơ BHXH

VI. Câu hỏi thường gặp về xây dựng thang bảng lương

1. Doanh nghiệp mới thành lập có cần xây dựng thang bảng lương không?

Có. Người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động theo quy định của Bộ luật Lao động.

Doanh nghiệp mới thành lập nên xây dựng hệ thống tiền lương ngay từ đầu để thuận tiện khi tuyển dụng, ký hợp đồng và quản lý tiền lương.

2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải có 3 hoặc 5 bậc lương không?

Không. Pháp luật không ấn định một số bậc lương cố định cho mọi doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn số bậc phù hợp với chức danh, chính sách nhân sự và cách trả lương thực tế.

3. Có phải đăng ký thang bảng lương với cơ quan lao động không?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không thực hiện thủ tục đăng ký thang bảng lương với cơ quan lao động cấp huyện như cơ chế trước đây.

Doanh nghiệp cần tập trung vào việc xây dựng, ban hành, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có và công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng.

4. Mức lương trong thang bảng lương có phải bằng mức đóng BHXH không?

Không phải trong mọi trường hợp.

Doanh nghiệp cần phân biệt giữa mức lương theo chức danh trong hệ thống tiền lương và tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Việc xác định căn cứ đóng phải dựa trên các khoản tiền thực tế và quy định BHXH áp dụng.

Vì vậy, khi xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp nên rà soát đồng thời hợp đồng lao động, bảng lương, phụ cấp, các khoản bổ sung và hồ sơ BHXH.

5. Kế toán Navi nhận xây dựng thang bảng lương cho những doanh nghiệp nào?

Kế toán Navi nhận xây dựng và điều chỉnh thang bảng lương cho doanh nghiệp có nhu cầu thiết lập hệ thống tiền lương hoặc cần rà soát lại hồ sơ đang sử dụng.

Chi phí dịch vụ từ 500.000 đồng, tùy theo số lượng chức danh, quy mô nhân sự, cơ cấu phòng ban và yêu cầu hồ sơ.

Doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin về ngành nghề, địa bàn, số lượng lao động và các chức danh hiện có, Kế toán Navi sẽ tư vấn phương án phù hợp trước khi thực hiện.

Xem thêm:

► Từ 1/9/2026, số CCCD thay thế mã số BHXH: Có gì thay đổi?

► Dịch vụ lập hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp

►Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội 

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay:

0968.153.486

Hoặc bạn có thể Follow Facebook Kế toán NAVI của chúng tôi để được cập nhật các thông báo về thông tư, nghị định và luật doanh nghiệp mới nhất.