Hướng dẫn tra cứu mã đơn vị BHXH mới từ ngày 1/9/2026

Từ ngày 01/09/2026, Bảo hiểm xã hội Việt Nam triển khai chuyển đổi sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số bảo hiểm xã hội của người tham gia và đồng thời chuyển đổi bộ mã quản lý đơn vị trên các phần mềm nghiệp vụ bảo hiểm xã hội. Đây là thay đổi về phương thức quản lý, định danh dữ liệu; không làm thay đổi quá trình tham gia, đóng – hưởng hoặc quyền lợi BHXH, BHYT của người lao động.

Mục Lục

I. Hướng dẫn tra cứu mã đơn vị BHXH mới từ ngày 01/09/2026

Doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin đơn vị tham gia BHXH trên hệ thống tra cứu của BHXH Việt Nam.

Bước 1: Truy cập hệ thống tra cứu đơn vị tham gia BHXH

Truy cập vào đường link sau: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/don-vi-tham-gia-bhxh.aspx

Bước 2: Nhập thông tin doanh nghiệp

Tại đây, nhập đầy đủ các thông tin sau để thực hiện việc tra cứu

[1] Tỉnh/thành phố (bắt buộc);

[2] Cơ quan BHXH (bắt buộc);

[3] Mã đơn vị

[4] Mã số thuế;

[5] Tên đơn vị;

[6] Mã xác nhận (bắt buộc).

Lưu ý: Cần nhập ít nhất một trong ba thông tin: [3] Mã đơn vị, [4] Mã số thuế hoặc [5] Tên đơn vị để thực hiện tra cứu thông tin.

Bước 3: Kiểm tra kết quả

Sau khi nhấn “Tra cứu”, hệ thống sẽ trả về thông tin tương ứng với đơn vị.

II. Từ ngày 01/9/2026: Chính thức chuyển đổi mã số BHXH và bộ mã quản lý

Nhằm đồng bộ dữ liệu quốc gia về dân cư và cải cách thủ tục hành chính, BHXH Việt Nam đã triển khai việc chuyển đổi sử dụng số định danh cá nhân/căn cước công dân thay thế mã số BHXH và bộ mã quản lý trên toàn hệ thống nghiệp vụ.

Việc chuyển đổi này được thực hiện trên cơ sở:

Công văn số 1804/BHXH-QLT ngày 04/8/2025 của BHXH Việt Nam về việc sử dụng số định danh cá nhân/căn cước công dân thay thế mã số BHXH và bộ mã quản lý.
Kế hoạch số 3115/KH-BHXH ngày 13/8/2026 của BHXH Việt Nam về việc chuyển đổi, sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH và bộ mã quản lý trên các phần mềm nghiệp vụ.

Theo đó, từ ngày 01/9/2026, hệ thống quản lý BHXH sẽ sử dụng thống nhất:

Số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH của người lao động;
Mã số doanh nghiệp, mã số đơn vị phụ thuộc hoặc mã địa điểm kinh doanh thay thế bộ mã đơn vị BHXH cũ theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Việc thay đổi này giúp đồng bộ dữ liệu giữa cơ quan BHXH, cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình kê khai, quản lý lao động và thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội.

III. Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH?

Theo khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đối với người lao động thuộc trường hợp thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được xác định trên cơ sở tiền lương tháng, gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định. Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thêm về các khoản thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Ví dụ về cách xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH

Công ty A ký hợp đồng lao động với nhân viên B, trong đó thỏa thuận:

Mức lương theo công việc: 12.000.000 đồng/tháng;
Phụ cấp chức vụ: 2.000.000 đồng/tháng;
Khoản hỗ trợ điện thoại: 500.000 đồng/tháng, thanh toán theo mức cố định hằng tháng;
Tiền thưởng theo kết quả kinh doanh: không cố định, phụ thuộc vào doanh thu và kết quả thực tế từng tháng.

Khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, cần phân loại từng khoản theo quy định.

Mức lương theo công việc 12.000.000 đồng là khoản tiền lương làm căn cứ đóng.

Khoản phụ cấp chức vụ 2.000.000 đồng/tháng thuộc khoản phụ cấp lương và được xác định theo quy định về tiền lương làm căn cứ đóng.

Đối với khoản hỗ trợ điện thoại 500.000 đồng, việc có tính vào tiền lương làm căn cứ đóng hay không phụ thuộc vào bản chất và cách thỏa thuận, chi trả của khoản tiền này theo quy định pháp luật về BHXH.

Khoản thưởng theo kết quả kinh doanh được xác định riêng theo tính chất của khoản chi. Nếu biến động theo năng suất, hiệu quả công việc hoặc kết quả sản xuất kinh doanh thì không mặc nhiên tính vào tiền lương đóng BHXH.

Như vậy, với trường hợp trên, nếu 12.000.000 đồng tiền lương và 2.000.000 đồng phụ cấp chức vụ thuộc tiền lương làm căn cứ đóng theo quy định, căn cứ đóng BHXH là 14.000.000 đồng/tháng. Khoản hỗ trợ điện thoại và tiền thưởng được xem xét riêng theo bản chất, điều kiện hưởng và phương thức chi trả.

Bên cạnh đó, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng.

Do đó, khi thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội sau ngày 01/09/2026, thông tin về đơn vị, người lao động và tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội đều là những dữ liệu cần được thống nhất giữa hồ sơ lao động, bảng lương và dữ liệu bảo hiểm xã hội.

Xem thêm:

► Dịch vụ bảo hiểm xã hội cho công ty nước ngoài

► Dịch vụ BHXH cho văn phòng đại diện

► Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (báo cáo thuế) của Kế toán Navi hãy gọi ngay: