Hạch toán tài khoản 331 theo TT133 – Phải trả cho người bán

Hướng dẫn cách hạch toán tài khoản 331 theo thông tư 133, cách hạch toán các sự kiện liên quan đến việc thanh toán người bán, ghi nợ trước tiền hàng, mua hàng nhưng chưa thanh toán, hạch toán chiết khấu thanh toán, xử lý thương mại, giảm giá trên hàng bán, và việc hàng bán trả lại…

1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 331 – Phải trả người bán

a) Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận trạng thái thanh toán của các khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả cho các bên cung cấp vật tư, hàng hóa, hoặc dịch vụ, cũng như cho các bên bán TSCĐ, BĐSĐT, hoặc các khoản đầu tư tài chính theo các hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này không áp dụng cho việc giao dịch mua và thanh toán trả tiền ngay.

b) Việc ghi nhận các khoản nợ phải trả cho các bên cung cấp, người bán, hoặc các bên nhận thầu xây lắp phải được thực hiện một cách chi tiết đối với từng đối tượng mà doanh nghiệp phải thanh toán. Trong việc ghi nhận chi tiết đối tượng, tài khoản này cũng bao gồm số tiền đã được thanh toán trước cho các bên cung cấp, người bán, hoặc các bên nhận thầu xây lắp, tuy nhiên, sản phẩm, hàng hóa, hoặc dịch vụ vẫn chưa được nhận, hoặc khối lượng xây lắp chưa hoàn thành và bàn giao.

c) Trong trường hợp có giao dịch nhập khẩu ủy thác, bên giao nhập khẩu ủy thác sẽ ghi nhận số tiền mà họ phải trả cho người bán hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác, giống như cách phải trả cho người bán thông thường.

d) Đối với các vật tư, hàng hóa, hoặc dịch vụ đã được nhận và nhập kho, nhưng không có hóa đơn đính kèm đến cuối kỳ kế toán, chúng tôi sẽ sử dụng giá tạm tính để ghi sổ. Tuy nhiên, giá sẽ được điều chỉnh lại theo giá thực tế khi chúng tôi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức từ các bên cung cấp.

đ) Khi hạch toán chi tiết các khoản này, việc ghi sổ phải thể hiện rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, và giảm giá hàng bán nếu những yếu tố này chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.

Xem thêm:

2. Nội dung và kết cấu tài khoản 331 – Phải trả cho người bán

Bên Nợ:

Số tiền đã thanh toán cho các bên cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, hoặc người nhận thầu xây lắp.
Số tiền đã ứng trước cho các bên cung cấp, người bán, hoặc người nhận thầu xây lắp, tuy nhiên, chưa có sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hoặc chưa hoàn thành bàn giao.
Số tiền đã được giảm giá bởi các bên cung cấp hoặc người bán, theo thoả thuận trong hợp đồng.
Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại do các bên cung cấp hoặc người bán chấp nhận, được trừ vào số tiền nợ phải trả cho họ.
Giá trị của vật tư, hàng hóa, hoặc dịch vụ khi kiểm nhận có sự thiếu hụt hoặc kém chất lượng và được trả lại người bán.
Sự điều chỉnh của số tiền dự kiến ban đầu so với giá thực tế của vật tư, hàng hóa, hoặc dịch vụ khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Sự tái đánh giá của các khoản nợ phải trả cho các bên cung cấp khi chúng đang trong tiền tệ ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).

Bên Có:

Số tiền phải trả cho các bên cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ, hoặc người nhận thầu xây lắp.
Sự điều chỉnh giữa số tiền dự kiến ban đầu và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, hoặc dịch vụ khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
Sự tái đánh giá của các khoản nợ phải trả cho các bên cung cấp khi chúng đang trong tiền tệ ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).

Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho các bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ, hoặc người nhận thầu xây lắp.

Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ: Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho các bên cung cấp hoặc số tiền đã thanh toán nhiều hơn số tiền phải trả cho các bên cung cấp, và điều này sẽ được thể hiện chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Khi tạo Báo cáo tài chính, số dư chi tiết của từng đối tượng trong tài khoản này sẽ được sử dụng để báo cáo trong hai phần “Tài sản” và “Nguồn vốn.”

Xem thêm:

3.1. Mua vật tư, hàng hóa trước khi thanh toán:

a) Mua trong nước:

Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ các Tài khoản 152, 153, 156, 157, 211…

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị vật tư, hàng hóa, bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).

b) Mua hàng nhập khẩu:

Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có) và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:

Nợ các Tài khoản 153, 152, 156, 157, 211

Có TK 331 – Phải trả cho người bán Có TK 3332 – Thuế TTĐB (nếu có)

Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)

Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường.

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312) (không khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu).

3.2. Mua vật tư, hàng hóa trước khi thanh toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

a) Mua trong nước:

Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng (không kể thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị vật tư, hàng hóa bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).

b) Mua hàng nhập khẩu:

Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có) và thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng.

Có TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312) (không khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu).

Có TK 3332 – Thuế TTĐB (nếu có)

Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)

Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường.

3.3. Trường hợp đầu tư theo phương pháp giao thầu:

Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ Tài khoản 241 XDCB dở dang (không kể thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị đầu tư XDCB bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).

3.4. Ứng trước tiền hoặc thanh toán trước số tiền phải trả cho các bên cung cấp:

Nợ TK 331 – Phải trả cho các bên cung cấp

Có các Tài khoản 111, 112, 341…

3.5. Khi thực hiện ứng trước tiền cho người bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ:

Ghi nhận số tiền ứng trước cho người bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước, ghi:

a) Trường hợp bên Có TK tiền sử dụng tỷ giá ghi sổ:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (tỷ giá giao dịch thực tế)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu phát sinh lỗ tỷ giá)

Có các TK 111, 112 (tỷ giá ghi sổ)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (nếu phát sinh lãi tỷ giá).

b) Trường hợp bên Có TK tiền sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có các TK 111, 112 (tỷ giá giao dịch thực tế).

Khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được ghi nhận ngay tại thời điểm ứng trước tiền cho người bán hoặc ghi nhận định kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

(+) Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, ghi:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền lớn hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước).

Có các TK 111, 112, 331.

(+) Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331 (chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ của tài khoản tiền nhỏ hơn tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước).

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

3.6. Khi nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa hoặc dịch vụ, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…

Có TK 331 – Phải trả cho người bán.

3.7. Nhận dịch vụ cung cấp (vận chuyển hàng hoá, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán:

Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hóa

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Nợ các TK 642, 635, 811

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).

Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị dịch vụ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).

3.8. Khi được hưởng chiết khấu thanh toán khi mua vật tư, hàng hoá, hoặc tài sản cố định do thanh toán trước thời hạn, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

3.9. Trường hợp phải trả lại vật tư, hàng hoá hoặc được người bán chấp thuận giảm giá do không đúng chất lượng hoặc yêu cầu, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)

Có các TK 152, 153, 156, 611,…

3.10. Trường hợp nợ phải trả cho người bán không thể xác định chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi lại số tiền và số tiền này được xem xét là thu nhập khác của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 711 – Thu nhập khác.

3.11. Đối với nhà thầu chính, khi xác định giá trị khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ theo hợp đồng kinh tế, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (không kể thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng số tiền phải trả cho nhà thầu phụ bao gồm cả thuế GTGT đầu vào).

3.12. Trong trường hợp doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý, ghi:

Khi nhận hàng bán đại lý, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131,… (tổng giá thanh toán)

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (giá giao bán đại lý + thuế).

Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).

Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (giá bán trừ (-) hoa hồng đại lý)

Có các TK 111, 112,…

3.13. Khi kế toán phải trả cho người bán tại đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu, ghi:

Khi trả trước một khoản tiền uỷ thác mua hàng theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu mở LC, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)

Có các TK 111, 112,…

Khi nhận hàng ủy thác nhập khẩu do bên nhận ủy thác giao trả, kế toán thực hiện như đối với hàng nhập khẩu thông thường.
Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan trực tiếp đến hàng nhập khẩu, ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)

Có các TK 111, 112,…

Phí uỷ thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận uỷ thác được tính vào giá trị hàng nhập khẩu, ghi:

Nợ các TK 151, 152, 156, 211,…

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết từng đơn vị nhận uỷ thác).

Việc thanh toán nghĩa vụ thuế đối với hàng nhập khẩu thực hiện theo quy định của TK 333 – Thuế và khoản phải nộp cho Nhà nước.
Đơn vị nhận uỷ thác không sử dụng tài khoản này để phản ánh các giao dịch thanh toán ủy thác mà phản ánh qua các Tài khoản 138 và TK 338 Phải trả phải nộp khác.

3.14. Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải trả cho người bán dùng tiền tệ ngoại tệ được chuyển đổi theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại, nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch: